Immer mehr Menschen arbeiten mit kostenlosen Programmen wie OpenOffice und ersetzen damit die kostenpflichtigen Programme von Microsoft. OpenOffice ist mit den Programmen von Microsoft kompatibel, d.h. Dateien von Word, MS Office oder PowerPoint lassen sich problemlos öffnen und bearbeiten. Leider sind die Programme von Microsoft nicht so benutzerfreundlich. Hier erscheinen dann Fehlermeldungen – beispielsweise bei Excel – wie "Das Format der Datei konnte nicht erkannt werden."
Wenn Sie selbst OpenOffice benutzen und Ihre Dateien mit anderen Nutzern austauschen wollen, müssen Sie beim Speichern Ihrer Dateien auf das richtige Format achten. In diesem Tipp will ich einige Beispiele zeigen, wie Sie mit OpenOffice, Dateien so speichern können, dass Sie für Microsoft-Programme kompatibel sind. So haben Sie beim Austausch von Dateien keine Probleme.
1. OpenOffice-Dokumente für MS Word speichern
- OpenOffice.org Writer öffnen und einen beliebigen Text schreiben.
- Klicken Sie zum Speichern des Dokuments dann auf "Datei" -> "Speichern unter …"
- Geben Sie dem Dokument im Feld "Dateiname" einen Namen.
- Wählen Sie in der Drop-Down-Liste neben "Dateityp" die Option "Microsoft Word 97/2000/XP (.doc)"
- Speichern klicken – fertig.
So ist das Text-Dokument auf für Microsoft Word lesbar.
2. OpenOffice.org Calc Dateien für Microsoft Excel speichern
- OpenOffice.org Calc öffnen und eine Tabellenkalkulation anlegen.
- Zum Speichern der Datei auf "Datei" -> "Speichern unter …" klicken
- In dem Feld "Dateiname" die Datei benennen.
- Aus der Drop-Down-Liste neben dem Eintrag "Dateityp" die Option "Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)" wählen
- Auf Speichern klicken – fertig.
So wird Ihre Datei auch für Microsoft Excel zu bearbeiten sein.
3. OpenOffice Dateien für PowerPoint speichern
- Vorgang wir bei den anderen Beispielen, nur als Dateityp "Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt)" wählen.
Sie haben bei OpenOffice zudem die Möglichkeit ein bestimmtes Dateiformat als Standard zum Speichern festzulegen. Dies mag praktisch sein, wenn beispielsweise OpenOffice Textdokumente immer mit MS Word (als .doc) kompatibel sein sollen / müssen.
Wie lege ich in OpenOffice einen Datei-Standard zum Speichern fest?
- OpenOffice öffnen und im Menü auf "Extras" und "Optionen" klicken.
- Klicken Sie dann auf "Laden und Speichern" und dann auf "Allgemein".
- Hier können Sie die Dokumentart – z.B. "Textdokumente" im nebenliegenden Feld "Immer Speichern als" einem bestimmten Dateityp zuordnen.
- Sobald Sie dort alle Dokumenttypen definiert haben, klicken Sie auf "OK", um die neuen Einstellungen zu sichern.
Wenn Sie hier die Standards festlegen, können Sie sich künftig beim Speichern von Texten oder Tabellenkalkulationen ein paar Mausklicks sparen.
Viel Erfolg beim Speichern Ihrer Dokumente!
