Neun Strategien für ein erfolgreiches Projektmanagement

Wer Projekte erfolgreich leiten will, braucht zunächst einen Überblick über alle wichtigen Bereiche und Zusammenhänge, die koordiniert werden müssen. Das Schema der "neun Wissensfelder" ist ein allgemeines Diagramm, welches die grundlegenden Elemente einer erfolgreichen Projektplanung darstellt.

Projektmanagement selber machenViele Projekte scheitern an der Tatsache, dass einer dieser elementaren Punkte vergessen oder vernachlässigt wird. Ich habe die einzelnen Wissensfelder so weit verallgemeinert, dass sie auf jede Projektplanung - unabhängig von deren Komplexität oder Größe - angewendet werden können.

Die neun Wissensfelder eignen sich zum einen für eine konkrete Ziel-, Personal- und Kompetenzplanung eines bestimmten Projekts. Sie bilden ein Schema, anhand dessen Sie die konkreten Einzelschritte von der Planung, Durchführung und Abschluss organisieren können. Zum anderen eignet sich dieses Schema als Analyseinstrument, d. h. Sie können bereits bestehende Projekte prüfen, ob alle relevanten Punkte berücksichtigt wurden oder ob Sie wichtige Kernpunkte vergessen haben.

Zur Übersicht zunächst das Diagramm mit den Kernbegriffen. Im Anschluss werde ich noch auf die konkrete Bedeutung der einzelnen Erfolgskriterien eingehen.

1. Planung und Koordination 4. Kostenmanagement 7. Kommunikations-Management
2. Ergebnisorientierung 5. Qualitätskontrolle 8. Risikomanagement
3. Terminmanagement 6. Personalkompetenz - Teamentwicklung 9. Kooperation und Setting

1. Planung und Koordination

Eine gute Planung beinhaltet eine operationale Zielbeschreibung (Sollzustand bzw. Endzustand des Projekts), die man in Richtziele, Grobziele und Feinziele des Projekts (bzw. aller relevanten Teilbereiche) unterteilen kann. Das Richtziel formuliert die strategische Ausrichtung des Projekts - es stellt die allgemeinste Zielbeschreibung des Projektziels dar. In den Grobzielen werden für die neun Bereiche die wichtigsten Hauptkriterien festgelegt, die in den Feinzielen nochmals in konkret wahrnehmbare (operational formulierte) Zielbeschreibungen münden. Außerdem findet man in der Zielplanung folgende drei Eckpunkte vor:

  • Istzustand
  • Weg oder Methode (Durchführung)
  • Sollzustand (Projektziel).

Ein Projekt zu koordinieren bedeutet in diesem Zusammenhang:

  • Überblick über alle Teilbereiche behalten/erzeugen
  • Integration aller Teilbereiche
  • Überarbeitung der Zielvorgaben und Methoden
  • Verteilung der Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse
  • Organisation der Kommunikation.

Damit haben wir hier den klassischen Verantwortungsbereich eines Projektleiters skizziert.

2. Ergebnisorientierung

Hier soll sichergestellt werden, dass ein Projekt auch Ergebnisse erzielt - also konkrete Fortschritte macht. Es geht darum im Blick zu behalten, ob ein Team zielorientiert arbeitet - konkrete Ergebnisse oder Erfolge erzielt. Ein Winner-Team erzeugt Ergebnisse bzw. Fortschritte bei der Planung und Ausführung eines Projekts, während Loser-Teams Probleme sehen, Verantwortung abschieben, Kompetenzprobleme kommunizieren oder wie Beamte lediglich zeitorientiert arbeiten, statt sich an Ergebnissen zu orientieren (die Arbeit ist fertig, wenn das Ziel erreicht ist).

Typische Fragen für eine ziel- oder ergebnisorientierte Planung:

  • Sind die Ziele ergebnisorientiert (operational) geplant?
  • Stimmen die Ergebnisse mit den Zielen überein? (Kriterien der Qualitätskontrolle müssen formuliert und überprüft werden)
  • Reicht der Output (Qualität und Quantität) der Ergebnisse für den Erfolg aus? (Hochrechnung des bisherigen Projektfortschritts)
  • Arbeiten die Teammitglieder ergebnis- oder problemorientiert bzw. miteinander oder gegeneinander?

3. Terminmanagement

Projektmanagement KriterienEin Ziel ohne einen konkreten Termin ist kein Ziel! Erst an der konkreten Terminierung jedes Feinziels kann man die Brauchbarkeit einer Projektplanung ablesen bzw. Fortschritte in der Durchführung bewerten. Die Vorgabe ist hierbei, dass alle Zielvorgaben eines Projekts mit Terminen versehen sind.

Die Aufgabe eines Terminmanagements ist, Terminverschiebungen aller Teilbereiche im Gesamtplan des Projekts zu koordinieren, aktualisieren und integrieren (anpassen). Da es bei Projektplanungen immer wieder zu Terminverschiebungen kommt, muss die zeitliche Gesamtkoordination der Teilbereiche immer wieder aktualisiert werden, damit alle notwendigen Ressourcen zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Außerdem obliegt dem Terminmanagement die zeitliche Überprüfung der Meilensteine (milestones), d. h., es wird überprüft, ob Ergebnisse termingerecht erzielt werden.

4. Kostenmanagement

Beim Kostenmanagement wird die finanzielle Planung des Projektes vorgenommen. Hier werden Investitionen, Einnahmen und Ausgaben des Projekts geplant, zugewiesen und verwaltet. Es zielt auf die Budgeteinhaltung ab, wofür der Kostenverlauf zu erfassen ist. Das Kostenmanagement stellt Kriterien dafür auf, ob sich das Projekt finanziell erfolgreich entwickelt - ob sich Kosten-Nutzen-Verhältnisse wie intendiert entwickeln.

Tipp: Um ein Kostenmanagement effektiv zu planen, können fertige Software-Pakete, die den eigenen Anforderungen gut entsprechen, sehr hilfreich sein. So finden Sie beispielsweise im Online Shop von Lexware Softwarepakete in den Bereichen ...

  • Buchhaltung
  • Vereine,
  • Handwerker,
  • Einzelhandel,
  • Lohn und Gehalt für das Personal etc.

... für eine Menge vorgefertigter Softwarelösungen, die Ihnen eine Planung wesentlich erleichtern können. So spart man sich eventuell die Arbeit, komplizierte und fehleranfällige Excel-Tabellen selbst entwerfen zu müssen.

5. Qualitätskontrolle

Der Wissensbereich der Qualitätskontrolle hat die Aufgabe, den Fortschritt des Projekts bzw. dessen Durchführung zu kontrollieren. Daraus resultieren Erkenntnisse über Abweichungen in der Planung, Vorschläge, die Planung und deren Vorgaben zu aktualisieren. Zudem wird hier eine Berichterstattung über den Projektverlauf angefertigt und Korrekturmaßnahmen ermittelt.

Die Qualitätskontrolle stellt für die anderen 8 Wissensfelder Prüfungskriterien auf, anhand derer ermittelt werden soll, ob diese erfolgreich zusammenarbeiten. Sie sucht aktiv nach Mängeln und Lösungsmöglichkeiten bzgl. der Ziele und Methoden in den anderen Wissensfeldern, sammelt die Ergebnisse, Fragen und Unklarheiten aller Teilbereiche für die Projekt-Besprechung.

6. Personalkompetenz - Teamentwicklung

Projektmanagement TippsDie Personalkompetenz und Teamentwicklung kann grob an drei Hauptbereichen ermittelt werden:

  • Sozialkompetenz: Hier wird nach der Fähigkeit der Teammitglieder gefragt, den Beziehungsaspekt untereinander zu klären (- Teamfähigkeit)
  • Führungskompetenz: Sie bezeichnet die Fähigkeit zur Integration und Orientierung der Teammitglieder (Kennzeichen einer positiven Teamentwicklung wären: neue Ideen (Kreativität), positive Motivation/Engagement, eindeutige Verantwortung, klare Arbeitsfelder, ergebnisorientiertes Arbeiten).
  • Fachkompetenz: Sie definiert den Sachaspekt in der Kommunikation - oder genauer - die Fähigkeit das Projekt sachlich nach innen und außen überzeugend vertreten zu können.

Unter letzterem Punkt wird auch die Schulung der Teammitglieder für ihren Fachbereich behandelt. Hier soll überprüft werden, ob jedes Teammitglied ausreichend Kompetenzen zur Teamarbeit mitbringt bzw. ob genug fachliche Kompetenz vorhanden ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

7. Kommunikationsmanagement

Das Kommunikationsmanagement ist sehr häufig der wichtigste Schlüssel zum Gelingen (bzw. Misslingen) eines Projekts. Allein die Organisation und Durchführung einer gut strukturierten Projektbesprechung - ein funktionierender Informationsaustausch usw. - nimmt häufig bis zu 50% der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein. Hier ist vor allem wichtig zu prüfen, ob der Informationsfluss aus den Wissensfeldern allen Projektmitgliedern zur Verfügung steht. Das Kommunikationsmanagement sucht aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten im Kommunikationsfluss.

8. Risikomanagement

Projektspezifisches Risikomanagement beinhaltet Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte.

9. Kooperation und Setting

Es kann in zwei grundlegende Bereiche gegliedert werden:

a) Organisation der Zusammenarbeit mit Partnern, Helfern, Gleichgesinnten, Sympathisanten, Zulieferfirmen
b) Organisation von äußeren Ressourcen (= Hardware z. B. Veranstaltungsort, Ambiente, Einrichtung, Materialien)

Wenn Sie alle neun Wissensfelder bei der Planung und Durchführung Ihres Projektes berücksichtigen bzw. berücksichtigt haben, hat Ihr Projekt eine gute Chance, erfolgreich und zielorientiert durchgeführt zu werden. Aber auch die beste Planung ersetzt kein gutes Team und deren Kompetenz.

Viel Erfolg!

16.08.2016 © seit 11.2005 Aris Rommel  

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