Sie haben wahrscheinlich schon mindestens einmal eine E-Mail bekommen mit dem Inhalt „Bin zurzeit nicht im Büro, bitte wenden Sie sich an meinen Kollegen XY“. Diese praktische Funktion können Sie auch selbst, sowohl privat als auch beruflich nutzen. Hier beschreibe ich die Einrichtung eines Autoresponders oder eines Autoreplys in Thunderbird und gehe zum Schluss auf allgemeine Vor- und Nachteile ein. Outlook-Benutzer können diese Anleitung ebenso verwenden – Begriffe und Klickwege unterscheiden sich nur minimal.
Text für die automatische E-Mail erstellen
Öffnen Sie hierzu Thunderbird und klicken auf „Verfassen“. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie nun Ihre Eingaben tätigen. Lassen Sie den E-Mail-Empfänger leer. Als Betreff wählen Sie ersichtliche Schlagworte wie „Bin im Urlaub“ oder „Zurzeit ist das Büro nicht belegt“.
In den Inhaltsbereich können Sie nun jeglichen Text schreiben. Achten Sie auf eine persönliche Formulierung. So weiß der Empfänger, dass ein Mensch hinter dieser Funktion sitzt und sich Ihrer Sache persönlich annehmen wird.
Nennen Sie den Grund Ihrer Abwesenheit und am besten den Zeitraum, sodass sich der Empfänger auf eine Antwort einstellen kann und nicht mehrmals nachhaken muss. Fertig? Gut.
Dann müssen Sie diese Nachricht als Vorlage speichern. Klicken Sie dazu im selben Fenster auf Datei -> Speichern als -> Vorlage. Das aktuelle Fenster können Sie nun schließen.
Autoresponder / Autoreply einrichten
Im linken Hauptmenü Ihres Thunderbird-Programms wurde ein neuer Ordner namens „Vorlagen“ erstellt. Dort befindet sich die von Ihnen gespeicherte Nachricht. Diese Nachricht darf nicht gelöscht werden!
Um diese nun als automatische E-Mail-Antwort Ihrem E-Mail-Konto hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und dann auf „Filter“. In diesem neuen Fenster klicken Sie auf „Neu“. Vergeben Sie für den neuen Filter einen passenden Namen, z. B. „Autoresponder“.
Im Folgenden können Sie einstellen, ob die Nachricht automatisch beim Abrufen der E-Mails oder beim manuellen Ausführen verschickt werden soll. Darunter können Sie Bedingungen formulieren, unter welchen Bedingungen Ihre automatische E-Mail-Antwort verschickt werden soll. Wollen Sie generell alle eingehenden E-Mails beantworten, wählen Sie „Keine Bedingungen“.
Autoresponder für Thunderbird & Co: Automatische Antwort per E-Mail versenden
Unter „Auszuführende Aktionen“ wählen Sie „Antworte mit Vorlage“ und suchen dann rechts daneben Ihre gespeicherte Nachricht aus. Ein Klick auf „OK“ speichert die Einstellungen. Danach setzen Sie ein Häkchen hinter dem Filter. Klicken Sie auf „Jetzt ausführen“, sodass der Autoresponder aktiv ist.
Autoresponder deaktivieren
Sobald Sie das Häkchen setzen, verschickt Thunderbird die automatische E-Mail. Daher sollten Sie den Zeitpunkt zum Einrichten des Autoresponders günstig wählen. Wollen Sie ihn wieder deaktivieren, reicht das Entfernen des Häkchens und ein Klick auf „Jetzt ausführen“.
Für verschiedene E-Mail-Konten können verschiedene Filter angelegt werden. Soll ein weiteres E-Mail-Konto einen Autoresponder erhalten, gehen Sie wie beschrieben vor – ebenso beim Deaktivieren des Autoreplys.
Vor- und Nachteile des Autoresponders unter Thunderbird
Der Vorteil eines solchen Dienstes liegt natürlich in der unmittelbaren Antwortfunktion und Abwesenheitsmitteilung, sowohl für den Absender als auch den Empfänger. Dies lässt sich sowohl langfristig als auch kurzfristig planen und ausführen.
Doch man kann diesen Dienst leider nur als „halb automatisch“ betrachten. Denn damit die automatische E-Mail-Antwort verschickt werden kann, muss Thunderbird geöffnet und somit der Computer in Betrieb sein. Dies bedeutet, dass in Ihrem zweiwöchigen Urlaub Ihr Computer zwei Wochen lang mit Strom versorgt werden muss.
Das ist nicht nur ein Kosten-, sondern kann auch ein Risikofaktor für Ihr Zuhause sein (Überspannung, Brandgefahr). Alternativen bieten E-Mail-Dienste direkt in ihren Einstellungen an. Nutzen Sie zum Beispiel GMX, Web.de, Yahoo o.ä. Dienste, um E-Mails zu empfangen und zu versenden, können Sie einen Autoresponder direkt in den Provider-Einstellungen vornehmen.
Hierbei muss dann der Computer nicht laufen, da die Antwort-Funktion serverintern abläuft. Anleitungen zum Einrichten eines Autoresponders bei Ihrem E-Mail-Anbieter erhalten Sie meist auf deren Website.
Fazit
Die Nutzung des Autoresponder-Dienstes in Thunderbird hängt von den eigenen Bedürfnissen ab. Das Einrichten ist ein Kinderspiel und in wenigen Minuten erledigt. Zudem kann man Bedingungen formulieren, wann und wie der Dienst zum Einsatz kommen soll.
Das Speichern mehrerer Filter für mehrere E-Mail-Konten ist möglich. Absolut empfehlenswert ist diese Funktion, wenn man für ein paar Stunden nicht am Schreibtisch sitzt und seine Kollegen oder Kunden somit auf dem Laufenden hält. Für den Urlaub gibt es genannte Alternativen, die Ihrem Geldbeutel und der Umwelt einen Gefallen tun.
Anmerkung der Redaktion: Natürlich steht diese Funktion auch in anderen E-Mail-Clients zur Verfügung. Wie Sie diese bei Outlook verwenden können, erfahren Sie in folgendem Philognosie-Artikel: Outlook: „Bin im Urlaub“ – E-Mail automatisch verschicken