Dieser Tip richtet sich an Anfänger, die sich mit den Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programms noch nicht so gut auskennen. Ich will Ihnen im Weiteren einige Möglichkeiten vorstellen, wie Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig senden können. Dies kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn Sie eine Art „Rundschreiben“ verfassen wollen, dessen Inhalt für viele Personen gleichzeitig interessant ist. Der Witz an diesem Verfahren ist, daß Sie den Mailtext nur einmal verfassen müssen und mehrere Empfänger einstellen können, die diesen Text bekommen.
Wie kann ich eine Mail an mehrere Empfänger versenden?
1. Individuelles „Rundschreiben“ erstellen
Mit einem individuellen Rundschreiben meine ich ein Schreiben, das an einen – nur für diese spezielle Information – ausgewählten Personenkreis gehen soll. Dies kann beispielsweise eine Einladung für eine Geburtstagsparty sein, die einmalig an ausgewählte Freunde versendet werden soll.
1.1 Starten Sie Outlook Express und klicken Sie in der Menüleiste auf „Adressbuch“.
1.2. Wählen Sie aus der Liste in Ihrem Adressbuch zunächst nur einen Empfänger aus, indem Sie ihn mit einem Linksklick markieren. Klicken Sie dann in der Menüleiste des Adressbuches auf „Aktion“ und wählen sie die Option „E-Mail-senden“.
1.3. Es startet das normale E-Mail-Fenster, in dem Sie die Nachricht wie gewohnt eintippen können. Sobald Sie die Nachricht fertig geschrieben haben, klicken Sie links oben – direkt unter Ihrer E-Mail-Adresse – auf „An:“. Es öffnet sich wiederum Ihr Adressbuch – in dem linken Fenster können Sie nun weitere E-Mail-Adressen anklicken und mit dem „AN:-Button“ direkt in das Feld unter „Empfänger verschieben. Diesen Vorgang können Sie solange wiederholen, bis alle Empfänger in dem Empfängerfeld stehen, die Sie erreichen wollen.
1.4. Ist die Liste der Empfänger vollständig, klicken Sie auf den „OK-Button“. Damit gelangen Sie wieder in die E-Mail-Editieransicht zurück. Wenn Sie in die „AN:-Zeile“ sehen, so stehen dort dann alle von Ihnen ausgewählten Empfänger gelistet.
1.5. Um die E-Mail zu versenden, brauchen Sie nur noch auf den „Sende-Button“ drücken. Dann landet Ihre E-Mail im Postausgangsordner, von dem aus Sie ganz normal versendet werden kann.
2. Wie kann ich eine E-Mail an einen festen Personenkreis/ Gruppe/ Team senden?
Wenn Sie bestimmte Nachrichten recht häufig an einen festgelegten Personenkreis senden wollen, ist die obige Methode recht umständlich. Dafür hat Outlook sogenannte „Gruppenkontakte“ vorgesehen, d.h. es können von Ihnen Personengruppen dauerhaft definiert werden. So eine Einrichtung kann sinnvoll sein, wenn Sie in Ihrer Firma häufig Informationen mit bestimmten Personen – beispielsweise mehreren Vertretern (Außendienst-Mitarbeitern) – austauschen wollen. Damit Sie nicht jedesmal die ganze Liste an E-Mail-Adressen von neuem eingeben müssen, definieren Sie in Ihrem Adressbuch eine sogenannte „Gruppe“.
Dies funktioniert wie folgt:
2.1. Öffnen Sie Ihr Adressbuch – wählen Sie in der Menüleiste die Option „Neu“ -> „Neue Gruppe“.
2.2. Es popt eine Fenster mit dem Titel „Eigenschaften“ auf. Geben Sie der Gruppe zunächst einen Namen – in unserem Beispiel „Außendienst-Mitarbeiter“.
2.3. Klicken Sie auf den Button „Mitglieder auswählen“. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie wieder eine vollständige Liste Ihres Adressbuches sehen können. Klicken Sie im linken Feld mit einem Linksklick die entsprechende Person an und danach auf den Button „Auswählen“. Fügen Sie in dieser Weise alle Adresse hinzu, welche zu der Gruppe gehören sollen.
2.4. Wenn Sie alle Adressen ausgewählt haben, klicken Sie zweimal auf den OK-Button. Sie sehen nun in Ihrem Adressbuch eine neue Gruppe, die Sie gerade eingerichtet haben.
2.5. Wenn Sie dieser Gruppe künftig E-Mails senden wollen, tun Sie das wie folgt. Öffnen Sie Ihr Adressbuch und klicken Sie auf das kleine „Pluszeichen“ vor dem Ordner „Kontakte von Hauptidentität“. Es öffnet sich eine Liste aller Gruppen, die Sie bislang angelegt haben.
Klicken Sie auf den Gruppennamen, derjenigen Gruppe, der Sie eine E-Mail zukommen lassen wollen. Im rechten Fenster erscheinen alle dazu gespeicherten E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder. Klicken Sie auf den obersten Teilnehmer mit einem Linksklick – halten Sie die Shift-Taste (Großschreibetaste) gedrückt und markieren Sie alle Adressen, indem Sie die Pfeiltaste (Pfeil nach unten) drücken. Sobald alle Teilnehmer markiert sind klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Aktion“ und wählen die Option „E-Mail senden“ aus.
Es erscheint dann wieder Das E-Mail-Editierfenster, in dem Sie wie gewohnt Ihre Nachricht verfassen können. Wenn Sie in die „An.-Zeile“ sehen, dann finden Sie dort alle Empfänger, die Sie dieser Gruppe zugeordnet haben. Sobald Sie auf den „Sende-Button“ klicken, wird Ihre Mail in den Postausgangsordner verschoben, von dem aus Sie per Klick versendet werden kann.
