Checkliste Betriebskosten: Wie prüfe ich meine Betriebskostenabrechnung?

Jede zweite Betriebskostenabrechnung in Deutschland ist falsch. Dies ist das Ergebnis stichprobenartiger Untersuchungen von Mietervereinen. Immer wieder stoßen Experten bei der Überprüfung von Abrechnungen auf haarsträubende Fehler und üble Tricksereien.

Unsere Checkliste soll Ihnen dabei helfen stichprobenartig zu überprüfen, ob Sie eine korrekte Abrechnung bekommen haben. Da das deutsche Mietrecht sehr umfangreich ist, können wir in diesem Artikel nicht alle Details behandeln. Daher haben wir uns auf Aspekte beschränkt, die jeder leicht nachprüfen kann bzw. die häufig falsch abgerechnet werden.

Gehen Sie anhand dieser Checkliste Ihre Betriebskostenabrechnung durch und prüfen Sie sie auf formale und inhaltliche Fehler.

Falls Sie mögliche Fehler entdecken, können Sie Ihre Abrechnung sicherheitshalber nochmals von einem ortsansässigen Mieterverein prüfen lassen. Um die Prüfung beim Mieterverein zu beschleunigen, können Sie schon mal die Punkte notieren, die laut der unten genannten Checkliste nicht erfüllt sind. So sparen Sie Zeit und können oft sehr schnell ermitteln, ob die Betriebskostenabrechnung überhaupt gültig sein kann.

Auf jeden Fall gilt: Begleichen Sie nicht vorschnell Forderungen Ihres Vermieters, auf die er rechtlich keinen Anspruch hat. Oftmals können Sie mit einer kritischen Überprüfung unnötige Ausgaben vermeiden und Ihren Geldbeutel schonen.

Checkliste Betriebskostenabrechnung: Ist meine Abrechnung korrekt?

1. Prüfen Sie Abrechnungsfristen und Abrechnungszeitraum

Die Betriebskostenabrechnung darf nicht zu spät kommen und muss bis spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum bei Ihnen vorliegen. Beispiel: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2009 (bis 31.12) so muss die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 31.12.2010 bei Ihnen vorliegen - sonst ist sie ungültig.

Der Abrechnungszeitraum darf nur ein Jahr betragen und die aufgeführten Kosten müssen ebenfalls in den Abrechungszeitraum fallen, damit der Vermieter sie anrechnen darf.

2. Prüfen Sie, ob die einzelnen Posten überhaupt berechnet werden dürfen

Welche Posten abgerechnet werden dürfen, müssen im Mietvertrag vereinbart sein. Dort kann der Vermieter einzeln auflisten, welche Betriebskosten er auf den Mieter umlegen will. Außerdem hat der Vermieter die Möglichkeit auf die Betriebskostenverordnung zu verweisen.

Laut der Betriebskostenverordnung können folgende Posten in der Betriebskostenabrechnung auftauchen:

• Heizung
• Warmwasser
• Entwässerung
• verbundene Versorgung (Heizung und Wassererwärmung durch eine zentrale Anlage)
• Gartenpflege
• Fahrstuhl
• Hausmeister/Hauswart
• Wasserversorgung
• Wäsche
• Straßenreinigung/Müllbeseitigung
• Reinigung/Ungezieferbekämpfung
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger
• Kabel/Antenne
• Grundsteuer
• Kabel/Antenne
• Versicherungen
• sonstige Kosten

Was sind "sonstige Kosten"?

Hier dürfen nur Kosten für Dienste umgelegt werden, die im Mietvertrag als "sonstige Kosten" genannt sind. Tauchen hier Kosten für Dienstleistungen auf (z. B. eine Dachrinnenreinigung), die im Mietvertrag nicht genannt sind, müssen Sie diesen Posten nicht bezahlen.

3. Ist die Betriebskostenabrechnung verständlich und korrekt?

Eine Betriebskostenabrechnung muss verständlich und nachvollziehbar ausgestellt werden. Tauchen hier unverständliche Posten auf oder kann man die Abrechnung als Ganzes nicht nachvollziehen, ist das ein sehr starkes Indiz dafür, dass sie ungültig ist. Hier können Sie eine verständliche Erklärung des Vermieters fordern.

Weiterhin können Sie die Abrechnung auf Rechenfehler prüfen. Sind die Rechenschritte korrekt oder haben sich Zahlendreher eingeschlichen? Rechenfehler sind auf jeden Fall ungültig und müssen korrigiert werden.

Außerdem können Sie prüfen, ob der Vermieter bei den einzelnen Posten den "Grundsatz der Wirtschaftlichkeit" eingehalten hat. Sind die Kosten für einzelne Posten maßlos überhöht, so kann man deren Gültigkeit ebenfalls anzweifeln.

Der Vermieter muss zudem bei jedem Posten die Gesamtkosten des Hauses angeben - bzw. den Anteil der Kosten, den er auf Sie als Mieter umlegt. Ihr Anteil an den Gesamtkosten ist entweder im Mietvertrag festgelegt worden oder - falls dort nichts steht - ist Ihre Wohnfläche ein Maßstab für Ihren Anteil.

Beispiel: Ist die gesamte vermietete Wohnfläche beispielsweise 300 Quadratmeter und Ihre Wohnung hat 60 Quadratmeter, so kann der Vermieter hier nur umgerechnet 20% der Betriebskosten auf Sie umlegen. (60 Quadratmeter entsprechen 20% der Gesamtwohnfläche).

Dieser "Verteilerschlüssel" muss in der Betriebskostenabrechnung auf jeden Fall genannt und erläutert werden. Zusätzlich können Sie hier prüfen, ob die Flächenangabe Ihrer Wohnung und die aufgeführte Bewohneranzahl stimmen. Hier kann man auch beispielsweise nachsehen, ob der Vermieter Kosten für leer stehende Wohnungen selbst übernommen hat.

Leer stehende Wohnungen sind das Problem des Vermieters und die dafür anfallenden Kosten dürfen nicht "automatisch" auf den Rest der Mieter übertragen werden.

4. Der Trick mit den Gesamtheizkosten

Häufig geben Vermieter nur die Gesamtheizkosten eines Hauses an - dies ist nicht korrekt. Der Vermieter muss in jedem Fall auch den Gesamtverbrauch (z. B. in Litern bei Heizöl) mit angeben - sonst ist die Abrechnung falsch und muss nicht beglichen werden.

Wenn Sie ihm diesen Fehler melden, darf er die Zahlen jedoch noch innerhalb des Abrechnungszeitraums korrigieren.

Was kann ich tun, wenn die Betriebskostenabrechnung falsch ist?

Die wenigsten Mieter sind rechtliche Experten in puncto Betriebskostenabrechnung. Daher sollten Sie Ihre Kritikpunkte - die Sie beispielsweise mit unserer Checkliste ermittelt haben - auf jeden Fall durch Ihren ortsansässigen Mieterverein prüfen bzw. bestätigen lassen. Wenn Ihre Vermutungen so bestätigt werden, wissen Sie am Ende wenigstens genau, was Sie wirklich zahlen müssen und was nicht.

Auf jeden Fall haben Sie eine Menge Zeit, denn der Gesetzgeber gewährt Ihnen 12 Monate, um Ihre Einwände gegenüber dem Vermieter vorzubringen. Falls Sie Fehler finden, sollten Sie diese immer schriftlich reklamieren und archivieren, damit Sie bei einem Streit nachweisen können, dass Sie an der Abrechnung berechtigte Zweifel kundgetan haben.

Sie können den Vermieter auch um Belege bitten, wenn Sie selbst prüfen wollen, ob alle Beträge korrekt aufgeführt sind. Sind Ihre Betriebskosten stark gestiegen, fordern Sie vom Vermieter eine Erklärung an, was der Grund für diesen Anstieg ist. Holen Sie sich zusätzlich vom Mieterverein einen Betriebskostenspiegel aus Ihrer Region, um die Zahlen Ihres Vermieters mit den Durchschnittswerten anderer Mieter aus der Gegend zu vergleichen.

Damit bin ich mit meinen Tipps am Ende und hoffe Ihnen die wichtigsten Kriterien zur Prüfung einer Betriebskostenabrechnung verständlich erklärt zu haben.

Viel Erfolg beim Prüfen Ihrer Betriebskostenabrechnung!