Lesen Sie im folgenden Artikel, wie Sie Ihre Ablage wieder in den Griff bekommen, welche Ablagestruktur und welches Ablagesystem sich für Ihre Aufgaben eignen, und wie Sie beginnen können, Ihr Büro so zu organisieren, dass Sie Ordnung schaffen und beibehalten können.
Wozu die Ablage im Büro organisieren?
Gute Ablagesysteme im Büro, unabhängig davon, ob zu Hause oder in einem Unternehmen, erleichtern Ihnen das Leben enorm. Es kann sein, dass Sie sich für das Schaffen einer funktionierenden Ablage etwas Zeit nehmen müssen – vielleicht 3 Stunden – vielleicht aber auch einen Tag. Doch der einmalige Aufwand lohnt sich!
- Sie werden sich in Zukunft eine Menge Zeit und Ärger sparen.
- Sie werden sich besser auf Ihre Aufgaben und Ziele konzentrieren können.
- Sie werden mit mehr Motivation, Freude und Energie an die Dinge herangehen.
Schnelles Finden ohne langes Suchen ist die oberste Priorität. Papiere und Dokumente, die einmal abgelegt sind, müssen schnell wieder unter ihrem aussagekräftigen Schlagwort oder Ordnungsbegriff gefunden werden.
Büro organisieren: Herausfinden der richtigen Ablagestruktur
Listen Sie zuerst auf, was alles in Ihrem Unternehmen anfällt, z. B. Angebote, Rechnungen, Zeitschriften, Verträge, Finanzbuchhaltung etc.
Schätzen Sie nun zu jedem der gefundenen Bereiche die Menge der Unterlagen ein. Die Menge der Unterlagen entscheidet darüber, wie viele Ordner oder alternative Ablagesysteme dafür infrage kommen.
Ein Ablagesystem sollte nie voller als 80 % werden: Planen Sie lieber ein Ordner mehr als zu wenig ein.
Überlegen Sie, nach welchen Kriterien die Unterlagen geordnet werden sollen. Lohnunterlagen werden zum Beispiel chronologisch nach Mitarbeiternamen sortiert. Größere Projekte z. B. ein Bauvorhaben kann nach Aufgabenbereich und Wichtigkeit der Unterlagen sortiert werden.
Überlegen Sie, wie oft die Unterlagen benötigt werden. Unterlagen, die Sie häufig zur Hand nehmen, sollten sich in der Nähe Ihres Schreibtisches befinden.
Büro organisieren: Ablagesysteme auswählen
Nach der Auflistung wählen Sie das Ordnungs- bzw. Ablagesystem:
- Hängeregistermappen
- Kasettenregistratur (bzw. Stehordner)
- große Ordner
- kleine Ordner
- elektronische Aufbewahrung, z. B. Festplatten, CDs
- Ablagekörbe: Wie Ablagekörbe sinnvoll verwendet werden können, erfahren Sie im folgenden Artikel: Chaos im Büro: Tipps für mehr Ordnung im Haushalt und Büro.
Für große Projekte, z. B. Bauvorhaben, eignen sich große Ordner. Angebote, nach Kundennamen sortiert, gehören z. B. in eine Hängeregistratur. Wenn aus einem Angebot ein Projekt wird, muss natürlich ein extra Ordner angelegt werden. Zeitschriften können z. B. in eine Kasettenregistratur (Stehordner).
Wenn Sie ein Projekt innerhalb eines Ordners noch feiner unterteilen wollen, benutzen Sie am besten Trennblätter und Register. Das garantiert einen schnellen Zugriff und ist daher sehr zu empfehlen.
Eine gute, klare und ausreichend große Beschriftung Ihrer Ablagesysteme ist wichtig. Sie sollten z. B. die Beschriftung auf Ordnern in einer Entfernung von zwei Metern gut lesen können.
Eine ausgedruckte Schrift ist besser lesbar als von Hand geschrieben und erhöht die Übersicht enorm. Erstellen Sie die Beschriftung auf Ihrem Computer und drucken diese anschließend auf passenden Etiketten aus. Wählen Sie bei allen Ordnern die gleiche Schriftart und Formatierung. Das verleiht Ihrem Büro nicht nur eine gute Übersicht, sondern Professionalität.
Büro organisieren: elektronische Aufbewahrung
Die PC-Ablage hat einen großen Vorteil: Sie spart enorm viel Platz und Papier. Geben Sie der elektronischen Aufbewahrung die oberste Priorität. Ausgenommen davon sind natürlich Dokumente, die aus steuerrechtlichen Gründen in ausgedruckter Form aufbewahrt werden müssen (z. B. Verträge).
Vermeiden Sie es, Dokumente doppelt aufzubewahren, z. B. elektronisch auf der Festplatte und ausgedruckt. Wann immer es möglich ist, verzichten Sie auf Ausdrucke.
Folgen Sie beim Aufbewahren elektronischer Dokumente der gleichen Systematik wie bei Ihren Dokumenten in Papierform. Sortieren Sie Ihre Ablage nach aussagekräftigen Schlagwörtern bzw. Ordnungsbegriffen und legen Sie in der feineren Unterteilung Unterordner äquivalent zu Trennblättern bzw. Registern an.
Beschriften Sie Datenträger genauso gut lesbar und konsequent wie andere Ablagesysteme. Halten Sie auch das Datum darauf fest.
Ablage organisieren: Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen
Alles, was sich auf dem Schreibtisch befindet, muss nach einem festen Schema abgearbeitet werden. Ansonsten besteht die Gefahr, ganz schnell wieder ins Papierchaos zu versinken.
- Alles, was Sie in 5 Minuten erledigen können, erledigen Sie gleich, z. B. ein kurzes Telefonat.
- Alles, was in den nächsten Tagen ansteht, schreiben Sie sich in Ihre Tagesplanung. Der Vorteil: Der Ordner, in dem sich die zu erledigenden Vorgänge befinden, kann danach gleich wieder runter vom Schreibtisch und ins Regal.
- Alles, was Sie in den nächsten Wochen erledigen können, schreiben Sie in Ihre monatliche Prioritätenliste.
Planen Sie Ihre Ablage:
- Alles, was nicht aufgehoben werden muss, wird im Papierkorb gesammelt und an einem vorher festgelegten Termin, der sich nach der Größe und Fülle des Papierkorbs richtet, geschreddert.
- Sortieren Sie regelmäßig aus – je nach Bedarf auch hier einen festen Termin einplanen, z. B. einmal im Monat.
- Abgeschlossene Vorgänge (Akten), die aufbewahrt werden müssen, gehören ins Archiv, bis die gesetzliche Aufbewahrungszeit verstrichen ist.
- Wenn Sie es zeitlich nicht schaffen, um eine endgültige Ablage zeitnah vorzunehmen, verwenden Sie einen Pultordner mit A bis Z Register als Vorablage. Der Vorteil: Erledigte Vorgänge verschwinden von Ihrem Schreibtisch. Aber auch hier planen Sie einen Termin ein, wo erledigtes endgültig abgelegt wird.
Ordentliche Ablage: Was gehört auf einem Schreibtisch?
- Ihr PC
- Telefon,
- Notizzettel und Stift
- das zu bearbeitende Material
Fensterbänke, Sitzflächen oder andere Flächen sind keine Orte für das Ablegen von Papieren.
Wenn Sie alles nach dem beschriebenen Schema behandeln, wird Ihr Schreibtisch ordentlich bleiben.
Wenn Sie noch weitere Anregungen für Selbständige suchen, werden Sie auch auf dieser Seite („Meine Firma & ICH“) viele weitere Tipps finden, die Ihnen das Leben leichter machen.
Viel Erfolg beim systematischen Ablegen Ihrer Dokumente und Papiere!
