Problemanalyse Methode: Probleme erkennen und beseitigen

Wer erfolgreich planen will, braucht nicht nur ein brauchbares Ziel, sondern muss auch mögliche Probleme, welche die Realisierung des eigenen Ziels gefährden könnten, mit in der Planung berücksichtigen.

Problemanalyse bei einer Projektplanung selbst durchführenGerade unerfahrene Planer machen immer wieder den Fehler, nur das Ziel, den Ausgangszustand und die Methode (die zum Ziel führen soll) ausführlich zu beschreiben.

Offensichtlich gehen sie davon aus, einem - vielleicht sogar erwartbaren - Problem spontan und mit den richtigen Mitteln begegnen zu können. Ein erfahrener Planer wird jedoch mögliche oder erwartbare Probleme - bevor sie auftreten - schon analysieren und sich überlegen, wie er mit ihnen umgehen kann.

Im Folgenden geht es um eine sehr einfache Methode zur Problemanalyse, die jeder leicht anwenden kann.

Inhaltsverzeichnis

Wozu bei einer Zielplanung eine Problemanalyse durchführen?

Der Vorteil einer vorherigen Problemanalyse ist, dass Sie sich schon im Vorfeld überlegen, welche Handlungsoptionen Sie haben, wenn das Problem auftritt. Damit haben Sie bereits Alternativen parat, wie Sie mit Hindernissen oder Fehlschlägen umgehen können und überlassen deren Bewältigung nicht dem Zufall. Denken Sie daran - bei manchen Problemen muss man sofort und mit Weitblick reagieren. Überstürzte Reaktionen verursachen oft weitere Probleme.

Wer sollte eine Problemanalyse machen?

Problemanalysen sollten mindestens von den Projektverantwortlichen durchgeführt werden. Aber es macht auch Sinn, andere Personen (z. B. aus dem eigenen Team) mit hinzuzuziehen, die mit dieser bestimmten Projektform Erfahrungen haben.

Problemanalysen im TeamSo komisch es klingen mag - bei einer Problemanalyse sind vor allen die schärfsten Gegner oder Kritiker die besten Lieferanten für mögliche Stolpersteine. Hinzu kommt: Keiner ist dazu gezwungen, alle Problemstellungen mit in der Planung zu berücksichtigen.

Aber aus Erfahrung kann ich sagen, dass gerade die Fürsprecher für ein Projekt oft diejenigen sind, die ihre Augen vor möglichen Problemen verschließen. Viele wollen ihre Motivation nicht trüben - das ist aus der Sicht der Motivationspsychologie auch verständlich - aber so findet man keine Stolpersteine.

Freelancern (oder Selbstständigen mit keiner oder nur einer kleinen Belegschaft) rate ich unbedingt zu Feedbacks von Außen. Im Rahmen meiner Beratungstätigkeit von Existenzgründern, habe ich oft eine Sichtweise erlebt, die sich - wenn auch in einem anderen Kontext - mit der "rosarote Brille" umschreiben lässt. Der Entrepreneur will sich nur auf den "Erfolg" konzentrieren und schottet sich - bis zur Ignoranz - vor aller Kritik und "Schwarzrederei" ab.

Doch letztlich waren die erfolgreichen Existenzgründer immer diejenigen, die sich kritikfähig zeigten, d. h. einer Kritik oder Problemanalyse aufgeschlossen waren und sie in ihre Projektplanung aufnahmen.

Wann sind Problemanalysen sinnvoll?

Einerseits kann es bei neuen Projekten, d. h. Projekten, wo kaum oder keine Erfahrungswerte vorhanden sind, sinnvoll sein, Problemfelder überhaupt einschätzbar zu machen. Entdeckt man hier schwerwiegende Risiken, kann man sich vorab überlegen, ob es das Risiko wert ist, ob das Projekt abgeblasen oder modifiziert werden soll.

Aber auch bei laufenden oder aktuell "erfolgreichen" Projekten sind Problemanalysen sinnvoll. Hier sind die Kunden die wertvollsten Informationsquellen zur Verbesserung oder Optimierung des Produktes oder der Dienstleistung. Die Problemanalyse lässt sich gut umformulieren in die Frage "Was können wir noch besser machen?" oder "Welche Kundenkritik gibt es und wie können wir Lösungen entwickeln, die auf die Kundenkritik exakt zugeschnitten ist?"

Einfache Methode der Problemanalyse

Damit Sie auf erwartbare Probleme regieren können, empfehle ich Ihnen folgende Übung zu machen. Diese Methode setzt voraus, dass Sie die Technik des Brainstormings kennen und anwenden können. Falls Ihnen diese Methode noch nicht bekannt ist, können Sie sie in dem Artikel "Brainstorming-Methoden selbst lernen & anwenden" nachlesen.

1. Notieren Sie in einem Brainstorm alle möglichen Hindernisse, Probleme, Fehlschläge oder Unwägbarkeiten, die der Realisierung Ihres Ziels im Wege stehen könnten. (Anmerkung: Sie können auch Kollegen oder Bekannte zurate ziehen. Bedenken Sie dabei, dass ein erkanntes Problem schon halb gelöst ist. Nur unerkannte, unerwartete oder überraschende Probleme können Ihr Ziel ernsthaft gefährden.)

Sortieren Sie aus dem Brainstorm diejenigen Problemstellungen aus, die Sie realistisch oder relevant finden. Mit dieser Liste gehen Sie in die zweite Runde ...

2. Nachdem Sie alle relevanten Probleme erkannt haben, überlegen Sie sich in einem zweiten Brainstorm Handlungsoptionen, wie Sie die einzelnen Probleme erfolgreich bewältigen, verhindern oder umschiffen können.

Tipp: Sie sollten zu jedem einzelnen Problem ein separaters Brainstorm vornehmen. Das reduziert die Komplexität enorm.

Die Ergebnisse beider Brainstorms können Sie am Ende in die Projektplanung / oder Projektoptimierung einfließen lassen.

Noch ein kleiner Tipp für Fragestellungen, die bei einer Problemanalyse hilfreich sein können:

  1. Gibt es Probleme bei der Umsetzung des Weges vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand? (Wegproblem /Mittelproblem)
  2. Gibt es Probleme mit der Informationsbeschaffung? (Informationsprobleme)
  3. Haben Sie Kriterien, nach denen Sie im Zweifelsfall entscheiden können? (Entscheidungsprobleme)
  4. Gibt es funktionale Äquivalente (Alternativen) für Ihr Ziel, wenn es so wie gedacht nicht realisiert werden kann? (Zielprobleme)
  5. Welche Kundenkritik ist bekannt? Formulieren Sie die Kundenkritik in eine Problemstellung um! Oder wird eine Kundenkritik überhaupt erfasst? Wer ist dafür verantwortlich, Kundenkritik wahrzunehmen /zu sammeln? Hier können auch Kundenrezensionen (z. B. Kundenstatements bei Amazon o.ä. sehr hilfreich sein).
  6. Optimierungsfragen stellen: Wie kann ich mein Produkt /Dienstleistung weiter optimieren? Selbst bei einem anscheinend "optimalen" Produkt gibt es immer weitere und andere Innovationen, die es noch besser machen können. Hier können auch Vergleichsanalysen - wie eine Konkurrenzanalyse - wertvolle Daten liefern, um "up to date" zu bleiben.

Damit bin ich mit meinen Tipps zur Problemanalyse am Ende. Vielleicht wird sie Sie nicht vor allen Risiken und Problemen schützen. Sie werden aber mit Sicherheit wesentlich besser auf mögliche Risiken und Probleme vorbereitet und damit auch in Zukunft erfolgreich sein.

Viel Erfolg bei der Problemanalyse!

09.06.2016 © seit 09.2005 Aris Rommel  

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