Projektmanagement: Projektziele mit "SMART A" definieren

Zielplanung: Wo wollen wir überhaupt hin?

Es gibt bestimmte Projekte, bei denen die Definition eines Ziels relativ einfach zu machen ist - beispielsweise, wenn ein materielles Objekt (wie eine Brücke) gebaut werden soll. Hier könnte man sagen: "Baue eine Brücke über „Was auch immer“ und diese Brücke soll für Fußgänger oder Eisenbahnen geeignet sein."

In der IT sind Zieldefinitionen etwas schwieriger. Ein Projekt darf nie Selbstzweck sein. Am Ende muss immer ein messbarer Nutzen für den Kunden entstehen. Dieser strategische Nutzen ist selten identisch mit der Zieldefinition, die ein Projekt benötigt.

Strategische Nutzen wie "Steigerung der Kundenzufriedenheit um 25%" sind für den Unternehmenserfolg bezüglich der Kunden wichtig. Für ein Projekt bedeutet dieser "Nutzen" aber eine Zielvorgabe und muss als Prozess verstanden werden.

Eine Zielvorgabe, die in einen Prozess mündet, können Sie als Projektmanager kaum zur Abnahme bringen. Es entzieht sich der Kontrolle des Projekts, ob z.B. die Kundenzufriedenheit um 25% steigt. Ausnahme: Das Projekt ist ein Umstrukturierungsprojekt der Organisation mit Schulungsauftrag, beispielsweise zur Straffung der Prozesse.

Hier stellt sich immer die Frage, welche Ergebnisse kann der Projektmanager aus dem Projekt heraus steuern. Speziell für IT-Projekte ist eine klare Abgrenzung notwendig. Die IT stellt Infrastruktur und Software für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Kunden sind in diesem Sinne also die User eines Unternehmens, die mit dieser Infrastruktur und Software arbeiten.

Die Beeinflussung der Kunden eines Unternehmens liegt meist außerhalb der IT. Ausnahmen sind jene Unternehmen, bei denen der Kunde in einer definierten Form direkten Zugang zur IT bekommt (Outsourcingunternehmen, Webhostingunternehmen, Webshops etc.). Es ist aber auch hier nicht zielführend, einen Prozess als Zieldefinition zu akzeptieren, da die Frage der Abnahme in jedem Fall offenbleibt.

Ziele, Termine und Kosten

Die drei Key Performance Indizes (KPIs), an denen ein Projekt gemessen wird, sind Ziele, Termin und Kosten. Das berühmt-berüchtigte „magische Dreieck des Projektmanagements“ stellt sie in folgenden Zusammenhang:

Ich möchte hier die Ziele näher betrachten. Zu den Themen: Kosten, Termine und Risikomanagement wird es später weitere Artikel geben. Ziele für ein Projekt müssen nach der altbekannten Formel "SMART A" definiert sein ...:

• S = spezifisch,
• M = messbar,
• A = attraktiv,
• R = realistisch,
• T = terminiert und
• A = abgenommen!

Dies ist keine "Entweder-oder" Auswahl von Kriterien, sondern immer eine Gesamtheit. Um diese Kriterien verständlich zu machen, werden wir uns im Folgenden die Punkte einzeln ansehen.

Was heißt "Spezifisch"?

Es ist Aufgabe des Projektmanagers, gemeinsam mit dem Kunden und dem Projektauftraggeber den strategischen Nutzen des Projekts in spezifische und damit kontrollierbare Ziele für die Endabnahme des Projekts umzuformulieren.

Nehmen wir als Beispiel eine Rechenzentrumsübersiedlung: Ist das Projekt abgeschlossen, wenn sich die Server im neuen Rechenzentrum befinden? Oder ist das Projekt abgeschlossen, wenn die übersiedelten Systeme wieder produktiv sind?

Der Kunde sagt Ihnen als Projektmanager, dass er die Server bis zum Termin X im neuen Rechenzentrum haben will. Er implizit, dass die Systeme auch voll funktionsfähig sein müssen. Er sagt es aber selten explizit, d.h. formuliert diesen Zusatz nicht unbedingt konkret. Ziehen Sie sich jetzt nicht auf den Standpunkt „Aus Erfahrung weiß ich das ja.“ zurück, sondern fragen Sie nach. Ihr Kunde kann nämlich ganz andere Vorstellungen vom Projektziel haben, als Sie selbst.

Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, diese Vorstellungen und Ziele des Kunden gemeinsam mit ihm herauszuarbeiten. Wie auch immer Sie die Zieldefinition durchführen, das Ergebnis muss in einer klaren Aufgabenstellung für das Projektteam münden.