Wer viele E-Mails mit Freunden und Kollegen austauscht, wird mit der Zeit unzählige Nachrichten sammeln. Manche E-Mails enthalten jedoch besonders wichtige Informationen oder Zusammenfassungen, die man gerne aufbewahren – und z. B. per Suchfunktion auch gerne leicht wiederfinden – will. Ein typisches Problem sind hier die Texte in der Betreffzeile, die oft sehr unspezifisch – oder nichtssagend – formuliert sind. In anderen Worten – mit nichtssagenden Betreffzeilen wird es später schwer bis unmöglich, die wichtige E-Mail wiederzufinden.
Daher will ich in diesem Typ eine simple Methode zeigen, wie Sie selbst jederzeit den Betreff einer wichtigen E-Mail umformulieren / ändern können. Damit haben Sie die Möglichkeit die wichtigen Schlüsselwörter, die später über die E-Mail-Suche leicht zu finden sind, selbst zu bestimmen.
Ein Beispiel: Eine E-Mail enthält wichtige Kundenadressen und hat den Betreff "AW: Re: Re: Re: Nachfrage …" Sie wird also mit diesem Betreff nie wieder gefunden werden. Benennen Sie diese E-Mail aber um, z. B. in "Sammlung von Kundenadressen der Firma Mustermann GmbH", so wird diese E-Mail mit dem Suchwort "Kundenadressen" oder "Mustermann GmbH" etc. leicht zu finden sein.
Dieser Tipp funktioniert mit den E-Mail-Programmen "Windows Mail", "Windows Live Mail", "Outlook" und "Outlook Express".
Wie kann ich selbst Betreffzeilen von E-Mails umbenennen / ändern?
1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und verkleinern Sie das Fenster so, dass auf der Seite der Desktop zu sehen ist.
2. Klicken Sie die wichtige E-Mail per Rechtsklick an (Taste gedrückt halten), und ziehen Sie die E-Mail auf eine freie Stelle auf den Desktop. Lassen Sie die rechte Maustaste los, und wählen Sie die Option "Hierher kopieren". Nun befindet sich eine Kopie der E-Mail-Datei auf dem Desktop.
3. Machen Sie auf die kopierte E-Mail-Datei, die auf dem Desktop liegt, einen Rechtsklick, und wählen Sie die Option "Öffnen mit:". Wählen Sie zum Öffnen einen reinen Texteditor wie "Wordpad" (Windows 7) oder "Editor" (Win XP). Entfernen Sie den Haken vor der Option: "Dateityp immer mit dem ausgewählten Programm öffnen", denn normalerweise bearbeitet man seine E-Mails nicht ausschließlich mit einem Texteditor.
4. Suchen Sie im Text der E-Mail die Zeile mit dem Eintrag "Subject: ……". Hinter "Subjekt:" steht der alte Betreff, der nun geändert werden soll. Ändern Sie den Text hinter "Subjekt:" so, wie Sie ihn haben wollen z. B. in "Subject: E-Mail-Text zum Wiederfinden", und speichern Sie anschließend die bearbeitete E-Mail. Schließen Sie den Texteditor.
5. Machen Sie wieder einen Rechtsklick auf die E-Mail-Datei auf dem Desktop (mit dem neuen Betreff), halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen Sie die E-Mail wieder zurück in den Posteingang Ihres E-Mail-Programms. Sobald Sie die rechte Maustaste loslassen, finden Sie die umbenannte E-Mail dort wieder.
6. Als letzten Schritt können Sie nun die E-Mail auf dem Desktop plus die E-Mail mit dem nichtssagenden Betreff löschen. Wenn Sie wollen, können Sie die wichtige E-Mail mit dem neuen Betreff nun auch in einen bestimmten Ordner verschieben – z. B. für wichtige E-Mails – bzw. einen anderen Ordner, der Ihrer Meinung nach thematisch gut passt.
Auf diese Weise bekommen Sie endlich aussagefähige Betreffzeilen und können später, besonders wichtige E-Mails leicht über die E-Mail-Stichwort-Suche wiederfinden.
Viel Erfolg beim Umbenennen Ihrer E-Mails!
