Knigge Anrufbeantworter: Bandansagen richtig sprechen

Anrufbeantworter sind eine sehr praktische Erfindung. Man kann in Abwesenheit die Verbindung zur Außenwelt aufrecht erhalten, Nachrichten speichern oder über Bandansagen Anrufer informieren. Im Umgang mit dem Anrufbeantworter werden immer noch viele Fehler gemacht, die auf Anrufer ziemlich unprofessionell wirken.

Auf was Sie im Umgang mit dem Anrufbeantworter achten sollten, verrät Ihnen folgender Tipp.

Die Bandansagen auf dem Anrufbeantworter sind häufig zu lang!

Knigge AnrufbeantworterJeder hat es mit Sicherheit schon mal erlebt. Sie rufen eine Firma oder einen Freund an - der Anrufbeantworter schaltet sich ein und Sie hören einen langatmigen Ansagetext. Wenn der Piepton endlich ertönt, ist man bereits ein wenig genervt - keine gute Voraussetzung, um noch eine Nachricht zu hinterlassen.

Das gilt nicht nur für Anrufbeantworter im beruflichen, sondern auch im privaten Bereich. Hier sind manchmal kleine Kunstwerke zu hören, musikalisch umrahmt, oder witzig und originell. Auch wenn Sie eine originelle Bandansage bevorzugen, achten Sie auf eine angemessene Länge. Allerdings sollten Sie bei einem geschäftlichen Anrufbeantworter auf solche Kunstwerke verzichten. Sprechen Sie hier sachlich, freundlich, ruhig und informativ.

Was sollte bei einer Bandansage beachtet werden?

Achten Sie darauf nur hilfreiche Informationen zu geben. Eine gelungene Bandansage für das eigene Unternehmen erfüllt folgende Bedingungen:

  • Geben Sie hilfreiche Informationen: Ihren Namen, Firma und gegebenenfalls Abteilung.
  • Verzichten Sie auf unnötige Floskeln, z.B. "leider bin ich nicht erreichbar" (oder privat: "leider bin ich nicht zuhause"). Das merkt der Anrufer selbst. Fassen Sie sich kurz - vermeiden Sie Füllwörter.
  • Vermeiden Sie altmodische, geschraubte Formulierungen, z.B. baldmöglichst, ehebaldigst.
  • Überlegen Sie sich, ob Sie folgende Mitteilung einfach weglassen: "Sprechen Sie bitte nach dem Piepton" oder eine ähnliche Formulierung. Solche Hinweise können Sie sich sparen. Wenn Sie dennoch nicht darauf verzichten wollen, sprechen Sie vom "Signalton".
  • Geben Sie dem Anrufer ggf. die Info, dass Sie das Band täglich abhören und wann Sie zurückrufen werden. Halten Sie sich aber auch daran! Ein Beispiel: "Ich rufe Sie noch heute zurück" oder "Ich melde mich spätestens morgen bei Ihnen".
  • Hören Sie Ihren Anrufbeantworter täglich mindestens einmal ab und erledigen Sie die Rückrufe. Wenn Sie sich im Urlaub befinden, krank sind oder eine Dienstreise unternehmen, sollten Sie diese Information auf Ihr Band sprechen. Geben Sie auch den Zeitpunkt an, wann Sie wieder erreichbar sind. Geben Sie den Anrufern den Namen und Telefonnummer Ihrer Vertretung an.
  • Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter selbst. Monotone Computerstimmen sollte man vermeiden. (Beim Besprechen von privaten Anrufbeantwortern kann natürlich auch ein anderer Familienangehöriger das Band besprechen.)
  • Ihre Stimme klingt freundlich und sachlich. Wenn Sie Ihr Band besprechen, lächeln Sie! Das ist ein uralter Trick - wer beim Sprechen lächelt, bekommt fast "automatisch" eine freundliche, wohlklingende Stimme. Ihre Anrufer werden es hören.
  • Ihre Stimme klingt gut artikuliert und verständlich. Achten Sie darauf nicht zu schnell zu sprechen. Holen Sie sich Feedback von Freunden oder Bekannten.

Was ist zu beachten, wenn Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen?

Sie kennen mit Sicherheit folgende Situation: Sie hören Ihren Anrufbeantworter ab und können die Telefonnummer des Anrufers kaum verstehen. Also spulen Sie das Band wieder nach vorne. Nach 5-maligem Abhören haben Sie endlich die Telefonnummer herausgefunden und können zurückrufen. Das kostet nur unnötig Zeit und Nerven.

Wenn Sie auf einem Anrufbeantworter eine Nachricht hinterlassen, berücksichtigen Sie folgende Tipps:

  • Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Je nach Länge Ihrer Nachricht, wiederholen Sie ggf. am Schluss Ihre Telefonnummer und Namen. Sprechen Sie langsam und deutlich. Bedenken Sie, dass der andere Ihre Nummer und Namen mitschreiben muss.
  • Begrüßen Sie den Angerufenen, bedanken und verabschieden Sie sich.
  • Nennen Sie das Datum und die Uhrzeit Ihres Anrufs.
  • Fassen Sie sich kurz.
  • Informieren Sie den Angerufenen, ob Sie zurückgerufen werden wollen oder ob Sie selbst noch einmal anrufen werden. Wenn Sie nocheinmal anrufen, geben Sie dem Angerufenen eine zeitliche Orientierung.

Damit kommen wir zum Schluss der Tipps im Umgang mit dem Anrufbeantworter. Scheuen Sie sich nicht davor, Ihre Ansage auf Band regelmäßig zu überprüfen - mindestens 1-2 mal im Jahr - um sie ggfs. neu zu besprechen.

Viel Erfolg mit Ihrem Anrufbeantworter!

12.05.2016 © seit 05.2009 Cassandra B.  
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