Wenn Sie per E-Mail mit vielen Kunden oder Geschäftspartnern zu tun haben, kann es sehr praktisch sein, wenn sie alle wichtige Kontaktdaten parat haben. Zu diesem Zweck können Sie an die E-Mail eine sogenannte Signatur oder eine Visitenkarte anhängen, die alle nötigen Kontaktdaten enthält.
In diesem Tipp will ich für das E-Mail-Programm Outlook 2010 zeigen, wie Sie selbst eine Visitenkarte erstellen und diese automatisch an E-Mails beim Versenden anhängen können.
So haben Ihre Kunden oder Geschäftspartner durch den E-Mail-Verkehr immer alle Kontaktdaten von Ihnen zur Hand und können Sie dann auch auf anderen Wegen – beispielsweise postalisch, per Fax oder Telefon – erreichen. Welche Daten Sie an Geschäftskontakte oder Kunden übermitteln wollen, können Sie natürlich selbst entscheiden – hier ein einfaches Beispiel einer Visitenkarte für E-Mails:
Andrea Mustermann
Geschäftsname GbR
Redakteurin
Tel: 1234 456 789 (Geschäftlich)
Tel: 0987 654 321 (Privat)
Wie lege ich eine Visitenkarte mit meinen Daten bei Outlook 2010 an?
1. Starten Sie "Outlook 2010" und klicken Sie in der linken Spalte auf den Eintrag "Kontakte". Wählen Sie dann "Neuer Kontakt" und tragen Sie dort die Daten ein, die auf Ihrer Visitenkarte erscheinen sollen.
2. Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, klicken Sie abschließend auf "Speichern & schließen". Wenn alles funktioniert hat, wird Ihre Visitenkarte nun angezeigt.
Wie kann ich meine Visitenkarte automatisch an meine E-Mails anhängen?
Um die Visitenkarte automatisch an E-Mails anzuhängen, muss sie als Signatur eingefügt werden.
1. Klicken Sie hierzu auf den Menüpunkt "Datei" und wählen Sie "Optionen".
2. Wählen Sie dann die Optionen "E-Mail" -> "Signaturen …". Im neu erscheinenden Fenster klicken Sie dann auf "Neu" und erstellen eine Signatur – wählen Sie hierfür z.B. den Namen "Visitenkarte" und klicken Sie – nachdem Sie alles eingetragen haben – auf "OK".
3. Die Visitenkarte fügen Sie dann in eine E-Mail per Klick auf "Visitenkarte" und "OK" ein.
4. Damit sie künftig in jeder neuen E-Mail eingebunden wird, klicken Sie neben dem Punkt "Neue Nachrichten:" in das Feld mit dem Eintrag "(ohne)" und dann auf den Namen Ihrer Signatur – hier im Beispiel auf "Visitenkarte". Bestätigen Sie diese Änderung, indem Sie abschließend zweimal auf "OK" klicken, damit sich Outlook die Änderung merkt.
So haben Sie Ihre Visitenkarte – oder Signatur – dauerhaft und automatisch an alle E-Mails angehängt, die Sie versenden werden.
Viel Erfolg beim Erstellen einer Visitenkarte mit Outlook!
