Word - OpenOffice: Dateien und Texte in PDF umwandeln

Das PDF-Dateiformat bietet viele Vorteile. Unabhängig davon, welches Textprogramm Sie verwenden, ob Word oder OpenOffice - das Umwandeln in eine PDF-Datei garantiert Ihnen, dass Text und Formatierung unverändert beim Adressaten ankommen.

Lesen Sie im folgenden Tipp, wie Sie ein OpenOffice- oder Word-Dokument in ein PDF-Format umwandeln können, ohne sich ein Extraprogramm zulegen zu müssen.

1993 wurde das PDF-Format von dem Unternehmen Adobe Systems entwickelt. Ihr Ziel bestand darin ein einheitliches Dateiformat zu entwickeln, das beim Adressat so ankommt, wie es abgeschickt wurde. Denn zum einen benutzt nicht jeder Anwender das gleiche Textprogramm, zum anderen hat man es mit unterschiedlichen Plattformen (Betriebssystemen) zu tun, z. B. der Sender hat einen Mac, während der Adressat einen Windows Computer benutzt.

Text mit Word oder Open Office in PDF Format umwandeln

Vorteile des PDF-Formats

Probleme beim Versenden von Textdokumenten bestanden häufig darin, dass Formatierungen fehlerhaft ankamen, z. B. Tabellen nicht richtig übertragen, Schriftarten verändert wurden, Absätze verrutschten, Bilder im Text an völlig anderen Stellen auftauchten etc. Hinzu kam, dass nicht jeder das gleiche Textprogramm verwendete und daher Textdokumente nicht geöffnet werden konnten. Diese Probleme bestehen heute immer noch, doch mithilfe des PDF-Formats lassen sie sich umgehen.

Ein Textdokument im PDF-Format kommt so an, wie es per E-Mail versendet oder aus dem Netz heruntergeladen wurde. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass das PDF-Format nicht ohne Weiteres verändert werden kann. Dazu benötigt man PDF-Converter - also ein Extraprogramm. Der dritte Vorteil: Ein PDF-Dokument verbraucht weniger Speicher als ein herkömmliches Word-Dokument.

Wer sich per E-Mail oder Online bewerben will, offizielle Abrechnungen ans Finanzamt schicken oder einfach nur eine Einladung zu einem Geburtstag versenden will, sollte sein Dokument in ein PDF-Format umwandeln. Oft (z. B. bei Bewerbungen) wird das vorausgesetzt und gehört zum guten Ton und Allgemeinwissen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihr Word- oder OpenOffice-Dokument ganz einfach in ein PDF-Format umwandeln können. Da es mehrere Versionen von Textprogrammen gibt, wird auf die einzelnen Versionen von Word bzw. OpenOffice eingegangen. Bedenken Sie jedoch, je neuer und aktueller Ihr Textprogramm, desto besser wird die Qualität Ihrer umgewandelten PDF-Datei sein. Kontrollieren Sie vor dem Absenden auf jeden Fall, ob Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind und alles so dargestellt wird, wie in Ihrem Ursprungsdokument. Für den "Hausgebrauch" brauchen Sie kein Extraprogramm für das Umwandeln in PDF.

Umwandeln in PDF mit OpenOffice Version 3.1.1 und 3.3.0

  • Öffnen Sie das Textdokument, welches Sie in ein PDF-Dokument umwandeln wollen.
  • Klicken Sie ganz oben in der Menüleiste auf das Register "Datei".
  • Ein Kontextmenü klappt auf, wo Sie per linken Mausklick "Exportieren als PDF ..." anwählen.
  • Ein Dialogfenster klappt auf, wo Sie mehrere Einstellungen vornehmen können. Im Reiter "Allgemein" sind die wichtigsten Einstellungen schon vorgenommen, die Sie einfach belassen. Es empfiehlt sich noch zusätzlich die Option "Tagged PDF" anzuklicken (einfach ein Häkchen in die Checkbox setzen). Diese Funktion sorgt dafür, dass das Dokument von Screenreadern besser verarbeitet werden kann.
  • Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Exportieren".
  • Es klappt ein Fenster auf, wo Sie den Ort angeben können, wo das PDF-Dokument gespeichert werden soll. Sie können es hier auch anders benennen.

Bei den älteren Versionen von OpenOffice funktioniert die Umwandlung in PDF genauso. Eines ist hier jedoch anzumerken: In der Version 2.2 wird der PDF-Export nur unzureichend umgesetzt. Tabellenzeilen und -spalten werden nicht mit den passenden Tags versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet. Es empfiehlt sich also, ein Update des Programms vorzunehmen. Es steht Ihnen kostenlos zur Verfügung. Öffnen Sie irgendein Textdokument und klicken Sie ganz oben rechts auf den kleinen grünen Pfeil, der nach unten zeigt. Dann wird OpenOffice nach neuen Updates suchen.

Umwandeln in PDF mit Word 2010

  • Öffnen Sie das Textdokument, welches Sie in PDF umwandeln wollen.
  • Klicken Sie auf den Menüpunkt bzw. Registerkarte Datei (grün hinterlegt).
  • Wählen Sie mit einem Linksklick "Speichern unter".
  • Es klappt ein Fenster auf, wo Sie den Dateinamen angeben oder verändern können. In diesem Fenster geben Sie auch an, wo das PDF-Dokument gespeichert werden soll.
  • Sie können das Kontrollkästchen (Checkbox) "Datei nach dem Veröffentlichen öffnen" anklicken. Dann öffnet sich dieses Dokument, wenn Sie es abgespeichert haben.
  • Beim "Optimieren" können Sie "Standard" oder "Minimale Größe" anwählen. "Standard" wählen Sie dann an, wenn Sie eine hohe Qualität benötigen - "Minimale Größe" hingegen, wenn Ihnen eine geringere Dateigröße wichtiger ist, als eine gute Druckqualität.
  • Um weitere Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um den Vorgang abzuschließen und damit ein PDF-Dokument zu erzeugen.

Umwandeln in PDF mit Word 2007

  • Öffnen Sie Ihr Word-Dokument, das Sie umwandeln wollen.
  • Klicken Sie auf die Microsoft Office Schaltfläche (runder Knopf ganz oben links) und wählen Sie mit einem Linksklick "Speichern unter" aus.
  • Klicken Sie dann auf PDF.
  • Geben in der Liste "Dateiname" einen Namen ein, wenn nicht schon geschehen.
  • In der Liste "Dateityp" wählen Sie PDF aus.
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche "Optionen" klicken, können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Bestätigen Sie ggf. mit o.k., wenn Sie Veränderungen vorgenommen haben, und klicken dann auf "Speichern".
  • Das PDF-Dokument wird nach dem Erzeugen geöffnet, sodass Sie es sich ansehen können.

Wenn Sie das benötigte (kostenlose) Add-In-PDF noch nicht auf Word 2007 installiert haben, müssen Sie dies erst tun, bevor Sie ein Word-Dokument in ein PDF-Dokument umwandeln können.

  • Öffnen Sie das Word-Dokument.
  • Klicken Sie auf die Microsoft Office Schaltfläche und wählen Sie "Speichern unter".
  • Wählen Sie rechts im erscheinenden Fenster "Add-Ins für andere Dateiformate suchen" aus. Um das zu tun, benötigen Sie allerdings eine bestehende Internetverbindung!
  • Weiter mit Installieren und Verwenden des Add-Ins.
  • Stellen Sie die Sprache Ihres Systems ein.
  • Laden Sie die Datei herunter und speichern Sie ab (Desktop).
  • Klicken Sie auf Datei ausführen und bestätigen den Lizenzdialog.
  • Dann wird das Add-In installiert. Word darf während des Installierens nicht geschlossen werden.
  • Im Anschluss gehen Sie vor, wie oben beschrieben.

Sie sehen, dass die Vorgehensweise ein PDF-Dokument zu erzeugen bei allen Textprogrammen nach einem ähnlichen Prinzip funktioniert. Wenn Sie andere Textprogramme oder Versionen verwenden, die hier nicht beschrieben sind, dann klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Datei. Wählen Sie entweder "Speichern unter" aus, um dann nachzusehen, ob Sie im Dateityp PDF anwählen können. Wenn das nicht der Fall ist, gehen Sie zurück, klicken also wiederum die Registerkarte Datei an und suchen nach Exportieren (... und Importieren). Wenn es solch eine Funktion gibt, dann führt Sie das Programm normalerweise weiter (als PDF exportieren oder Ähnliches).

Natürlich kann man auch PDFs wieder in Textdateien verwandeln: Wie das geht, erfahren Sie in unserem Artikel "PDF-Dokumente kostenlos in editierbare Word-Dateien umwandeln".

Viel Erfolg beim Umwandeln in ein PDF-Dokument!

08.06.2016 © seit 04.2013 Cassandra B.  
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