Büroprozesse optimieren: "Lean Thinking Guide" für eine bessere Büroorganisation im Neuen Jahr

Teaser: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit dem Erfolgskonzept Lean Thinking „Verschwendungen“ in Ihrem Büro aufdecken und Ihre Büroorganisation optimieren können. Schaffen Sie sich Ihre Neujahrsvorsätze fürs Büro und starten Sie mit Ihren Mitarbeitern top-organisiert ins Neue Jahr!

Lean Management Büroorganisation BüroarbeitenDer Begriff „Lean Thinking“ wurde von der Autoindustrie geprägt. Mit „schlanker“ Produktion sollten die Produktionsabläufe so effizient wie möglich gestaltet werden und die Verschwendung von jeglichen Ressourcen sowie Überproduktion auf ein Minimum reduziert werden. Gleichzeitig wurde die Wertschöpfung zunehmend aus Sicht des Kunden herauskristallisiert.

Dieser sollte zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu einem angemessenen Preis genau das Auto vorfinden, das seinen Vorstellungen entspricht. Der Produktionsprozess unterlag ständiger Verbesserung und war sogar so erfolgreich, dass die Denkweise der „Lean Production“ als „Lean Management“ auch über die Autoindustrie hinaus Anklang fand.

Damit Sie top-organisiert mit Bürovorsätzen ins Neue Jahr starten und mehr Energie für Ihre Prioritäten zur Verfügung haben, finden Sie hier die sieben Schritte des Lean Thinking für Ihre Büroorganisation!

Lean Thinking und Büroorganisation

In der alltäglichen Büroorganisation tritt eine Vielzahl an Verschwendungen auf. Genau wie der Handwerker mit der Suche nach Werkzeugen Zeit verschwendet, suchen Sie im Büroalltag vielleicht des Öfteren nach Notizen oder Schreibutensilien. Und analog zu der Überproduktion eines Autos, das keinen Abnehmer findet, werden in Ihrem Büro unter Umständen Reports erstellt, die niemand liest.

Die Folge: Wertvolle Zeit, die Ihre Mitarbeiter auch in produktive bzw. erlösbringende Aktivitäten investieren könnten, geht verloren. Das Fraunhofer Institut fand gemeinsam mit dem Kaizen Institut heraus, dass der Verschwendungsanteil in Unternehmen bei 32 Prozent liegt, wovon über die Hälfte auf suboptimales Prozessdesign zurückzuführen ist.

Unter Betrachtung der Gesichtspunkte des Lean Thinking sind dies die „sieben Büro-Verschwendungen“, die Sie in Ihren Neujahrsvorsätzen für eine bessere Büroorganisation unbedingt berücksichtigen sollten:

1. Stoppen Sie Informationsüberfluss

Ist Ihr Verteiler so konfiguriert, dass Büromitarbeiter unnötig mit E-Mails überschüttet werden? Hier zeigt sich nur eine von vielen Stellen, wo Sie verhindern können, dass Sie und Ihre Mitarbeiter mit überflüssigen Reizen belastet werden.

Dies ist wichtig, weil selbst irrelevante Informationen verarbeitet werden müssen und eine Verschwendung darstellen, da sie uns von wesentlichen Aufgaben ablenken. Bedenken Sie, Multitasking ist eine Falle und verursacht Fehler und längere Bearbeitungszeiten!

2. Unnötigen Informationstransport verhindern

Hierzu zählt unter anderem die Mehrfachablage von Dokumenten. Bedenken Sie außerdem, dass Transport Zeit kostet und Prozesse komplexer macht. Wie können Sie den Informationstransport in Ihrem Büro vereinfachen?

3. Verkürzen Sie Wege und Suchvorgänge

Büroorganisation Büroablage organisierenLange Wege sind zum einen dann eine Verschwendung, wenn Mitarbeiter, die häufig miteinander kommunizieren, dafür mehrere Gänge passieren müssen. Nehmen Sie sich deshalb die Produktionsstätten der Automobilindustrie zum Vorbild und verbessern Sie die räumliche Anordnung in Ihrem Büro!

Zum anderen ergeben sich lange Wege durch chaotische Ablagesysteme und Dateiverzeichnisse, wodurch Ihre Mitarbeiter Zeit mit Suchvorgängen verschwenden. Verschiedene Studien haben sogar gezeigt, dass die Deutschen einen alarmierenden Anteil Ihrer Arbeitszeit mit Suchen verbringen.

Entwickeln Sie für 2013 Ihr eigenes System für eine „suchfreie“ Büroorganisation und schaffen Sie ein einheitliches Ablagesystem!

4. Vermeiden Sie Wartezeiten

Wartezeiten treten zum Beispiel dann auf, wenn Ihre Mitarbeiter auf eine Autorisierung oder die Bereitstellung von Dokumenten warten müssen. Machen Sie sich zum Vorsatz, diese Engpässe zu lokalisieren, um sie im Neuen Jahr zu umgehen!

5. Vergeben Sie nie wieder sinnlose Tätigkeiten

Sinnlose Tätigkeiten finden nicht nur statt, wenn Büromitarbeiter nicht beschäftigt sind, sondern immer dann, wenn die Tätigkeit nicht auf den Wertstrom abgestimmt ist. Auch können Sie hier die Frage stellen: Ist es kosteneffizient, eine bestimmte Tätigkeit in die eigene Büroorganisation einzubetten oder sollte sie lieber an einen externen Dienstleister ausgelagert werden, um Erlöspotenziale freizusetzen?

Buchhaltung und eingehende Anrufe sind typische Aktivitäten ohne direkten Einfluss auf die Erlössteigerung, weshalb sie auch an Buchhaltungsfirmen bzw. Telefonsekretariate ausgelagert werden können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern 2013 also anspruchsvolle Tätigkeiten und kommunizieren Sie Ihnen den Zweck und die Bedeutung ihrer Aufgaben. So steigern Sie auch die Motivation!

6. Vernichten Sie nicht benötigte Bestände

Belasten Sie Ihre Mitarbeiter mit dem Verfassen zeitaufwendiger Berichte und mit dem Abheften von Dokumenten, die niemandem nützen? Enthält Ihr Desktop und das Aktenregal Informationen, auf die Sie niemals zugreifen? Überflüssige Schreibutensilien reihen sich den Beispielen nicht benötigter Bestände an. Auch hier gilt die klare Aussage des Lean Thinking: Eliminieren Sie, was Sie nicht unbedingt benötigen!

7. Schaffen Sie Klarheit

Fehler und Unklarheiten können zum Beispiel durch schlechte Kommunikation oder unleserliche Notizen entstehen. Überlegen Sie darum, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Büro verbessern können. Könnte Ihnen ein Task Management-Programm dabei helfen, Aufgaben unmissverständlich zu verteilen? Durch die Inanspruchnahme eines Telefonsekretariats, das Ihre Anrufe entgegennimmt, können Sie zudem Anrufinformationen und Gesprächsnotizen übersichtlich und fehlerfrei in der Anrufhistorie vorfinden. Hier ist Ihre Kreativität gefragt!

Mit Lean Thinking ins Neue Jahr: So verbessern Sie Ihre Büroorganisation

Bevor Sie die sieben Verschwendungen in Ihrer Büroorganisation identifizieren, sollten Sie sich genau über den Wertstrom in Ihrem Unternehmen klar werden, um die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient darauf abzustimmen. Mit dem Wertstrom und den sieben „Büroverschwendungen“ im Hinterkopf wird es Ihnen zunehmend leichter fallen, „verschwenderische“ Aktivitäten in Ihrer Büroorganisation zu entdecken und effiziente Standards zu entwickeln.

Auch Toyota musste die Verschwendung zunächst ausfindig machen und gelangte erst über Lernen und konsequente Verbesserung nach und nach zu einem standardisierten Modell, das heute die Grundlage des Erfolgs bildet. Beginnen Sie darum noch heute und planen Sie die ersten Schritte für Ihre Büroorganisation im Neuen Jahr! So bewahren nicht nur Sie und Ihre Mitarbeiter einen klaren Kopf, sondern auch Ihre Kunden werden die verbesserte Büroorganisation bemerken!

Dieser Artikel wurde Ihnen von "http://wwn.ebuero.de/" zur Verfügung gestellt!

Viel Erfolg beim effizienten Organisieren Ihres Büros!

15.04.2014 © seit 12.2012 Tamara Kraus  
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