Bei der Flut von Benachrichtigungs- und Spam-Mails kann es vorkommen, dass man wirklich wichtige E-Mails von Kunden oder Freunden übersieht. Das kann peinlich oder sogar geschäftsschädigend sein. In diesem Artikel zeigen wir, wie man das Eintreffen wichtiger E-Mails per Ton- oder Textnachricht hervorheben kann.
Hier bieten die Programme von Outlook 2003, 2007 und 2010 die Optionen, dass man sich beim Eintreffen von wichtigen E-Mail-Adressen wie folgt benachrichtigen lassen kann:
- Eintreffen der VIP-E-Mail per Sound / akustischem Signal melden
- Eintreffen der VIP-E-Mail per extra Anzeigetext gesondert hervorheben
Anmerkung: In diesem Tipp erklären wir, wie man eine (oder beide) Optionen für bestimmte E-Mail-Adressen bei den Programmen Outlook 2003, 2007 und 2010 aktiviert.
Wie kann ich Ton- und Textmeldung beim Eingang von wichtigen Mails aktivieren?
1. Starten Sie Ihr Outlook-Programm und klicken Sie auf den Posteingangs-Ordner. Suchen Sie dort eine Nachricht eines Absenders, von dem Sie wichtige Nachrichten erwarten.
2. Machen Sie einen Rechtsklick auf die entsprechende E-Mail und wählen Sie per Linksklick die Option "Regel erstellen" (bei Outlook 2010 zuerst auf "Regeln" klicken).
3. Machen Sie im nächsten Fenster ein grünes Häkchen in die Checkbox vor dem Namen des Absenders (z.B. "Von Franz Wichtigmann").
4. Um die akustische Benachrichtigung zu aktivieren, machen Sie ein weiteres Häkchen vor die Option "Gewählten Sound wiedergeben". Damit aktivieren Sie einen Hinweiston, wenn von diesem Absender E-Mails in Ihrem Posteigang eintreffen.
5. Ein Hinweisfenster mit Text aktivieren Sie mit einem weiteren Klick auf "Erweiterte Optionen …" -> "Weiter". Suchen Sie dort den Eintrag "Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente" und setzen Sie davor wieder ein Häkchen.
Klicken Sie dann darunter auf den Link "diesen Text" und tippen Sie einen Text ein, der beim Eintreffen einer Nachricht dieses Absenders erscheinen soll (z. B. "Wichtige E-Mail !!!")
6. Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf "OK" und "Fertig stellen".
Wenn künftig eine E-Mail dieses Absenders in Ihren Posteingag kommt, wird Outlook das mit einem besonderen akustischen Signal melden. Außerdem erscheint zusätzlich ein Hinweisfenster, bei dem die neue E-Mail mit dem Text "Wichtige E-Mail!!!" angezeigt wird.
So werden Sie wichtige E-Mails von Kunden oder guten Freunden nicht mehr übersehen.
Viel Erfolg beim Einstellen Ihrer wichtigen E-Mail-Adressen!
