Mit MS Outlook 2000 kann man neben E-Mails auch Aufgaben verschicken. Der Vorteil besteht darin, dass eine versandte Aufgabe sich nach dem Öffnen automatisch in den Outlook-Aufgaben-Ordner speichert.
Um eine Aufgabe einer bestimmten Person zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie in Outlook auf den Ordner Aufgaben.
- Klicken Sie doppelt auf eine beliebige weiße Zelle.
- Nun können Sie die Aufgabe erstellen, indem Sie einen Betreff eingeben und bestimmte Eigenschaften der Aufgabe festlegen, wie Fälligkeit oder Priorität.
- Nachdem Sie nun die Aufgabe eingegeben haben, klicken Sie auf Aufgabe zuordnen.
- Nun können Sie durch einen Klick auf An einer beliebigen Person aus Ihrem Adressbuch zuordnen oder natürlich auch direkt eine E-Mail Adresse in das Feld eingeben.
Ferner können Sie festlegen, ob eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgaben-Ordner gespeichert werden soll und ob eine Statusbericht an Sie gesendet wird, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist. - Zum Schluß klicken Sie noch auf Senden um die Aufgabe einer Person zuzuordnen.
Diese Aufgabe wird nun als E-Mail verschickt. Sobald der Betreffende diese E-Mail öffnet, erstellt Outlook automatisch die Aufgabe in dem Aufgaben-Ordner.
Wenn der Empfänger diese Aufgabe fertig gestellt hat, erhalten Sie automatisch eine E-Mail, wenn Sie den Eintrag Statusbericht an mich senden aktiviert haben.
Beachten Sie jedoch, daß man Aufgaben nur dann verschicken kann, wenn auch der Betreffende Outlook verwendet. Wenn dieser ein anderes E-Mail Programm benutzt, funktioniert es nicht mehr.
Deswegen kann man diesen Tipp besonders gut in Firmen-Netzwerken anwenden, da dort ja meist immer nur ein E-Mail Programm verwendet wird.
