In diesem Artikel stellt Ihnen Dr.-Ing. Hans-Otto Jochem die 10 Gebote für eine erfolgreiche Organisation vor. Er selbst arbeitete lange Jahre erfolgreich als Geschäftsführer, Management Consultant und Vorstandsvorsitzender für zahlreiche Firmen. Prüfen Sie anhand seiner Kriterien, ob Sie die Organisation in Ihrem Unternehmen weiter verbessern können.
Dr.-Ing. Hans-Otto Jochem wurde 1932 in Lutzerath – Kreis Cochem/Mosel – geboren. Im Jahre 1956 bekam er sein erstes Diplom für das Thema „Allgemeiner Maschinenbau“ von der T.H.Karlsruhe und erhielt im gleichen Jahr den Redtenbacher-Preis für das beste Diplom.
Vier Jahre später erlangte er seinen Doktorgrad – „Über den Einfluss der Radial-Strömung bei der Berechnung von Propellern“ und arbeitete lange Jahre erfolgreich als Geschäftsführer, Management Consultant und Vorstandsvorsitzender für zahlreiche Firmen.
In diesem Artikel wird er Ihnen aus seiner langjähriger Erfahrung „10 Gebote für eine erfolgreiche Organisation“ vorstellen. Prüfen Sie anhand seiner Anregungen, ob auch Sie die Organisation Ihres Unternehmens noch weiter verbessern können.
10 Gebote für eine erfolgreiche Organisation
Das Unternehmen lebt nicht von Bürokratie, aber jeder muß wissen, wer sein Chef ist!
- Keine Matrix – Organisationen wegen doppelter Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Konflikte sind vorprogrammiert. Jeder muss wissen, wer sein Chef ist.
Je größer Ihr Unternehmen, umso schwieriger ist die Organisation. Dennoch darf sie nicht in maßlose Bürokratie ausufern. Wissen Sie, dass in Deutschland auf jeden produktiv Arbeitenden mehr als ein Verwalter kommt?
In jedem Fall muss die Organisation klar und einfach sein. Ganz schlimm sind Doppelverantwortlichkeiten. Ich habe sogar dreifache , aber auch völlig fehlende kennen gelernt. Jeder muss wissen, welches seine Aufgabe ist. Das ist gar nicht so selbstverständlich. Hier hilft nur eine genaue Arbeitsplatzbeschreibung mit definierter Zielsetzung.
Organisation nicht ständig ändern. Viel produktive Zeit wird durch Diskussionen und womöglich noch Umzüge vergeudet.
Viele Unternehmensleiter glauben, durch ständige Änderung der Organisation zeigen zu müssen, wie hart Sie arbeiten. In Wirklichkeit beweist es ihre Unsicherheit, die sich auf die Mitarbeiter überträgt.
Diese brauchen außerdem eine gewisse Zeit, um sich in neue Arbeitsverhältnisse einzugewöhnen, bis sie ihre Aufgaben wieder wirkungsvoll erfüllen können.- Mitarbeiter so motivieren, dass sich jeder in seinem Arbeitsbereich wie ein selbständiger Unternehmer fühlt. Dann denkt der Ingenieur auch an Kosten und der Kaufmann an Technik, von der das Unternehmen lebt, nicht von der Bürokratie.
Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, vom Hilfsarbeiter bis zum angestellten Manager, steht häufig vor dem Problem, eine Entscheidung zu treffen, die ihm schwer fällt. In solchen Situationen habe ich mich immer gefragt: ”was würdest du tun, wenn das Unternehmen dir gehörte?” Und siehe da, plötzlich war alles ganz einfach! Sie werden Wunder erleben, wie Techniker dann darauf verzichten, ihre Konstruktionen zu vergolden, und Verkäufer unterwegs freiwillig nicht mehr in die teuersten Hotels und Restaurants gehen.
- Jeder muss seinem Chef sagen dürfen, was er im Unternehmen für unsinnig hält. Der Chef sollte nachdenklich werden, ob was dran ist.
Auf den unteren Treppenstufen Ihrer Karriere haben Sie sich bestimmt manchmal über vermeintliche Missstände geärgert. Das bringt Sand ins Getriebe. Jeder Mitarbeiter muss sich darüber Luft machen können, aber nicht bei seinen Kollegen oder gar – noch schlimmer – bei Außenstehenden, sondern bei seinem Chef. Dieser muss zuhören, ohne auszurasten.
Dann hat er die Wahl, den Missstand zu beheben oder dem Mitarbeiter den Grund für die kritisierten Maßnahmen zu erklären. Jeder sollte wissen, welchen schlechten Eindruck er hinterlässt, wenn er bei Fremden, vor allem Kunden über die eigene Firma schimpft. Solche Menschen habe ich gefragt: “Warum arbeiten Sie denn für diese Firma?”
Querdenker fördern! Sie können Staub aufwirbeln und verkrustete Strukturen lösen.
In einer Bundestagsdebatte hörte ich einmal endlose Reden darüber, mit wie viel Geld man eine vom Konkurs bedrohte Firma unterstützen müsse, damit sie überlebt. Von den zahlreichen Rednern sagte nur einer – ein mittelständischer Unternehmer – mit Geld allein sei es nicht getan. Das Management müsse Ideen für eine bessere Unternehmensstrategie haben. Dieser Einwurf fand keine Beachtung.
Ideen für Weiterentwicklung der Produkte, neue Produkte, Aktivierung des Verkaufs und Verbesserung der Unternehmensstruktur bekommen Sie bestimmt, wenn Sie ungestört nachdenken. Aber seien Sie aufgeschlossen, auch Ideen anderer anzuhören, aufzugreifen und in Ihre Überlegungen einzubeziehen! Warum sollten Sie auf dieses enorme Potenzial verzichten?
- Controlling und Revision sind Krücken für die Geschäftsleitung, nie diese selbst.
Ohne diese geht es nicht. Das Controlling liefert Ihnen Kennziffern zur Beurteilung des Unternehmens, und die Revision hilft Betrügereien zu verhindern. Aber Sie dürfen niemals denken, damit wäre das Nötigste getan. Das führt zu der mit Recht berüchtigten Nabelschau, durch die der Blick für den Markt und den Kunden verloren geht. Siehe oben.
- Nicht nur Mitarbeiterbesprechungen abhalten, sondern Mitarbeiter regelmäßig am Arbeitsplatz besuchen und auf eventuelle Probleme ansprechen. Wer länger als 10 Stunden täglich am Arbeitsplatz verbringt, ist überfordert oder das Unternehmen ist schlecht organisiert.
Gehen Sie manchmal zum Arbeitsplatz eines Mitarbeiters, vor allem auch nach Ende der offiziellen Arbeitszeit. Fragen Sie danach, womit er im Augenblick beschäftigt ist. Sie werden Überraschungen erleben. Einmal trug einer Daten aus dem Computer von Hand in ein vor Jahren erfundenes, längst nicht mehr benötigtes Betriebsbuch. Für diese Arbeit musste er unzählige Überstunden leisten.
Ein anderer wollte nicht nach Hause, weil er privaten Ärger hatte. Fragen Sie ihn nach seinen Problemen. Ihr Interesse wird sich lohnen.
- Kosten senken beginnt bei der Konstruktion, nicht beim Einkauf und den Spesen. Permanente Wertanalyse ernst nehmen!
Gehen Sie regelmäßig in die Konstruktionsabteilung. Fragen sie den Konstrukteur zum Beispiel, ob das Blech so dick sein muss oder ein Detail so kompliziert. Haben Sie keine Furcht, sich durch dumme Fragen zu blamieren. Der Konstrukteur weiß, dass Sie kein Spezialist sein können. Er wird über Ihr Interesse erfreut sein. Oft führen gerade dumme Fragen von Nichtspezialisten zu besseren Lösungen.
Auf diese Art habe ich gelegentlich herausgefunden, dass zwei Konstrukteure in demselben Großraumbüro an exakt derselben Konstruktion – aber für einen anderen Zweck – arbeiteten, ohne voneinander zu wissen!
Schicken Sie die Konstrukteure regelmäßig auch in die Werkstatt und auf die Baustelle! Dort werden sie sehen, was an ihren Konstruktionen verbessert werden muss. Leider kommt es immer wieder vor, dass auf Baustellen schlechte Konstruktionen mit hohen Kosten verändert werden müssen, ohne dass der Konstrukteur es erfährt. Dieser macht dann dieselben Fehler immer wieder. Ich habe Konstrukteure angetroffen, die seit 12 Jahren ihre Arbeiten nicht mehr in der Anwendung gesehen haben.
Angebote sortieren. Angebote zur Orientierung schätzen, zur Planung auf Basis alter Angebote hochrechnen, zur Investition – jetzt wird es ernst – präzise mit Angeboten von Unterlieferanten kalkulieren.
Oft will die Verkaufsabteilung kein Angebot erstellen, weil die Ausarbeitung sehr teuer und die Aussicht auf einen Auftrag gering ist. Wenn Sie denken, es lohnt sich nicht, verständigen Sie in jedem Fall den Kunden, um ihn nicht zu verärgern. Vielleicht können Sie ihn dazu bewegen, sich über einen Engineering-Auftrag an den Angebotskosten zu beteiligen.
- Wenn der Auftrag an Wettbewerb geht, Gründe ehrlich erforschen! Nie denken, mit dem Preis oder der miesen Technik wird sich der Wettbewerb ruinieren; dieser fromme Wunsch geht so gut wie nie in Erfüllung.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass wiederholt totgesagte Wettbewerber sich über Jahrzehnte sehr gut gehalten haben. Der Wunsch darf nicht der Vater des Gedanken sein. Überlegen Sie vielmehr, was Sie beim nächsten Mal besser machen müssen, um den Auftrag zu erhalten.
Viel Erfolg beim Organisieren!
