Seite 2: Telefoninkasso - Außenstände erfolgreich selber per Telefon anmahnen / hereinholen

Der Rechtsweg ...

... ist damit natürlich nicht ausgeschlossen. Es wäre ein Missverständnis, wenn man die Bemühungen des Telefoninkassos als Alternative zum Rechtsweg sähe. Es geht nur - aber immerhin - darum, die Situation des Schuldners so weit aufzuklären, die Möglichkeiten der Kommunikation und Recherche so weit auszunutzen, dass die Wahl des Rechtsweges mit seinen Kostenrisiken auf fundierter Grundlage erfolgen kann.

Aus dem kostenträchtigen Routinevorgang wird damit die ergebnisorientierte Auswahl einer Handlungsvariante. Ziel bleibt nach wie vor den offenen Betrag hereinzuholen.

Was macht das Telefoninkasso konkret aus?

Was ist beim Inkasso der Vorteil des Telefons gegenüber einem schriftlichen Verfahren?

Mit dem Telefon stellen Sie bzw. Ihre MitarbeiterInnen – ohne sofort gleich einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro einzuschalten – schnell und kostengünstig einen sofortigen Kontakt zum säumigen Schuldner her.

Sie bauen somit eine personenbezogene persönliche Beziehungsebene auf, die Ihre Rechnung plötzlich mit einer Stimme, einer Person verbindet. Dies schafft die Basis, um erfolgreich offene Außenstände nachweisbar per Telefon zu reduzieren.

Gibt es Tageszeiten oder Wochentage, die für Inkassogespräche besonders günstig sind?

Ja, die gibt es. Abhängig von der Zusammensetzung der säumigen Schuldner, lässt sich Folgendes feststellen: Privatpersonen sind überwiegend in den Abendstunden und am Wochenende zu erreichen.

Geschäftskunden erreicht man dagegen recht gut von Dienstag bis Donnerstag. Was die Zeitfenster anbelangt, hängt dies entscheidend von der jeweiligen Branche ab. Hier sollte man auf vorhandene Erfahrungswerte zurückgreifen.

Mit welcher Strategie sollte man beim Inkasso ins Gespräch gehen?

Bewährt hat sich folgende Vorgehensweise:

1. Aussenden der Rechnung.

2. Nach 14 Tagen Kontakt in Form eines Infotelefonats.

3. Bei fehlendem Zahlungseingang Telefoninkassotelefonat am 31. Tag.

Da man im Infotelefonat abgeklärt hat, ob die Rechnung beim Schuldner wirksam zugegangen ist und ob der Kunde mit der Leistung zufrieden war, kann man im Telefoninkassotelefonat gleich auf das eigentliche Anliegen zu sprechen kommen.

Was tut man, wenn sich der Ansprechpartner immer wieder verleugnen lässt?

Da dies häufig der Fall ist, sollten Sie als Gläubiger die 4 folgenden Möglichkeiten in Betracht ziehen:

1. Den Kollegen mit freundlicher Hartnäckigkeit klar machen, was eine Verweigerung der Zahlung für Folgen haben kann.

2. Ein persönliches FAX an den Ansprechpartner mit der Bitte um Rückruf und mögliche Konsequenzen bei weiterer hartnäckiger Kontaktverweigerung.

3. Den Anrufbeantworter besprechen, ebenfalls mit Hinweis auf die Konsequenzen bei weiterer hartnäckiger Kontaktverweigerung.

4. Wenn alle vorgenannten Möglichkeiten zu keinem Erfolg geführt haben, kontaktieren Sie eine Führungsebene höher.

Gibt es typische Ausreden für säumige Zahler?

Obwohl die Ausreden für uns ja uninteressant sind, muss ich diese Frage mit Ja beantworten. Um hier wirkungsvoll agieren zu können, sind ein geplantes Vorgehen und ein so genannter "Roter Faden" im Gespräch notwendig. Wenn man dies beherrscht, sind Ausreden absolut kein Thema.

Ein Problem beim Telefonieren ist die Beweissicherung.

Wie sollte man da vorgehen, um Vereinbarungen rechtssicher zu dokumentieren?

Alle Vereinbarungen, die telefonisch getroffen werden, sind zusätzlich schriftlich von allen Beteiligten zu unterzeichnen und zu bestätigen.

Viel Erfolg beim Telefoninkasso!

28.03.2013 © seit 04.2010 Udo Peilicke  
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