Viele IT-Projekte scheitern bereits in der Startphase. Meist sind die Gründe dafür eine fehlende bzw. eine ungenaue Definition der Projektziele, ein aggressiver Terminplan und das fehlende Risikomanagement. In diesem Artikel wird eine bewährte Formel – SMART A – vorgestellt, die Ihnen helfen kann, Projekte erfolgreich zu realisieren.
Zielplanung: Wo wollen wir überhaupt hin?
Es gibt bestimmte Projekte, bei denen die Definition eines Ziels relativ einfach zu machen ist – beispielsweise, wenn ein materielles Objekt (wie eine Brücke) gebaut werden soll. Hier könnte man sagen: „Baue eine Brücke über „Was auch immer“ und diese Brücke soll für Fußgänger oder Eisenbahnen geeignet sein.“
In der IT sind Zieldefinitionen etwas schwieriger. Ein Projekt darf nie Selbstzweck sein. Am Ende muss immer ein messbarer Nutzen für den Kunden entstehen. Dieser strategische Nutzen ist selten identisch mit der Zieldefinition, die ein Projekt benötigt.
Strategische Nutzen wie „Steigerung der Kundenzufriedenheit um 25%“ sind für den Unternehmenserfolg bezüglich der Kunden wichtig. Für ein Projekt bedeutet dieser „Nutzen“ aber eine Zielvorgabe und muss als Prozess verstanden werden.
Eine Zielvorgabe, die in einen Prozess mündet, können Sie als Projektmanager kaum zur Abnahme bringen. Es entzieht sich der Kontrolle des Projekts, ob z.B. die Kundenzufriedenheit um 25% steigt. Ausnahme: Das Projekt ist ein Umstrukturierungsprojekt der Organisation mit Schulungsauftrag, beispielsweise zur Straffung der Prozesse.
Hier stellt sich immer die Frage, welche Ergebnisse kann der Projektmanager aus dem Projekt heraus steuern. Speziell für IT-Projekte ist eine klare Abgrenzung notwendig. Die IT stellt Infrastruktur und Software für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Kunden sind in diesem Sinne also die User eines Unternehmens, die mit dieser Infrastruktur und Software arbeiten.
Die Beeinflussung der Kunden eines Unternehmens liegt meist außerhalb der IT. Ausnahmen sind jene Unternehmen, bei denen der Kunde in einer definierten Form direkten Zugang zur IT bekommt (Outsourcingunternehmen, Webhostingunternehmen, Webshops etc.). Es ist aber auch hier nicht zielführend, einen Prozess als Zieldefinition zu akzeptieren, da die Frage der Abnahme in jedem Fall offenbleibt.
Ziele, Termine und Kosten
Die drei Key Performance Indizes (KPIs), an denen ein Projekt gemessen wird, sind Ziele, Termin und Kosten. Das berühmt-berüchtigte „magische Dreieck des Projektmanagements“ stellt sie in folgenden Zusammenhang:
Ich möchte hier die Ziele näher betrachten. Zu den Themen: Kosten, Termine und Risikomanagement wird es später weitere Artikel geben. Ziele für ein Projekt müssen nach der altbekannten Formel „SMART A“ definiert sein …:
- S = spezifisch,
- M = messbar,
- A = attraktiv,
- R = realistisch,
- T = terminiert und
- A = abgenommen!
Dies ist keine „Entweder-oder“ Auswahl von Kriterien, sondern immer eine Gesamtheit. Um diese Kriterien verständlich zu machen, werden wir uns im Folgenden die Punkte einzeln ansehen.
Was heißt „Spezifisch“?
Es ist Aufgabe des Projektmanagers, gemeinsam mit dem Kunden und dem Projektauftraggeber den strategischen Nutzen des Projekts in spezifische und damit kontrollierbare Ziele für die Endabnahme des Projekts umzuformulieren.
Nehmen wir als Beispiel eine Rechenzentrumsübersiedlung: Ist das Projekt abgeschlossen, wenn sich die Server im neuen Rechenzentrum befinden? Oder ist das Projekt abgeschlossen, wenn die übersiedelten Systeme wieder produktiv sind?
Der Kunde sagt Ihnen als Projektmanager, dass er die Server bis zum Termin X im neuen Rechenzentrum haben will. Er implizit, dass die Systeme auch voll funktionsfähig sein müssen. Er sagt es aber selten explizit, d.h. formuliert diesen Zusatz nicht unbedingt konkret. Ziehen Sie sich jetzt nicht auf den Standpunkt „Aus Erfahrung weiß ich das ja.“ zurück, sondern fragen Sie nach. Ihr Kunde kann nämlich ganz andere Vorstellungen vom Projektziel haben, als Sie selbst.
Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, diese Vorstellungen und Ziele des Kunden gemeinsam mit ihm herauszuarbeiten. Wie auch immer Sie die Zieldefinition durchführen, das Ergebnis muss in einer klaren Aufgabenstellung für das Projektteam münden.
Was heißt „Messbar“?
Eindeutige Messgrößen sind für ein Projekt wichtig. Gleichzeitig sind sie manchmal am schwersten zu definieren, z.B. wie die Fortschritte in Arbeitspaketen zu messen sind. Für diese Diskussion beschränken wir uns auf die Messgrößen für Ziele. Wie soll die Zielerreichung gemessen werden? Gehen Sie nicht davon aus, dass sich der Kunde bereits Gedanken darüber gemacht hat.
Nehmen wir das Beispiel der Rechenzentrumsübersiedlung: Ist das Projekt abgeschlossen, wenn sich 100% der Server betriebsbereit im neuen Rechenzentrum befinden? Oder ist das Projekt abgeschlossen, wenn für 100% der übersiedelten Systeme mindestens je ein Geschäftsfall positiv getestet worden ist? Können Sie aus dem Projekt heraus überhaupt 100% erreichen?
Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, die Ziele messbar zu machen, um eine Abnahme zu erreichen.
Was heißt „Attraktiv“?
Die Attraktivität eines Projekts steigert die Bereitschaft des Projektteams sein Bestes zu geben, um die Projektziele zu erreichen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil für das Teambuilding. Das Projektteam identifiziert sich leichter mit den Zielen und Herausforderungen, die das Projekt mit sich bringt.
Was heißt „Realistisch“?
Die Ziele des Projekts müssen erreichbar sein. Statistiken sprechen immer noch davon, dass nur 30% aller gestarteten Projekte erfolgreich sind, d.h. dass sie alle KPIs erreichen. Stellen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Projektteam die Frage, ob die gewünschten Ziele unter den gegebenen Bedingungen (Kosten und Termin) überhaupt realistisch erreichbar sind. Um wieder die Statistik zu zitieren, bei 70% aller gestarteten Projekte sind sie es nicht.
Was heißt „Terminiert“?
Bis wann muss das Ziel, müssen die Teilziele erreicht werden? Auch hier gilt es, realistisch zu planen. „Aggressive“ Terminvorgabe ist heute fast schon zum Standard geworden. Das Ergebnis ist, dass die Termine selten oder nur mit sehr hohem Aufwand (Kosten) erreicht werden können.
Planen Sie nicht mit Terminen! Erarbeiten Sie zuerst die Ziele und mit welchen Ressourcen diese Ziele erreicht werden können. Erst daraus ergeben sich Termine, die dem Projektalltag auch standhalten. Aber Sie müssen diese Termine auch kommunizieren. Speziell Ihrem Kunden und Projektauftraggeber müssen die Ergebnisse mitgeteilt werden.
Was heißt „Abgenommen“?
Ziel eines jeden Projekts ist eine erfolgreiche Abnahme durch den Kunden und dem Projektauftraggeber. Bereits im Projektstart muss definiert werden, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit das Projekt abgenommen wird. Eine mögliche Herangehensweise ist die Fragestellung: „Was muss erreicht werden, um wie und wann von wem abgenommen zu werden?“
Prinzipiell ist zwischen der Abnahme der Umsetzungsphase durch den Kunden (z.B. Rechenzentrum ist übersiedelt und die Dienste sind getestet worden) und der unternehmensinternen Abnahme des Projekts durch den Projektauftraggeber zu unterscheiden. Beachten Sie, dass eine Klärung der Abnahmekriterien in der Startphase zu einer weiteren Klärung der Projektziele führt.
Priorisierung der Projektziele
Ein letzter Punkt in der Definition der Projektziele ist die Priorisierung der drei Eckpunkte des magischen Dreiecks. Klären Sie mit dem Kunden und dem Projektauftraggeber, wie die Reihung von Kosten, Terminen und Zielen ist. Dies ist eine Aufgabe, die Sie aus dem Projekt nicht erarbeiten können, da dies die Rahmenbedingungen sind, die Ihnen vom Projektauftraggeber vorgegeben werden.
Speziell, wenn es in Ihrem Unternehmen kein ausgeprägtes Risikomanagement gibt, werden eintretende Risiken den geplanten Projektverlauf massiv verändern. Verfügen Sie über ein ausgeprägtes Risikomanagement, verändern eintretende Risiken zwar auch den Projektverlauf, aber Sie sind darauf vorbereitet und können entsprechend gegensteuern.
Zusammenfassung
Projektziele müssen bereits in der Startphase über die „SMART A“-Formel definiert werden. Nur so kann dem Projekt eine Richtung gegeben – und damit ein erfolgreicher Abschluss erreicht – werden. Deshalb noch einmal einige Schlüsselfragen zur „SMART A“-Formel:
- Spezifisch – Was ist zu erreichen?
- Messbar – Wie wird die Zielerreichung gemessen?
- Attraktiv – Sind die Projektaufgaben herausfordernd und zu bewältigen?
- Realistisch – Sind die Ziele realistisch erreichbar?
- Terminiert – Bis wann ist das Ziel zu erreichen?
- Abgenommen – Wie wird die Zielerreichung abgenommen?
Beraten Sie sich als Projektmanager mit Ihrem Kunden, welcher der drei Eckpunkte des magischen Dreiecks für Ihren Kunden unbedingt erreicht werden muss, wenn Risiken schlagend werden. Übrigens, Sie planen Ihr Projekt gemeinsam mit Ihrem Projektteam mit den entsprechenden Tools und leiten es zum Projekterfolg. Sie steuern Ihr Projekt mit dem Risikomanagement.
Abschließend noch eine Bemerkung: Die Herausforderung für jeden Projektmanager ist der Aufbau einer gleichberechtigte Kommunikation mit dem Kunden und den Vorgesetzten. Die Rolle des Projektmanagers hier ist die eines Unternehmers und Beraters für Kunden und Projektauftraggeber und nicht die eines Untergebenen.
Viel Erfolg beim Realisieren Ihres Projekts!
