E-Mail-Knigge: Gutes Benehmen bei Geschäftsmails

E-Mail-Knigge: Wer beruflich viele E-Mails verfassen muss, sollte über gutes Benehmen Bescheid wissen. Denn auch hier gibt es einige Verhaltensregeln in Bezug auf den höflichen Umgang mit Kollegen und Kunden zu beachten.

Zu leicht tappt man in Fettnäpfchen oder vergrault einen Kunden, wenn man die Benimmregeln nicht kennt.

Aus diesem Grund habe ich einen E-Mail-Knigge für Geschäftsmails zusammengestellt, der Ihnen helfen soll den "guten Ton" zu treffen und angenehm bei Kollegen und Kunden aufzufallen.

E-Mail-Knigge: Tipps zum guten Benehmen bei Geschäftsmails

  1. E-Mail-Knigge berufliche E-Mails Verzichten Sie nicht auf die förmliche Anrede bei einer E-Mail - besonders dann nicht, wenn Sie den Kollegen oder Kunden noch nicht gut oder lange genug kennen.

    Achten Sie in der förmlichen Anrede besonders auf die Schreibweise von akademischen Graden oder Titeln.

    Falls Sie bei einer förmlichen Anrede unsicher sind, wie man einen Grad oder Titel richtig gebraucht, finden Sie in unserem Artikel "Anreden und Titel richtig verwenden" eine vollständige Auflistung der korrekten Formulierungen.

  2. Siezen und Duzen: Formulieren Sie die E-Mails unbedingt in "Sie-Form", zumindest so lange, bis Ihnen explizit ein "Du" angeboten wird. Erst wenn Sie einen Kollegen oder Kunden sehr gut kennen, kann es in Ordnung sein, ihn zu duzen bzw. eventuell auch die förmliche Anrede wegzulassen.

    Falls Sie sich unsicher sind, wer wem das "Du" anbieten darf und was dabei zu beachten ist, finden Sie die wichtigsten Benimmregeln im Artikel "Siezen und Duzen in Beruf und Alltag".

  3. Unterlassen Sie Abkürzungen, die nicht auch im normalen Briefverkehr gebräuchlich sind. Dabei meine ich alle Formulierungen und Abkürzungen, die unklar oder gar missverständlich sein können. Abkürzungen, die teilweise im Netz gebräuchlich sind - wie IMO ( ... in my opinion), MfG etc. - müssen es bei Geschäftskunden noch lange nicht sein. Hier kann ich nur empfehlen auf allgemeine Verständlichkeit zu achten und nur Begriffe zu benutzen, die im Deutschen gebräuchlich sind.

  4. E-Mail-Knigge Auf Rechtschreibung achtenAuf Rechtschreibung achten: Eine andere Unsitte ist es, den gesamten Text in Kleinbuchstaben zu verfassen. Rechtschreibung gilt auch in E-Mails als Zeichen guten Stils bzw. Ihrer Fähigkeiten!

    Dabei ist es nebensächlich, ob Sie die alte oder neue Rechtschreibung benutzen. Mischen Sie jedoch die beiden Formen nicht.

    Da jedoch immer mehr Medien auf die neue deutsche Rechtschreibung umgestellt haben, würde ich diese persönlich empfehlen. Konsequente Kleinschreibung oder viele Rechtschreibfehler werden recht häufig als Inkompetenz des Schreibers gedeutet.

  5. Aussagekräftiger Betreff: Formulieren Sie in Ihren E-Mails immer einen aussagekräftigen Betreff in der Betreffzeile. Da mittlerweile auch geschäftliche E-Mail-Konten mit Spam überlaufen, ist es für Ihren Kunden oder Kollegen sehr erfreulich, wenn das Thema schon direkt im Betreff klar erkennbar / verständlich ist.

  6. E-Mail-Knigge: Hintergründe und Bilder:E-Mail-Knigge Gutes Benehmen bei Geschäftsmails Kollegen und Kunden In Geschäftsmails haben bunte Hintergründe, Smileys oder nette Stimmungsbildchen nichts verloren. Es ist immer noch ratsam keine HTML-Mails zu schreiben, da viele HTML aus Sicherheitsgründen abgeschaltet haben. Damit sieht auch das beste Design übel aus. Mit dem normalen Standard können Sie nichts falsch machen und haben zudem die Garantie, dass der Kunde dieselbe Ansicht zu sehen bekommt, in der Sie geschrieben haben.

  7. Das Lesen und Schreiben einer E-Mail kostet den Kunden und Kollegen Zeit und Zeit ist bekanntlich sehr wertvoll. Daher gilt es als "Unsitte", E-Mails mit nichtssagenden Informationen oder unwichtigen Floskeln zu versenden und damit den Kontakt zuzumüllen. Manche Menschen reagieren auf solche Mails sehr verärgert, obwohl sie es Ihnen gegenüber nicht immer offen ausdrücken werden. Fragen Sie sich daher immer, ob Sie eine wichtige Information versenden, die für den Kunden oder Kollegen einen echten Nutzen hat.

  8. Falls Sie auf eine Anfrage nicht direkt reagieren können, gehört es zum guten Ton, dem E-Mail-Partner zumindest eine kurze Nachricht zu senden. Dort können Sie anmerken, dass Sie die E-Mail erhalten haben und einen Termin nennen, wann Sie antworten werden.

    Geben Sie einen verständlichen Grund an und halten Sie sich an den von Ihnen angegebenen Termin. Das ist kein Spam (!), sondern eine wichtige Information für Ihren Kontakt. Schließlich würde er sich ansonsten fragen, warum er so lange Zeit von Ihnen nichts hört.

  9. Am Ende jeder E-Mail sollte eine kurze abschließende Grußformel und Ihr Name stehen. Manche Firmen achten darauf, dass diese Grußformeln zu ihrem Image passen. Welche Grußformel Sie wählen, hängt von der Beziehung zur jeweiligen Person ab, der Sie die E-Mail schreiben. Falls Sie sie nicht näher kennen, können Sie standardmäßig - "Mit freundlichen Grüßen Titel Name" - enden.

  10. Wenn Sie sehr große Anlagen an die E-Mail anhängen möchten, ist es manchmal ratsam den Kontakt vorher zu fragen, ob er diese benötigt. Wer wahllos und häufig E-Mails mit großen Anlagen verschickt, kann sich leicht Feinde machen.

  11. Formate richtig wählen: Wer einen Text oder Tabellenkalkulation versendet, sollte die Programme des Kunden oder Kollegen kennen. So sichert man sich ab, dass der Text, Präsentation oder die Tabellenkalkulation auch originalgetreu beim Geschäftspartner angezeigt werden und er diese auch ohne Probleme weiter bearbeiten kann.

Damit sind die wesentlichen Eckpunkte der Benimm-Regeln für E-Mail-Knigge genannt, obwohl man sicher noch mehr zu den Details sagen könnte. Solange Sie sich jedoch zumindest an diese Regeln halten, begehen Sie keine groben Formfehler mehr.

Viel Erfolg mit diesem E-Mail-Knigge im Geschäftsverkehr!

17.05.2016 © seit 12.2006 Tony Kühn  

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