Wer schon einmal nach E-Mails in Outlook 2007 oder 2010 gesucht hat, mag sich darüber ärgern, dass man bei der Suche standardmäßig immer nur einen Ordner durchsuchen kann.
Da es praktisch ist, viele unterschiedliche E-Mail-Ordner anzulegen – z. B. um Mails thematisch sortieren zu können – wird die Suche nach einer bestimmten Nachricht unnötig kompliziert. Dabei muss man sich keine so große Mühe machen, wenn man weiß, wie sich alle Ordner auf einmal durchsuchen lassen.
Deshalb will ich Ihnen in diesem Tipp zeigen, wie Sie Outlook 2007 und 2010 so einstellen können, dass bei der Stichwortsuche künftig alle E-Mail-Ordner gleichzeitig durchsucht werden.
Wie kann ich in Outlook 2007 / 2010 alle E-Mail-Ordner auf einmal durchsuchen?
1. Zuerst starten Sie das entsprechende E-Mail-Programm von Outlook. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das obige Menü, den Punkt "Datei", und klicken Sie darauf. Wählen Sie in der aufklappenden Liste den Eintrag "Optionen" und dort den Punkt "Durchsuchen".
2. Im folgenden Fenster suchen Sie die Option "Allen Ordnern". Setzen Sie vor diese Option ein Häkchen, d. h., aktivieren Sie diese Option. Diese Einstellung soll bewirken, dass Outlook künftig nicht nur einen Ordner bei einer Suchanfrage bearbeitet, sondern in allen Ordnern nach Ihrem Suchwort sucht.
3. (Optional!) Wenn es Ihnen nicht genügt, dass Outlook alle von Ihnen angelegten E-Mail-Ordner durchsucht, können Sie Outlook zusätzlich noch anweisen, auch den Ordner "Gelöschte Objekte" bei der Suche zu berücksichtigen. Wenn Sie das wollen, setzen Sie auch vor die Funktion "Beim Durchsuchen aller Objekte …" noch einen Haken.
4. Damit Ihre Änderungen von Outlook auch gespeichert werden, müssen Sie am Ende der Umstellungen noch auf "OK" klicken.
Mit diesen wenigen zusätzlichen Umstellungen können Sie künftig alle E-Mails in allen Ordnern nach einem Stichwort durchsuchen lassen. Das dürfte den Aufwand eine bestimmte Mail – mit einem bestimmten Betreff oder Inhalt – zu finden sehr erleichtern. Schließlich hat man nicht immer im Kopf, in welchem E-Mail-Ordner man welche Mail genau zugeordnet hat.
Diese Suche können Sie starten, wenn Sie das Feld "Alle E-Mail-Elemente durchsuchen" nutzen. Damit sollte das Finden wichtiger Mails in Zukunft wesentlich leichter für Sie sein. Ich hoffe, ich habe Ihnen mit diesem Tipp weiter geholfen!
Viel Erfolg beim Suchen von wichtigen E-Mails!