In diesem Tipp finden Sie einen kleinen Baukasten mit Beispielsituationen, wie man erfolgreich geschäftliche Telefonate führt. Mit dieser strukturierten Vorgehensweise können Sie schnell und einfach Ihr Anliegen an die richtigen Ansprechpartner bringen bzw. Ihr Anliegen korrekt vortragen. Anhand der Beispielfragen können Sie sich selbst einen persönlichen Leitfaden zusammenstellen, der für Ihr individuelles Bedürfnis zugeschnitten ist.
Wie melde ich mich korrekt und verständlich?
Guten Tag, Mustermann, Annemarie Mustermann.
Spreche ich mit Herrn / Frau …?
Wichtig: Sprechen Sie deutlich und langsam. Das Ohr Ihres Gesprächspartners muss sich erst auf Ihre Stimme einstellen. Hat Ihr Gesprächspartner vorher etwas anderes gemacht, dauert es einen Augenblick, bis er sich sammelt und voll und ganz bei Ihnen ist.
Nennen Sie auch immer Ihren Vornamen, dies gibt dem Gespräch eine persönlichere Note, Distanz wird abgebaut.
Wie komme ich zu meinem gewünschten Gesprächspartner?
Sagen Sie bitte, wer ist in Ihrem Hause zuständig für …?
Vielen Dank, verbinden Sie mich bitte mit Herrn/ Frau …?
Wichtig: Warten Sie in Ruhe die Antwort Ihres Gesprächspartners ab. Hören Sie genau hin, damit Sie den Namen des / der betreffenden auch richtig verstehen.
Wie trage ich mein Anliegen vor?
Guten Tag, Mustermann, Annemarie Mustermann.
Spreche ich mit Herrn / Frau …?
Ich rufe Sie an, weil ich …
Wichtig: Tragen Sie Ihr Anliegen klar und verständlich vor. Überlegen Sie sich Ihre Formulierungen möglichst vor dem Griff zum Hörer. Benötigen Sie Unterlagen für das Telefonat, z. B. eine Kundennummer o. ä.? Legen Sie die Unterlagen griffbereit und richtig sortiert in die Nähe des Telefons. Nichts ist schlimmer als während eines Telefonats in den Unterlagen zu wühlen und Ihr Gesprächspartner muss in dieser Zeit warten.
Kann Ihnen nicht sofort geholfen werden?
An wen kann ich mich mit diesem Problem wenden?
Vielen Dank, würden Sie mich bitte mit Herrn / Frau … verbinden?
Wichtig: Bleiben Sie freundlich, selbst wenn Sie des Öfteren verbunden werden. Ihr jetziger Gesprächspartner kann nicht wissen, mit wie vielen Kollegen Sie schon über Ihr Anliegen gesprochen haben.
Müssen Sie sich erneut melden?
Wann darf ich mich wieder bei Ihnen melden?
Wichtig: Versuchen Sie von Ihrem Gesprächspartner einen konkreten Termin für Ihren Wiederanruf zu bekommen. Z. B. am Donnerstag gegen … Uhr. Und: Rufen Sie dann auch zum vereinbarten Termin pünktlich an, Sie haben schwer gearbeitet um ihn zu bekommen, verpassen Sie ihn nicht.
Verabschieden Sie sich immer freundlich!
Vielen Dank, auf Wiederhören.
Wichtig: Auch wenn Ihr Anliegen nicht gleich erledigt werden konnte, verabschieden Sie sich immer freundlich. Denn: Sollten Sie sich noch einmal melden, kann sich Ihr Gesprächspartner vielleicht an Sie erinnern. Jemandem, mit dem man ein nettes Telefonat hatte, hilft man einfach lieber als jemand, bei dem das nicht der Fall war.
Checkfragen auf einen Blick
Jetzt viel Erfolg beim Umsetzen dieser Tipps!