Wer in den Urlaub fährt, kann in dieser Zeit, eingehende E-Mail-Anfragen automatisch beantworten lassen. Wie man E-Mails automatisch per Outlook versenden kann, wollen wir im Folgenden zeigen.
E-Mails automatisch versenden
Outlook bietet eine nützliche Funktion, mit deren Hilfe Sie eine Nachricht verfassen können, die an alle eingehenden E-Mail-Kontakte automatisch versendet wird. Viele kennen vielleicht die automatische E-Mail-Antwort „Ich bin im Urlaub“.
Damit können Sie Ihren E-Mail-Partnern automatisch mitteilen, dass Sie gerade Urlaub machen und nicht zu erreichen sind, an wen sie sich im Notfall wenden können oder wann Sie wieder per Mail erreichbar sein werden.
Damit dieser Tipp funktioniert, muss Ihr PC im Urlaub angeschaltet bleiben und in regelmäßigen Abständen automatisch Mails abrufen!
1. Senden und Empfangen von Mails auf dem PC automatisieren
Das ist ganz einfach. Starten Sie Outlook Express und wählen im Menü den Punkt „Extras“ und „Optionen“. Im folgenden Fenster „Optionen“ machen Sie unter „Nachrichten Senden und Empfangen“ vor der Option „Nachrichten alle XX Minuten prüfen“ ein Häkchen und stellen dort den Zeitraum ein, innerhalb dessen Outlook Mails automatisch senden und empfangen soll.
2. Wie erstelle ich den Text für die automatische E-Mail-Antwort?
E-Mail-Antwort mit Outlook 2003 erstellen
- Öffnen Sie in Outlook zunächst eine neue Mail. Geben Sie dort den gewünschten Betreff und Text für Ihre „Urlaubs-Mail“ ein.
- Klicken Sie – bei Outlook 2003 – auf „Speichern unter …“ und wählen als Dateityp die Outlook-Vorlage (*.oft)
- Schließen Sie die Nachricht, ohne sie nochmals zu speichern.
E-Mail-Antwort mit Outlook Express erstellen
- Öffnen Sie in Outlook eine neue Mail. Geben Sie dort den gewünschten Betreff und Text für Ihre „Urlaubs-Mail“ ein.
- Gehen Sie auf „Speichern unter“ und speichern diese Vorlage als Textdatei (dateiname.txt) in einem Ordner Ihrer Wahl. (Hier müssen Sie beim Speichern den entsprechenden Dateityp – unterste Option – auswählen.)
- Schließen Sie die Nachricht, ohne sie nochmals zu speichern.
3. Vorlage als automatische E-Mail-Antwort einstellen
Vorlage: E-Mail-Antwort mit Outlook 2003
- Klicken Sie auf den Menüpunkt „Extras“ und wählen die Option „Regeln und Benachrichtigungen“.
- Aktivieren Sie als Regel die Option „… deren Versender im Adressbuch vorkommt“. Dadurch werden Spammails nicht beantwortet. Klicken Sie auf das unterstrichene Wort „Adressbuch“ und wählen Ihr Adressbuch aus.
- Bestimmen Sie nun, mit welcher Vorlage die empfangenen E-Mails beantwortet werden sollen. Klicken Sie auf „Suchen in“ und wählen „Vorlagen im Dateisystem“. Suchen Sie sich dort Ihre gespeicherte Vorlage heraus.
- Falls Sie es wünschen, können Sie noch Ausnahmeregeln definieren.
- Vergeben Sie am Ende für diese Regel einen aussagekräftigen Namen (Sie müssen diese Regel nach dem Urlaub ja wiederfinden und deaktivieren) und deaktivieren Sie die Option „Anwendung auf bereits eingegangene Nachrichten“.
Vorlage: E-Mail-Antwort mit Outlook Express
- Klicken Sie im Menüpunkt „Extras“ auf die Option „Nachrichtenregeln“ -> „E-Mails“
- Legen Sie mit dem Neu-Button eine neue Regel an.
- Wählen Sie im Feld „1. Wählen Sie eine Bedingung für die Regel aus“ die Option „Für alle Nachrichten“ mit einem Häkchen aus.
- Wählen Sie im Feld „2. Wählen Sie die Aktion für die Regel aus“ die Option „Mit Nachricht antworten“ mit einem Häkchen aus.
- Klicken Sie im Feld 3 auf den Link „Mit Nachricht „…“ antworten (hier rot markiert) und wählen Sie die Vorlage der Textdatei, die Sie vorhin angelegt haben.
- Geben Sie der Regel am Ende einen aussagekräftigen Namen, damit Sie sie nach dem Urlaub leicht wiederfinden und deaktivieren können.
Sobald die Regel aktiv ist, werden Ihre Vorlagen automatisch an die Absender der eingehenden E-Mails verschickt. Von daher ist es ratsam, die Regel erst kurz vor Urlaubsbeginn einzurichten.
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Ich wünsche Ihnen einen schönen Urlaub!
