Die E-Mail-Grundsätze

Die moderne Technik macht auch vor unseren “Briefkästen” nicht halt. Was waren das noch für Zeiten, als wir auf einen Brief bzw. Karte 1 bis 2 Tage warten mussten, von Urlaubsgrüßen wollen wir da gar nicht reden. Diese konnten schon einmal Wochen unterwegs sein.

Da gibt es doch heute viel schnellere Möglichkeiten Grüße und Informationen zu übermitteln. SMS, MMS, E-Mails und das Fax erleichtern uns schon geraume Zeit den Datenverkehr, wobei das Faxen auch schon zum bald alten Eisen gehört. Nehmen wir uns doch einmal das E-Mail* genau unter die Lupe.

Welche Regeln müssen wir da beachten?

  • Achten Sie beim Schreiben immer auf die Orthographie bzw. Grammatik. Frauen können da zum Beispiel sehr penibel sein. Benutzen Sie die Rechtschreib- und Grammatikhilfen des PCs. Kleiner Tipp von mir: Kontrollieren Sie trotzdem noch einmal nach. Auch diese Programme sind nicht 100%-prozentig fehlerlos.
  • Duzen Sie niemals Leute, die Sie sonst im normalen Leben siezen.
  • Smileys bitte nur im privatem E-Mail-Verkehr benutzen.
  • Im Betreff des E-Mails kurz und bündig den Haupttext darstellen, damit der Empfänger sofort weiß, um was es im E-Mail geht.
  • Bei Sammel-E-Mails vorher überlegen, ob auch jeder diese Informationen braucht.
  • Versuchen Sie nicht allzu große Daten und Anhänge zu übermitteln. Nicht jeder hat einen DSL-Anschluss. Eine Datenübermittlung sollte im Grenzfall 1 MB betragen. Ein normales Modem überträgt nun mal nicht so schnell.
  • Bevor Sie komprimierte Daten schicken, machen Sie sich kundig, ob der Empfänger sie öffnen kann (Winzip, Winrar u.a.)
  • Achten Sie bei der Übertragung von Fremddaten darauf, dass sie virenfrei sind. Wenn Sie darauf nicht achten, möchte ich nicht in ihrer Haut stecken!
  • Versuchen Sie auch auf Dringlichkeiten hinzuweisen. Desto schneller kann eine Antwort kommen. Benutzen Sie diese aber nur in sehr wichtigen Angelegenheiten. Wenn Sie dies zu oft benutzen, wird es bald für den anderen bald nicht mehr dringend sein, wenn Sie ihm schreiben.
  • Bei E-Mails kann man sehr gut auf Abkürzungen (sehr gebräuchlich beim SMS-Verkehr) verzichten. So viel Platz und Zeit muss schon sein, die Worte auszuschreiben.
  • Vermeiden Sie den Gebrauch der Umlaute ä, ö, und ü. Benutzen Sie dafür lieber ae, ue und oe.
  • Besonders bei E-Mails an mehrere Empfänger wichtig: Die rücksichtsvolle Verwendung von An:/Cc:/Bcc:
    Sehr vielen Nutzern ist leider nicht bewusst, dass sie mit einem E-Mail nicht nur ihre Familienfotos oder die Handynummern-Änderung oder die neuesten Witze, sondern auch die (oft privaten und sparsam veröffentlichten) Adressen der Empfänger verteilen. Ausnahme: sie verwenden das Bcc-Feld (Blindcopy). Leider gibt es auch EmpfängerInnen, die sich über den Zuwachs für ihre Adressdatenbank freuen, und dann die “neuen Freunde” in allerlei Kettenbriefe, … einbeziehen.
    Also: Bei E-Mails an viele Menschen, die miteinander nichts zu tun haben, bitte die Empfänger im Bcc:Feld auflisten! (von Katharina Heizinger)

Wenn wir das alles beachten, kann doch beim E-Mail-Verschicken kaum noch etwas schief gehen.

* Das oder die E-Mail? “In der Standardsprache hat sich die weibliche Form durchgesetzt; in Süddeutschland, Österreich und der Schweiz wird daneben sehr häufig auch die sächliche Form verwendet. Der Duden lässt beides zu.” (http://www.spiegel.de/kultur/zwiebelfisch/0,1518,347867,00.html)

Andreas T.

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