Oftmals sind Forderungsausfälle auf simple Fehler im eigenen Haus zurückzuführen. Damit wird Ihre Firma zum Kreditgeber für diejenigen, die Ihre Waren oder Leistungen beziehen. Lösen Sie diese Probleme, indem Sie 11 einfache Grundregeln für ein erfolgreiches Forderungsmanagement beachten.
Viele Unternehmen räumen ihren Kunden Zahlungsziele ein und werden damit zum Kreditgeber für diejenigen, die ihre Waren oder Leistungen beziehen. Problematisch ist, dass sich diese Unternehmen nicht wie professionelle Kreditgeber verhalten.
Hinzu kommen weitere äußeren Einflüsse, wie die schlechte Zahlungsmoral und die akut zunehmenden Insolvenzen. Diese Veränderungen werden Sie erneut zu neuen ungewohnten Maßnahmen zwingen, um weitere Lösungsmöglichkeiten für die Realisierung Ihrer Forderungen zu finden.
11 Grundregeln des Forderungsmanagements
1. Richtiges Erfassen der Kundendaten
Bereits beim Auftragseingang und Vertragsabschluss sollte die genaue Firmierung oder der vollständige Name erfasst werden. Bei Namen wie z.B. „ Die Wäschetruhe", der "Pizza-Taxi" etc., also bei Einzelfirmen sollte unbedingt der gesetzliche Vertreter erfasst werden. Ist der Besteller auch berechtigt zu ordern?
2. Festlegen konsistenter Kreditrichtlinien
Legen Sie in Ihrem Unternehmen Regeln fest und bauen Sie eine Bonitätsprüfung auf. Informationen über den Vertragspartner sollten bereits bei Geschäftsanbahnung eingeholt werden, denn zu diesem Zeitpunkt sind potentielle Schuldner noch auskunftsfreudig.
3. Kunden zum Bezahlen motivieren (Skonto, Bankeinzug, etc.)
Bieten Sie Ihren Kunden Skonto oder auch den Bankeinzug an. Senden Sie auch gleich einen Überweisungsträger mit. Umso einfacher die Zahlungsmodalitäten sind, desto schneller auch der Zahlungseingang. Denken Sie an alle relevanten Daten: Rechnungsempfänger, Rechnungsbetrag und Zahlungsziel.
4. Rechnung sofort nach Erbringung der Leistung zustellen (ohne Verzögerung)
Wird die Rechnung erst Wochen später zugesandt, können Ihre Kunden sie häufig nicht mehr zuordnen und nutzen dies auch als Grund für eine Nichtzahlung.
5. Gut organisiertes und straffes Mahnwesen
Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge ganz genau überwacht werden. Mahnen Sie sofort nach Verstreichen des Zahlungsziels. Jeder Mahnlauf führt zu weiteren Zahlungseingängen und Liquidität.
6. Maximal drei Mahnungen
Drei Zahlungsaufforderungen sind völlig ausreichend. Diese können telefonisch, per Fax oder per Post erfolgen. Nummerieren Sie Ihre Mahnungen nicht durch, Bekommt jemand eine 1. Mahnung, suggerieren diese die 2. und 3. Mahnung. Besser man bleibt bei der Bennenung: Mahnung, letzte Mahnung, letzte außergerichtliche Mahnung, etc.
7. Rechtzeitiges Einschalten eines kompetenten Partners
Seien Sie konsequent und setzen Sie Ihre angedrohten Maßnahmen in die Tat um. Schalten Sie einen kompetenten Anbieter für Forderungsmanagement ein.
8. Klare Vertragslage schaffen
Prüfen Sie Ihre AGB’s in Hinblick auf das neue Schuldrecht. Prüfen Sie den Gerichtsstand und lassen Sie evtl. durch einen spezialisierten Rechtsanwalt Ihre AGB’s prüfen.
9. Prüfen Sie ständig Ihren Auftraggeber
Auch gute Kunden können schnell zahlungsunfähig werden. Ändert sich das Zahlungsverhalten, sollten die Alarmglocken angehen. Nutzen Sie eine permanente Langzeitüberwachung von Wirtschaftsinformationsdiensten.
10. Weiterbildung in der Mahnabteilung
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Kunden. Ausreden und Vorwände der Kunden sollte geschickt begegnet werden. Lassen Sie sich nicht an der Nase herumführen.
11. Zusammenarbeit mit dem Vertrieb
Das Forderungsmanagement ist nicht nur Aufgabe der Finanzbuchhaltung, sondern auch die des Vertriebs und des Managements. Binden Sie den Vertrieb in die Verantwortung mit ein. Das kann praktisch in Form von Provisionsregelungen oder Controlling erfolgen. Schärfen Sie den Blick Ihrer Vertriebsmannschaft auf solvente Kunden!
Falls Sie an weiterführenden Informationen interessiert sind, können Sie sich gerne an uns wenden.
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SFG Forderungsmanagement GmbH Bolzstrasse 4 70173 Stuttgart Ansprechpartner: Steffen Kowalski Webseite: S/F/G Forderungsmanagement Tel: 0711/22863-0 Fax: 0711/22863-99 |
Steffen Kowalski trainiert Unternehmen zum Thema: „Telefon-Inkasso“ und „Bonitätsprüfung und Kreditmanagement“. Er ist Fach-Referent in der IHK Stuttgart, der Wifi Bozen (IHK Italien), an den Fachhochschulen Bochum, Aschaffenburg, Ingolstadt und im Qualifizierungsprogramm zum Certified Credit Controller®.
