Wenn Sie von bestimmten Kunden E-Mails empfangen, kann es vorkommen, daß auch andere Mitarbeiter über den Inhalt des E-Mail-Verkehrs Bescheid wissen sollten. Wenn Sie solche Mails manuell an die betreffenden Stellen weiterleiten, müssen Sie immer bewußt darauf achten, daß Sie die Weiterleitung nicht vergessen. Allerdings hat die manuelle Weiterleitung den Vorteil, daß Sie nur ausgewählte Mails an andere Kollegen versenden.
Falls es bei einem Kunden aber per se wichtig erscheint, daß andere Kollegen informiert werden, können Sie die Weiterleitung seiner Anfragen auch automatisieren. Das hat den Vorteil, daß Outlook diese Aufgabe automatisch für Sie übernimmt und Sie wichtigen Korrespondenzen nicht aus Versehen vergessen.
Wie kann ich die Weiterleitung eines bestimmten Absenders automatisieren?
- Starten Sie Outlook Express und wählen Sie die Option „Extras“ und dort den Punkt „Nachrichtenregeln“ -> „E-Mails“
- Im Fenster „Nachrichtenregeln klicken Sie auf den Button „Neu“ um eine neue Regel zu erstellen.
- Wenn der Kunde immer eine bestimmte E-Mail-Adresse verwendet, können Sie im ersten Feld die Option „Enthält den Absender in „Absender“ in der „von“ Zeile“ anklicken.
- Im zweiten Feld wählen Sie die Option „An „…“ weiterleiten.
- Im dritten Feld erscheinen nun beide Regeln. Klicken Sie hier den jeweiligen Link an und fügen Sie die entsprechende Adresse des Absenders und die Weiterleitungs-Andresse ein.
- Geben Sie der Regel einen Aussagekräftigen Namen, daß Sie sie später leicht finden und bearbeiten oder löschen können.
- Bestätigen Sie die neue Regel, indem Sie auf den OK Button klicken.
Fertig! Nun können Sie sich beruhigt zurücklehnen. Outlook wird künftig automatisch die Nachrichten des Absenders an den von Ihnen gewählten Kollegen weiterleiten. Damit können Sie nie mehr vergessen andere über wichtigen Korrespondenzen zu informieren!
Viel Erfolg!
