Ob zu Hause oder im Büro – Ordnung ist wichtig, damit Sie sich wohl und sicher fühlen. Viele Menschen häufen ihre Papiere unsystematisch auf Ablagen oder Tischen zu Stapeln, weil sie Transparenz, d. h. ihre Unterlagen im Blick behalten und griffbereit haben wollen.
Informations- und Papierflut
In der heutigen Zeit der Informations- und Papierflut führt das Vorgehen „Unterlagen im Blick zu behalten“ genau zum Gegenteil – ins Papierchaos.
Ein gutes Ordnungssystem verschafft einem die Sicherheit, wichtige Unterlagen sofort zu finden und zu wissen, wo etwas hinkommt. Dadurch erspart man sich viel Aufwand durch Suchen und damit Nerven und schlechte Gefühle.
So gesehen gewinnt ein altes Sprichwort: „Ordnung ist das halbe Leben“ vielleicht einen etwas anderen Sinn, nämlich dass eine praktikable Ordnung viel Lebenszeit freimacht, für Tätigkeiten, die einem sehr viel wichtiger sind, als sich mit Papierkram zu beschäftigen.
Tipp 1: Sortieren Sie Ihre Papiere in drei Rubriken: Erledigtes, Unerledigtes und „Ich-weiß-noch-nicht“
Schaffen Sie sich drei Ablagekörbe an, die sich gut übereinandergestapelt, platzsparend aufstellen lassen. Besonders gut eignen sich durchsichtige Ablagekörbe, denn Sie können besser sehen, wie voll sie sind.
- Unerledigtes – Aktion: In den obersten Ablagekorb kommt alles hinein, was noch unerledigt ist, wo also etwas getan werden – eine Handlung folgen muss. Ein Beispiel dafür ist, den Kostenvorschlag einer Versicherung einzuholen oder eine noch unausgefüllte Steuererklärung.
- Erledigtes – Dokumentation: In den untersten Ablagekorb legen Sie alle Unterlagen, die erledigt sind und aufgehoben werden müssen. Nicht jeder will seine erledigten Unterlagen gleich abheften. Deshalb schaffen Sie einen Ort, wo Erledigtes seinen vorübergehenden(!) Platz bekommt.
- Noch zu entscheiden – „Ich-weiß-noch-nicht“: Dafür ist der mittlere Ablagekorb vorgesehen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie etwas aufheben wollen oder nicht, legen Sie es auf diesen Platz.
Alle drei Ablagekörbe sind natürlich nur vorübergehende Orte für Ihre Papiere. Doch Sie werden sehen, wie sich dieses einfache Ablagesystem für Ihren Alltag eignet.
Wie oft sollten die Ablagekörbe durchgesehen und geleert werden?
- Beim obersten Ablagekorb ist die Entscheidung einfach, denn jede Aktion wird einen Termin haben (z. B. Termin der Abgabe Ihrer Steuererklärung).
- Der mittlere Ablagekorb sollte wenigstens einmal im Monat durchgesehen werden. Sie werden die Erfahrung machen, dass sich manche Themen, die dort abgelegt wurden, wie von selbst erledigen.
- Beim untersten Ablagekorb kommt es ganz auf Sie selbst an. Wer im Büro arbeitet, wird ihn öfter leeren müssen (d. h. Papiere abheften) als in einem normalen Haushalt, wo einmal im Monat bis Vierteljahr ausreichen dürfte.
Wenn Sie mehrere Papiere zu einem Thema haben, geben Sie den gesamten Vorgang in eine Sichtschutzfolie, bevor sie in einen der Ablagekörbe gelegt werden. So halten Sie immer alle Papiere zu einem Thema zusammen.
Für alle Ablagekörbe gilt: Sie sollten nie voller als 80% werden. D. h., sobald Sie zwei Hände brauchen, um dort Papiere unterzubringen, ist es höchste Zeit für die Ablage bzw. Erledigung. Sie werden sehen – Ihre Wohnung wird mit dieser Methode zu einer fast papierfreien Zone.
Tipp 2: Gehen Sie nach dem Prinzip „Alles-an-einem-Ort“ vor
Nicht jeder hat ein eigenes Büro zu Hause, wo alle wichtigen Papiere und Ordner aufbewahrt werden. Das ist auch nicht nötig. Doch schaffen Sie sich einen Ort oder Nische, wo Sie all Ihre Papiere aufbewahren. Es macht keinen Sinn Papiere und Ordner in Wohnzimmer, Keller und Küche zu verteilen. Bleiben Sie an einem Ort.
Eine Ausnahme besteht nur für Papiere, die Sie aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen, die Sie aber nicht in Griffweite brauchen. Solche Papiere können an einem anderen Ort (z. B. Keller) archiviert werden.
Das Prinzip „Alles-an-einem-Ort“ gilt auch im Feineren für die verschiedensten Themenbereiche. Beispiel: Alle Ihre Adressen sollten Sie an einem Ort aufbewahren, z. B. Adressbuch oder noch besser: Computer. Wenn Sie unterwegs sind, sollten Sie Ihre Adressen mit Ihrem Mobiltelefon abgleichen können, um sie immer dabei zu haben.
Das Prinzip sollte auch bei der Beschriftung und Ablage Ihrer Papiere in Ordnern berücksichtigt werden. Ein Beispiel: Legen Sie für jeden Themenbereich einen Ordner an, z. B. einen für Ihre Autoversicherung, einen fürs Finanzamt etc.
Tipp 3: Vereinfachen Sie das Ablegen der Unterlagen
Kombinieren Sie das Prinzip „Alles-an-einem-Ort“ mit dem Ablegen Ihrer Unterlagen.
Die Ordner, wo Sie Ihre Papiere ablegen, sollten nie voller als 80% werden. Wenn sie voller werden, sollten Sie den Themenbereich noch feiner unterscheiden bzw. nachsehen, ob nicht sehr alte Papiere dabei sind, die Sie wegwerfen können. Das hat den großen Vorteil, dass es Ihnen viel leichter fallen wird, Ihre Papiere aus dem untersten Ablagekorb unterzubringen.
Verwenden Sie in Ihren Ordnern Trennblätter, um noch genauer zu unterscheiden. Die Trennblätter sollten gut lesbar beschriftet werden. Auch der Ordner selbst sollte großzügig beschriftet werden, damit Sie alle Themenbereiche auch von weiterer Entfernung gut leserlich im Blick haben.
Sorgen Sie für Möbel aus guter Qualität, um Ihre Ordner, Hängeordner etc. unterbringen zu können. Wackelige Regale, klemmende Hängeordner, zu kleine Tische etc. wirken sich hemmend auf das Schaffen von Ordnung und Einhalten der Ordnungsprinzipien aus.
Auch die Ästhetik sollte nicht zu kurz kommen. Ein schöner Schreibtisch, schön und gleichmäßig beschriftete Ordner, ein farblich dazu passendes Regal, ein regelmäßig entleerter Papierkorb – all das wirkt sich – wenn vielleicht auch nicht immer bewusst – auf Ihr Ordnungssystem aus und auf Ihre Motivation sich regelmäßig um Ihre Ablage und Erledigung des Papierkrams zu kümmern.
Viel Erfolg beim Ordnen und Ablegen Ihrer Unterlagen!
