OpenOffice und Windows Word bieten einen Kennwortschutz an. Mit einem Passwort können Sie persönliche und vertrauliche Dokumente schützen. Lesen Sie im folgenden Artikel, welche einfachen Möglichkeiten es gibt, Ihre Unterlagen vor den Blicken Dritter zu verbergen.
Was sollte keinesfalls auf dem Computer abgespeichert werden?
Es wird heutzutage immer leichter an vertrauliche Daten auf fremden Computern heranzukommen (z. B. über Trojaner, Phishing), auch wenn Sie einen Kennwortschutz haben. Hinzu kommt: Jedes Kennwort kann wiederum durch gewisse Programme geknackt werden – es ist nur eine Frage der Zeit, d. h., wie gut die Dokumente verschlüsselt wurden.
Deshalb empfiehlt es sich, bestimmte Informationen gar nicht auf dem Computer abzuspeichern. Das betrifft z. B. Ihre Bankdaten und Ihre Passwörter. Bewahren Sie diese an einem anderen sicheren Ort auf.
Auch die Verwendung eines USB-Sticks ist möglich, sofern Sie darauf achten, die Daten direkt und nur auf dem Stick zu speichern und zu bearbeiten. Denn nur dann werden Dateien, die temporär angelegt wurden, nach der Bearbeitung wieder gelöscht. Denken Sie jedoch daran, dass auch ein USB-Stick Schaden nehmen kann. Deshalb ist eine handschriftliche Version von Vorteil, zumindest aber ein zweiter USB-Stick, wenn es sich um Informationen handelt, die keineswegs verloren gehen dürfen.
Wählen Sie ein sicheres Passwort!
Je besser Ihr Passwort (= Kennwort) ist, desto schwerer und langwieriger wird es zu entschlüsseln sein. Da Sie ein Passwort beim Schützen Ihrer Dokumente eingeben müssen, sollten Sie sich folgenden Tipp durchlesen, der dieses Thema sehr gut behandelt: Passwort Sicherheit: Ein sicheres Passwort schützt vor Hackern.
OpenOffice Texte mit Passwort schützen
Auch im kostenlosen Textverarbeitungsprogramm OpenOffice lassen sich Dokumente ganz leicht schützen:
- Öffnen Sie das Dokument, welches geschützt werden soll.
- Bearbeiten Sie das Dokument wie gewünscht.
- Klicken Sie auf das Menü „Datei“ und dann auf „Speichern unter …“.
- Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Dateinamen und Dateityp angezeigt bekommen und verändern können. Unterhalb dieser Anzeige klicken Sie in die Checkbox: „Mit Kennwort speichern“ -> dann auf den Button „Speichern“.
- Es öffnet sich das Fenster „Kennwort setzen“, indem Sie ein Passwort eingeben und wiederholen müssen.
- Zuletzt klicken Sie auf „OK“, um das Dokument mit Passwort zu speichern.
In Zukunft müssen Sie immer das Passwort eingeben, wenn Sie das Dokument öffnen wollen.
Word-Dokumente mit Passwort schützen
Es gibt unüberschaubar viele Versionen von Windows Word, deshalb funktioniert der Passwortschutz etwas unterschiedlich.
Der gemeinsame Name soll nicht darüber hinwegtäuschen, dass es womöglich Probleme geben kann, ein Word Dokument einer älteren Version mit einer neueren Version von Word zu öffnen. Achten Sie daher immer auf Kompatibilität der Versionen untereinander.
Ältere Word-Dokumente mit Passwort schützen
In älteren Word-Versionen gibt es unter Optionen ein Register „Sicherheit“, den Sie anklicken und den weiteren Anweisungen folgen. Seit der Version 2007 fehlt dieser Bereich, d. h. Sie müssen anders vorgehen, um Ihr Dokument mit einem Kennwort zu versehen (siehe dazu weiter unten).
Word 2003 und 2002/XP-Dokumente mit Passwort schützen
- Beim geöffneten Dokument klicken Sie auf das Menü „Datei“ und dann auf „Speichern unter …“.
- Im aufklappenden Dialogfenster sehen Sie den Dateinamen und Dateityp. Wenn beide richtig angegeben wurden, klicken Sie oben rechts auf „Extras“ und „Sicherheitsoptionen“.
- Es öffnet sich ein neues Fenster (Kennwort zum Öffnen), wo Sie Ihr Passwort eingeben.
- Bestätigen Sie mit OK, wiederholen Sie Ihr Passwort und bestätigen wiederum mit OK.
- Dann speichern Sie Ihr Dokument.
Word 2000 Dokumente mit Passwort schützen
- Gehen Sie genau so vor, wie gerade oben beschrieben.
- Klicken Sie auf „Extras“, dann aber auf „Allgemeine Optionen“. Es öffnet sich ein Fenster „Speichern“, wo Sie Ihr Passwort im Texteingabefeld „Kennwort für Lese-/Schreibzugriff“ eintragen.
- Bestätigen Sie mit OK, wiederholen Sie Ihr Passwort und bestätigen wieder mit OK.
- Zuletzt speichern Sie Ihr Dokument.
Word 2007 Dokumente mit Passwort schützen
- Klicken Sie auf die runde Office-Schaltfläche oben links.
- Klicken Sie dann auf „Vorbereiten“ und „Dokument verschlüsseln“.
- Folgen Sie den weiteren Anweisungen, d. h. geben das Kennwort ein, bestätigen mit OK und wiederholen das Kennwort ein zweites Mal.
- Speichern Sie das Dokument.
Word 2010 Dokumente mit Passwort schützen
- Klicken Sie beim geöffneten Dokument auf „Datei“ -> „Informationen“ -> „Dokument schützen“ -> „Mit Kennwort verschlüsseln“.
- Geben Sie dort Ihr Passwort ein, bestätigen mit OK, wiederholen das Passwort und bestätigen ein weiteres Mal mit OK.
- Nachdem Sie das Dokument abgespeichert haben, ist das Dokument verschlüsselt.
Passwortschutz entfernen
Je nach Version führen Sie alle Schritte durch, bis Sie das Dialogfenster sehen, wo Sie Ihr Kennwort eingegeben haben. Sie werden es aus Sicherheitsgründen nicht lesen können, sondern mehrere Punkte als Platzhalter für das Passwort sehen. Löschen Sie alle Punkte aus dem Fenster und speichern Sie das Dokument. Von nun an können Sie es öffnen, ohne ein Passwort eingeben zu müssen.
In OpenOffice klicken Sie beim geöffneten Dokument im Menü „Datei“ auf „Speichern unter“ und entfernen einfach das Häkchen in der Passwort Checkbox. Danach abspeichern und schon ist der Passwortschutz aufgehoben.
Sicherheitsmaßnahme: Regelmäßige Updates durchführen
Updates sollten Sie nicht nur bei Ihrem Textverarbeitungsprogramm regelmäßig durchführen, sondern auch bei Ihrem Betriebssystem und anderen Programmen, z. B. Anti-Virenprogramm. Je nach Betriebssystem lässt sich das Update auf das Betriebssystem selbst und für andere von Windows mitgelieferte Programme aktivieren.
Das Textprogramm OpenOffice wird Ihnen ein Update anbieten, wenn eines zur Verfügung steht. Sie werden informiert, wenn Sie OpenOffice geöffnet haben.
Viel Erfolg beim Schützen Ihrer wichtigen Dokumente!
