Wer weltweit unterwegs ist, sollte den Knigge (Benimmregeln) für den Austausch von Visitenkarten in unterschiedlichen Ländern kennen. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Verhaltensregeln für den Austausch von Visitenkarten in einigen Ländern in Europa, USA, Südamerika und Asien als Übersicht zusammengestellt.
Knigge: Allgemeine Grundregeln für Visitenkarten
Visitenkarten sollen verschiedene Zwecke erfüllen. Offensichtlicher Hintergrund ist der Austausch von Kontaktinformationen in kompakter Form, der sich in praktisch jeder Situation anwenden lässt. In der Situation des Austauschs helfen sie beiden Parteien, sich den Namen des Gegenübers während des Gesprächs zu merken.
Im Nachgang helfen Visitenkarten beim Organisieren und Verwalten neu geknüpfter Kontakte. Doch natürlich sind sie auch ein Instrument, um soziale Beziehungen zu strukturieren. Da in der Regel die Position im Unternehmen mit aufgeführt wird, wird beim Austausch der Kärtchen auch gleich die Rangfolge geklärt.
Wenn die anwesenden Hierarchieebenen bekannt sind, wird in gewisser Weise auch das Gespräch strukturiert, da einige Entscheidungen nur auf entsprechend hoher Führungsebene getroffen werden können.
Aus diesen Grundfunktionen lassen sich einige Mindestanforderungen an Visitenkarten ableiten:
- tadellose äußere Form, ohne Knicke, Falten, Risse oder Flecken
- korrekte und aktuelle Daten
- eine übersichtliche, gut lesbare Typografie
- ggf. Übernahme der Corporate Identity (Farbgebung, Firmenlogo, Claim)
- ständige Verfügbarkeit in ausreichender Menge
Vor allem selbstständige Einzelunternehmer nutzen die Visitenkarte gern als wirkungsvolles Marketinginstrument. Experimente im Bereich Format, farbliche Gestaltung und Material sind naturgemäß eher in kreativen Berufen anzutreffen.
Je höher die Hierarchieebene, desto seltener werden Designexperimente, vor allem wenn die Kärtchen im internationalen Kontext zum Einsatz kommen. Grundlegend gilt: Stabile Grammaturen (ab etwa 180 g/m²) wirken hochwertiger als dünner Karton und strukturierte Oberflächen wirken edler als glatte Visitenkarten.
Visitenkarten Knigge: Etikette in Deutschland
Hierzulande gelten bezüglich der Handhabung einige einfache Grundregeln, die sich auf den Großteil der Geschäftskontakte anwenden lassen.
- Die Aufbewahrung in einem Etui sorgt für makellose Kärtchen und zugleich für guten Stil bei der Handhabung.
- Als Faustregel gilt: Der Besucher überreicht seine Karte als Erster …
- … und zwar an den Ranghöchsten im Raum. Die weitere Verteilung richtet sich ebenfalls nach der geschäftlichen Rangfolge und lässt niemanden aus. Ist die Rangfolge nicht bekannt, wird die Karte am besten in einer Richtung reihum verteilt.
- Wer eine Karte angeboten bekommt, lehnt diese nicht ab. Auch wenn kein geschäftliches Interesse besteht, wird die Karte zumindest entgegengenommen und kann später aussortiert werden. Erhaltene Karten an Ort und Stelle liegenzulassen, gilt als grob unhöflich.
- Erhaltene Karten werden nicht sofort weggesteckt. Ein zumindest kurzer, aufmerksamer Blick signalisiert Interesse und hilft beim Einordnen des Gegenübers.
- Beim Verstauen der erhaltenen Karte zählen jene Taschen, die nahe beim Herzen liegen, als höchste Wertschätzung.
Knigge in Frankreich: Akademische Titel und Visitenkarten Geheimsprache
Frankreich gilt als Ursprungsland der Visitenkarten, wo die „carte de visite“ ab dem 17. Jahrhundert verwendet wurde, um den adligen Hausherren nach dessen Rückkehr zu informieren, wer zwischenzeitlich vor Ort gewesen ist und mit welchem Anliegen.
In Frankreich entwickelte sich auch eine Art Geheimsprache in Form von Abkürzungen, die den Besuchsgrund ausdrücken. So steht die Abkürzung p.f. für „pourféliciter“, wenn der Besucher seinen Glückwunsch ausdrücken wollte. Wer mit dem Besuch einen Dank überbringen wollte, hinterlässt das Kürzel p.r. (=pour remercier).
Heute sind diese Kürzel wenig bekannt und daher unüblich. Typisch ist für Geschäftskontakte in Frankreich, dass die Titel einer Person und die Berufsbezeichnung eine herausragende Rolle spielen. Bei der Gestaltung der Visitenkarte sollten also akademische Grade unbedingt mit berücksichtigt werden. Im Gegensatz dazu werden die Titel nicht erwähnt, wenn sich jemand selbst vorstellt.
Wer die Rückseite in die französische Sprache übersetzt, beweist den Blick für Details. In einem Land, das sich deutlich hörbar gegen Anglizismen sträubt, ist die Positionsbezeichnung in Französisch sicher kein Nachteil. Visitenkarten werden in Frankreich gleich nach der Vorstellung ohne ein formelles Ritual ausgetauscht und sind oft ein wenig größer als beispielsweise in Deutschland.
Knigge in Italien: Getrennte Visitenkarten für Beruf und Privatleben
Ebenso wie in Frankreich, ist in Italien sowohl akademischer Grad als auch Position gern auf der Visitenkarte gesehen, was die Einordnung der Person innerhalb einer Organisation erleichtern soll. Auch eine italienische Übersetzung bringt Pluspunkte. Aufmerksames Lesen der entgegengenommenen Karte demonstriert Respekt für die andere Person.
In Italien werden zwei Arten von Visitenkarten verwendet. Für nicht-geschäftliche Beziehungen werden etwas größere Kärtchen verwendet, die den Namen, Wohnadresse, akademische Grade und Telefonnummer beinhalten. Für längere Aufenthalte in Italien wird empfohlen, sich ebenfalls eine solche Karte für private Beziehungen anzuschaffen, denn es ist verpönt, seine berufliche Visitenkarte außerhalb geschäftlicher Zusammenhänge zu verwenden.
USA Visitenkarten Knigge: Lockere Handhabe mit eindeutigen Gesten
Dass in den USA nicht zwischen Du und Sie unterschieden wird, drückt sich auch in körperlichen Distanzen aus. Sie sind im Vergleich zu Deutschland enger gefasst und auch bei bislang unbekannten Personen ist eine Annäherung wie Schulterklopfen in einem frühen Stadium der Bekanntschaft nicht ungewöhnlich.
Für den Umgang mit Visitenkarten gelten weniger Konventionen als anderswo. Da sie hauptsächlich im Geschäftsleben eine Rolle spielen, werden sie entsprechend als „business cards“ bezeichnet. Uneingeschränkt gültig ist auch hier die Empfehlung, dass Visitenkarten sauber, aktuell und in makelloser Form sein sollten.
Wo sie hingegen aufbewahrt werden, ist weniger von Bedeutung. Ebenso ist es kein Stilbruch, wenn persönliche Notizen oder zusätzliche Informationen auf der Rückseite vermerkt werden.
Selektives Geben und Nehmen der Visitenkarten
Der Umgang mit der Visitenkarte ist als pragmatisch zu bezeichnen. Wer am Ende eines Gesprächs an einem weiteren Kontakt interessiert ist, fragt sein Gegenüber nach dessen Karte. Wird daraufhin eine Karte überreicht, kann dies als Zeichen des Interesses gewertet werden. In dem Fall kann auch die eigene Karte angeboten werden.
Bekommt man hingegen zu hören, dass dem Gegenüber gerade die Karten ausgegangen seien und es folgen keine weiteren Bemühungen zum Austausch der Kontaktdaten, wird kein weiterer Kontakt gewünscht. Auf keinen Fall sollten die eigenen Visitenkarten wahllos verteilt werden. Dass Visitenkarten überhaupt ausgetauscht werden, ist ebenfalls kein Muss.
Obwohl geografisch zu Europa gehörend, gelten auch in Großbritannien ähnlich lockere Gepflogenheiten beim Umgang mit Visitenkarten wie in den USA.
Visitenkarten Knigge in Südamerika: Persönlicher Kontakt ist Trumpf
Die Gepflogenheiten für den persönlichen Kontakt sowie die Spielregeln bei geschäftlichen Treffen ähneln sich in Mexiko und den südamerikanischen Ländern wie Ecuador, Brasilien, Venezuela, Bolivien und Kolumbien sehr stark. Alle Länder messen dem persönlichen Kontakt einen hohen Wert bei.
Dies äußert sich zum Beispiel darin, dass Fragen zum Privatleben nicht als unhöflich oder indiskret betrachtet werden. Sie dienen zur Einschätzung des Gegenübers, wobei Vertrauenswürdigkeit, Aufrichtigkeit und Integrität hochgeschätzt sind. Selbst auf Geschäftsebene zählt die einzelne Person als Bezugspunkt und nicht primär die Firma, die sie repräsentiert.
Gesprächspartner zu unterbrechen wird nicht als unhöflich betrachtet, weil Meetings häufig nur der Diskussion und weniger der Entscheidungsfindung dienen. Kommen neue Personen zum Verhandlungskreis hinzu, wird praktisch von vorn begonnen, bis wieder das nötige persönliche Vertrauen aufgebaut ist.
Titel, Qualifikationen und ein Knick kennzeichnen die Visitenkarte
Visitenkarten werden üblicherweise während der Vorstellung mit allen Anwesenden ausgetauscht. Wer in Brasilien zu geschäftlichen Kontakten aufbricht, lässt am besten die Rückseite der Visitenkarten ins dortige Portugiesisch übersetzen. In den anderen südamerikanischen Regionen ist eine spanische Übersetzung empfehlenswert. Natürlich wird die Karte dann mit der übersetzten Seite nach oben überreicht. Eine „tarjeta de visita“ mit Knicken oder Flecken fällt negativ auf ihren Besitzer zurück.
Die Fixierung auf die Qualifikation schlägt sich auch in der Gestaltung der Visitenkarte nieder. Es sollten demnach alle akademischen Grade aufgeführt sein, damit diese gegebenenfalls in der Anrede verwendet werden können. Mit der beruflichen Qualifikation und der Position sind die Angaben vollständig.
Die Karten sollten mit Respekt und Interesse gehandhabt werden, weshalb beispielsweise Notizen auf erhaltenen Karten, ähnlich wie in vielen anderen Kulturen, als grob unhöflich empfunden werden. Brasilien wartet mit einer Besonderheit auf. Übergibt ein Brasilianer eine Visitenkarte, knickt er häufig eine Ecke ein. Damit wird signalisiert, dass die Karte aus erster Hand kommt und verhindert, dass sich andere Personen mit einer fremden Visitenkarte ausweisen können.
Der Name besteht in den Ländern Lateinamerikas für gewöhnlich aus drei Teilen: Vorname, Familienname des Vaters und Familienname der Mutter. Bei der Anrede wird das Señor, Señora oder Señorita mit dem ersten Familiennamen ergänzt. Bei der Eheschließung behält die Frau ihren vollständigen Geburtsnamen. Abweichend davon kann auf Visitenkarten der erster Nachname des Ehemannes mit einem „de“ hinzugefügt sein, etwa „Ricarda Martinez de Morales“ (= Vorname, Familienname des Vaters, erster Nachname des Ehemannes).
Eine Ausnahme gilt für Brasilien, wo der Familienname der Mutter an zweiter und der Familienname des Vaters an dritter Stelle steht. Bei der Anrede wird dann entsprechend Senhor und Senhora mit dem zweiten Nachnamen verbunden. Nach der Heirat wird der erste Nachname (Nachname der Mutter) durch den Namen des Ehemannes ersetzt.
China Visitenkarten Knigge: Tradition und Symbolik
In China gilt, wie in vielen anderen Ländern Asiens, die Harmonie als oberstes Gut. Es ist daher ebenso verpönt, die Stimme im Gespräch zu erheben, wie das schlichte Wort „Nein“ zu benutzen. In Gesprächen ist daher volle Konzentration gefragt, da Standpunkte oft nur aus dem Subtext herauszuhören sind. Dass Traditionen hochgeschätzt werden, drückt sich unter anderem darin aus, dass Rangfolgen die sozialen Begegnungen wie geschäftliche Zusammenkünfte strukturieren.
Beispiel: In Meetings sitzen sich jeweils Personen von gleichem Rang gegenüber. Zwar wird Fachwissen über persönliche Charaktereigenschaften gestellt, jedoch gilt es, Bescheidenheit in Bezug auf die eigenen Kompetenzen walten zu lassen. Chinesen sind überdies stark auf Organisationen und Strukturen orientiert. Im direkten Gegensatz zu südamerikanischen Geschäftstreffen stehen in China nicht Individuen, sondern Funktionsträger im Auftrag eines Unternehmens im Mittelpunkt.
China: Weniger Weiß und mehr Gold auf der Visitenkarte
Tradition ist hier auch eine Frage der Symbolik. Da die Farbe Weiß mit Trauer und Krankheit assoziiert wird, ist sie bei Gastgeschenken zu vermeiden und sollte auch bei der Gestaltung von Visitenkarten nach Möglichkeit nicht dominieren. Gern gesehen sind Visitenkarten mit einer englischen und einer chinesischen Seite.
Empfohlen werden die vereinfachten chinesischen Schriftzeichen im goldfarbenen Druck, da Gold als Glück verheißende Farbe angesehen wird. Titel symbolisieren erbrachte Leistungen und sollten mit aufgeführt werden. Blickt das eigene Unternehmen beispielsweise auf eine lange Tradition zurück, kann auch dies erwähnt werden.
Visitenkarten werden mit beiden Händen überreicht und entgegengenommen. Die chinesische Seite zeigt nach oben. Die Karten offen vor sich auf den Tisch zu legen, erleichtert die Anrede, zumal das sofortige Wegstecken als grobe Respektlosigkeit gilt. Wer eine Rückfrage zur Karte stellt, zeigt Respekt und erleichtert damit den Aufbau persönlicher Beziehungen. Zum Verstauen ist ein Etui eine gute Wahl, die hintere Hosentasche ist tabu.
Verteilt werden die eigenen Karten nach dem Status der Personen, beginnend bei den Ranghöchsten. Typischerweise nennen die Visitenkarten chinesischer Geschäftspartner erst den Nachnamen, dann den Vornamen. Die englische Rückseite orientiert sich an europäischen und angelsächsischen Gepflogenheiten: Vorname, Nachname. Eine grobe Orientierung ist, dass der Vorname oft aus zwei, der Nachname nur aus einer Silbe besteht. Bei der Anrede wird Titel beziehungsweise Position mit dem Nachnamen kombiniert.
Visitenkarten Knigge in Japan: Respekt und Makellosigkeit
Respekt gilt als eines der dominierenden Prinzipien in der japanischen Gesellschaft. Dementsprechend wird nicht nur großer Wert auf ein tadelloses Äußeres gelegt, sondern auch die Regeln der Begrüßung und der Treffen tragen eine starke zeremonielle Note. In der Öffentlichkeit muss stets das Gesicht gewahrt, also Bloßstellung und Peinlichkeit vermieden werden.
Japanische Geschäftsleute sind sich aber dessen bewusst, dass die Nuancen und Feinheiten der landestypischen Etikette für Ausländer, vor allem aus westlichen Kulturkreisen, nicht leicht nachzuvollziehen sind. Eine respektvolle Haltung kann dann bedeuten, dass die Eigenheiten bei Verbeugung und Anrede zwar als bekannt vorausgesetzt werden, aber nicht auf strikte Einhaltung gepocht wird. Schließlich wird bei einer falsch nachgeahmten Konvention auch der Japaner beschämt – was unter allen Umständen zu vermeiden ist. Wichtig ist aber, dass jede Verbeugung ausnahmslos erwidert wird.
Professionalität kann als eine grobe Richtlinie bei Geschäftskontakten mit Japanern dienen. Eine gepflegte Erscheinung, Pünktlichkeit und Sachorientierung erzeugt den nötigen Respekt für die eigene Person. Außerdem punkten Ausländer mit langsamem Sprechtempo und simpler Satzstruktur. Vorsicht ist bei Metaphern angesagt, da Japaner oft in anderen Bildern denken als etwa Europäer.
Dies gilt insbesondere für Vokabeln und Gleichnisse aus Wettkampf und Sport, wie sie häufig in der Businesssprache angewendet werden. Ähnlich wie in China wird Kritik und Widerspruch nicht direkt geäußert, sondern es werden eher weitere Details zu einer Diskussion hinzugefügt. Bei der Einschätzung des Gegenübers achten Japaner im Übrigen auch darauf, wie die ausländischen Gäste untereinander agieren und kommunizieren.
Visitenkarten in Japan: Prestigeobjekte in rauen Mengen
Visitenkarten gelten als Prestigeobjekt und sollten daher in makellosem Zustand und von hoher Qualität sein. Der Austausch der Karten gleicht den Konventionen in anderen Teilen der Welt, wird jedoch in Japan als Tausch-Zeremonie mit einem eigenen Wert betrachtet. Auch hier sind zweiseitige Karten günstig. Die Seite in japanischer Schrift nennt zuerst den Nachnamen, dann den Vornamen und sollte auch den Namen des Unternehmens oder des Auftraggebers enthalten.
Der Austausch der Visitenkarten ist meist zugleich das Begrüßungsritual. Jüngere oder in der Rangfolge niedriger stehende Personen überreichen ihre Karte zuerst und mit der japanischen Seite nach oben. Üblicherweise tauschen alle Anwesenden ihre Karten aus. Eine leichte Verbeugung ohne Blickkontakt wird als die respektvolle Art der Übergabe wahrgenommen.
Dabei hat sich die beidhändige Übergabe und Annahme etabliert. Beim Entgegennehmen wird die Karte an den oberen Kanten angefasst und intensiv studiert. Die Karten können entsprechend der Sitzordnung auf dem Tisch abgelegt werden. Am Ende des Meetings finden die Visitenkarten in einem hochwertigen Etui ihren Platz.
Japaner tauschen gern und häufig Visitenkarten aus. Geschäftsreisende sollten daher eine ausreichende Menge einplanen, die deutlich über dem gewohnten Verbrauch liegt. Dem hohen Stellenwert der sogenannten „meishi“ als Prestigeobjekte entsprechend, kann es bereits als Fauxpas gelten, keine Visitenkarte dabei zu haben.
Der Beitrag wurde bereitgestellt von overnightprints.de
