Viele Betriebskostenabrechnungen werden in Deutschland falsch oder zumindest teilweise fehlerhaft ausgestellt. Immer wieder stoßen Experten des Mieterbundes bei der Überprüfung von Abrechnungen auf Mängel oder sogar üble Tricksereien. Unsere Checkliste soll Ihnen dabei helfen, stichprobenartig zu überprüfen, ob Sie eine korrekte Abrechnung bekommen haben.
Vorwort
Da das deutsche Mietrecht sehr umfangreich ist, können wir in diesem Artikel nicht alle Details behandeln. Daher haben wir uns auf Aspekte beschränkt, die jeder leicht nachprüfen kann bzw. die häufig falsch abgerechnet werden.
Gehen Sie anhand dieser Checkliste Ihre Betriebskostenabrechnung durch und prüfen Sie sie auf formale und inhaltliche Fehler.
Falls Sie mögliche Fehler entdecken, können Sie Ihre Abrechnung sicherheitshalber nochmal von einem ortsansässigen Mieterverein prüfen lassen. Um die Prüfung beim Mieterverein zu beschleunigen, notieren Sie die Punkte, die laut der unten genannten Checkliste nicht erfüllt sind. So sparen Sie Zeit und können oft sehr schnell ermitteln, ob die Betriebskostenabrechnung überhaupt gültig sein kann.
Auf jeden Fall gilt: Begleichen Sie nicht vorschnell Forderungen Ihres Vermieters, auf die er rechtlich keinen Anspruch hat. Oft können Sie mit einer kritischen Überprüfung unnötige Ausgaben vermeiden und Ihren Geldbeutel schonen.
Wo sind die Betriebskosten definiert?
Betriebskosten sind in Deutschland im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), genauer in § 556 Abs. 1 BGB definiert. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer eines Grundstücks oder einer Immobilie durch das Eigentum und den Gebrauch des Gebäudes, der Nebenanlagen, des Grundstücks und der Wohnräume laufend entstehen.
Dazu gehören beispielsweise die Kosten für Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausreinigung und Gartenpflege. Diese Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen auf die Mieter umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist.
Wer nach den einzelnen Posten sucht, für die eine Betriebskostenabrechnung gemacht werden darf, sieht im Mietvertrag nach. Dort muss der Vermieter schon vorab festgelegt haben, welche Posten er abrechnen will. Tauchen also Posten auf, die dort nicht vereinbart wurden, sind diese ungültig. Damit wird einer willkürlichen Abrechnung eines Vermieters – sich irgendwelche Posten willkürlich einfallen zu lassen – eine klare Grenze gesetzt.
Checkliste: Betriebskostenabrechnung selbst prüfen
Auch Laien können bestimmte Punkte in einer Betriebskostenabrechnung selbst prüfen und sich so ein Bild machen, ob diese korrekt sein kann oder nicht.
Abrechnungsfristen und Abrechnungszeitraum prüfen
Die Betriebskostenabrechnung darf nicht zu spät kommen und muss bis spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum bei Ihnen vorliegen. Beispiel: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2013 (bis 31.12) so muss die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 31.12.2014 bei Ihnen vorliegen – sonst ist sie ungültig.
Der Abrechnungszeitraum darf nur ein Jahr betragen, und die aufgeführten Kosten müssen ebenfalls in den Abrechnungszeitraum fallen, damit der Vermieter sie anrechnen darf.
Welche Posten dürfen berechnet werden?
Welche Posten abgerechnet werden dürfen, muss im Mietvertrag vereinbart sein. Dort kann der Vermieter einzeln auflisten, welche Betriebskosten er auf den Mieter umlegen will. Außerdem hat der Vermieter die Möglichkeit, auf die Betriebskostenverordnung zu verweisen.
Laut der Betriebskostenverordnung können folgende Posten in der Betriebskostenabrechnung auftauchen:
(Anmerkung: Die Zahlen hinter den einzelnen Posten sind Vergleichswerte aus einer Statistik des Deutschen Mieterbundes von 2012. Sie beziffern, was ein Mieter durchschnittlich pro Quadratmeter und Monat für diesen Posten gezahlt hat)
- Heizkosten (siehe Artikel Heizkostenabrechnung) – 1,16 Euro
- Warmwasser – 0,27 Euro
- Wasser / Abwasser – 0,35 Euro
- Gartenpflege – 0,09 Euro
- Gebäudereinigung – 0,16 Euro
- Gemeinschaftsantenne & Kabelfernsehen – 0,14 Euro
- Fahrstuhl – 0,16 Euro
- Hausmeister/Hauswart – 0,21 Euro
- Straßenreinigung – 0,03 Euro
- Müllbeseitigung – 0,16 Euro
- Beleuchtung – allg. Strom – 0,05 Euro
- Schornsteinfeger – 0,03 Euro
- Grundsteuer – 0,19 Euro
- Versicherungen – 0,15 Euro
- sonstige Kosten – 0,04 Euro
Was sind „sonstige Kosten“?
Hier dürfen nur Kosten für Dienste umgelegt werden, die im Mietvertrag als „sonstige Kosten“ genannt sind. Tauchen hier Kosten für Dienstleistungen auf (z. B. Dachrinnenreinigung), die im Mietvertrag nicht genannt sind, müssen Sie diesen Posten nicht bezahlen.
(Formel: Rechnen Sie Ihre Quadratmeteranzahl x Vergleichswert x 12 Monate. Beispielsweise Heizkosten bei 70qm = 1,16 x 70 x 12 = 974 Euro)
Ist die Betriebskostenabrechnung verständlich und korrekt?
Eine Betriebskostenabrechnung muss verständlich und nachvollziehbar ausgestellt werden. Tauchen hier unverständliche Posten auf oder kann man die Abrechnung als Ganzes nicht nachvollziehen, ist das ein sehr starkes Indiz dafür, dass sie ungültig ist.
In solchen Fällen können Sie eine verständliche Erklärung des Vermieters fordern. Falls nicht vorhanden, darf man auch Einsicht in die Unterlagen (Rechnungen etc.) des Vermieters verlangen, um die Korrektheit der einzelnen Summen und Posten zu vergleichen.
Auf Rechenfehler prüfen
Weiterhin können Sie die Abrechnung auf Rechenfehler prüfen. Sind die Rechenschritte korrekt oder haben sich Zahlendreher eingeschlichen? Rechenfehler sind auf jeden Fall ungültig und müssen korrigiert werden.
Außerdem können Sie prüfen, ob der Vermieter bei den einzelnen Posten den „Grundsatz der Wirtschaftlichkeit“ eingehalten hat. Sind die Kosten für einzelne Posten maßlos überhöht, so kann man deren Gültigkeit ebenfalls anzweifeln.
Der Vermieter muss zudem bei jedem Posten die Gesamtkosten des Hauses angeben – bzw. den Anteil der Kosten, den er auf Sie als Mieter umlegt. Ihr Anteil an den Gesamtkosten ist entweder im Mietvertrag festgelegt worden oder – falls dort nichts steht – ist Ihre Wohnfläche ein Maßstab für Ihren Anteil.
Beispiel: Hat die gesamte vermietete Wohnfläche beispielsweise 300 Quadratmeter und Ihre Wohnung 60 Quadratmeter, so kann der Vermieter nur umgerechnet 20% der Betriebskosten auf Sie umlegen. (60 Quadratmeter entsprechen 20% der Gesamtwohnfläche.)
Dieser „Verteilerschlüssel“ muss in der Betriebskostenabrechnung auf jeden Fall genannt und erläutert werden. Zusätzlich können Sie prüfen, ob die Flächenangabe Ihrer Wohnung und die aufgeführte Bewohneranzahl stimmen. Hier kann man beispielsweise nachsehen, ob der Vermieter Kosten für leer stehende Wohnungen selbst übernommen hat.
Leer stehende Wohnungen sind das Problem des Vermieters und die dafür anfallenden Kosten dürfen nicht „automatisch“ auf den Rest der Mieter übertragen werden.
Der Trick mit den Gesamtheizkosten
Häufig geben Vermieter nur die Gesamtheizkosten eines Hauses an – das ist nicht korrekt. Der Vermieter muss auf jeden Fall auch den Gesamtverbrauch (z. B. in Litern bei Heizöl) mit angeben – sonst ist die Abrechnung falsch und muss nicht beglichen werden.
Wenn Sie ihm diesen Fehler melden, darf er die Zahlen jedoch noch innerhalb des Abrechnungszeitraums korrigieren.
Betriebskosten vom Fachmann prüfen lassen
Die wenigsten Mieter sind rechtliche Experten in puncto Betriebskostenabrechnung. Daher sollten Sie Ihre Kritikpunkte – die Sie beispielsweise mit unserer Checkliste ermittelt haben – auf jeden Fall durch Ihren ortsansässigen Mieterverein prüfen bzw. bestätigen lassen. Wenn Ihre Vermutungen dann bestätigt werden, wissen Sie am Ende genau, wie viel Sie wirklich zahlen müssen und was nicht.
Mietervereine bieten oft freie Beratungstermine an, an denen Sie die Betriebskosten mit kompetenten Fachleuten durchgehen können. Diese erteilen Ihnen auch Ratschläge, wie Sie in Ihrer persönlichen Situation mit den Forderungen des Vermieters umgehen können. Aber auch bei der Formulierung von Anfragen oder Beschwerden, kann Ihnen dort geholfen werden.
Wie lange habe ich Zeit, Einspruch einzulegen?
Auf jeden Fall haben Sie eine Menge Zeit, denn der Gesetzgeber gewährt Ihnen 12 Monate, um Ihre Einwände gegenüber dem Vermieter vorzubringen. Falls Sie Fehler finden, sollten Sie diese immer schriftlich reklamieren und archivieren, damit Sie bei einem Streit nachweisen können, dass Sie an der Abrechnung berechtigte Zweifel mitgeteilt haben.
Sie können den Vermieter auch um Belege bitten, wenn Sie selbst prüfen wollen, ob alle Beträge korrekt aufgeführt sind. Sind Ihre Betriebskosten stark gestiegen, fordern Sie vom Vermieter eine Erklärung an, was der Grund für diesen Anstieg ist. Holen Sie sich zusätzlich vom Mieterverein einen Betriebskostenspiegel aus Ihrer Region, um die Zahlen Ihres Vermieters mit den Durchschnittswerten anderer Mieter aus der Gegend zu vergleichen.
Betriebskosten nur unter Vorbehalt zahlen
Wenn der Vermieter eine rasche Erstattung der Betriebskosten bzw. auch eine Nachzahlung für einen bestimmten Termin verlangt, sollten Sie seine Zahlungsbedingungen einhalten. Allerding kann Ihnen hier ein kleiner Trick weiter helfen, um mögliche nachträglichen Einsprüche noch geltend machen zu können.
Überweisen Sie den Betrag der Betriebskosten / Nachzahlung und schreiben Sie in den Betreff der Überweisung, dass Sie die Zahlung nur unter Vorbehalt ausführen. Würden Sie die Zahlung ohne diesen Vermerkt leisten, sieht das so aus, als haben Sie die Abrechnung anerkannt. Das macht einen späteren Einspruch schwierig bis unmöglich.
Wurde eine Zahlung jedoch nur unter Vorbehalt geleistet, deuten Sie damit schon an, dass Einsprüche noch kommen können. Sprich – sie halten sich so die vollen zwölf Monate Einspruchzeit frei.
Einspruch höflich und sachlich erheben
Falls Sie Fehler in Ihrer Betriebskostenabrechnung gefunden haben, ist es wichtig, diese möglichst höflich und sachlich mit ihrem Vermieter zu besprechen.
Viele Menschen werden bei falschen Abrechnungen emotional und reagieren demgemäß etwas bitter auf eine vermeintliche Abzocke. Doch am Ende will man das gute Verhältnis mit seinem Vermieter wahren und sich nicht mit ihm vor Gericht streiten müssen.
Manchmal geschehen Fehler nicht aus Böswilligkeit, sondern sind eben einfach Rechenfehler. Bringen Sie ihre Fakten also möglichst sachlich und freundlich vor. Dies ist der Beste Weg Unstimmigkeiten ohne negative Emotionen aus dem Weg zu räumen.
Damit bin ich mit meinen Tipps am Ende und hoffe Ihnen die wichtigsten Kriterien zur Prüfung einer Betriebskostenabrechnung verständlich erläutert zu haben.
Viel Erfolg beim Prüfen Ihrer Betriebskostenabrechnung!
