Ob zu Hause oder im Büro – Ordnung ist wichtig, damit Sie sich wohlfühlen und die Sicherheit haben, wichtige Unterlagen sofort zu finden. Viele Menschen häufen ihre Papiere unsystematisch auf Ablagen oder Tischen zu Stapeln, weil sie Transparenz, d. h. ihre Unterlagen im Blick behalten und griffbereit haben wollen. Doch damit erreichen sie das genaue Gegenteil, das Papierchaos nimmt im Laufe der Zeit zu und verstaubt.
Informations- und Papierflut
Obwohl wir im digitalen Zeitalter leben, flattern dennoch beträchtliche Mengen Papier ins Haus, welche eine gewisse Zeit aufbewahrt und zum Teil sogar archiviert werden müssen. Daher leben wir immer noch in einer Zeit der Informations- und Papierflut. Das Vorgehen „Unterlagen im Blick zu behalten“ führt nicht dazu, einen Überblick zu gewinnen, sondern genau in das Gegenteil – ins Papierchaos.
Ein gutes Ordnungssystem verschafft einem die Sicherheit, wichtige Unterlagen sofort zu finden und zu wissen, wo etwas hinkommt. Dadurch erspart man sich viel Aufwand durch Suchen und damit Nerven und schlechte Gefühle. Außerdem dauert das Abheften und Archivieren Ihrer Unterlagen künftig sehr viel weniger Zeit, wenn Sie das Ordnungssystem umsetzen.
So gesehen gewinnt ein altes Sprichwort: „Ordnung ist das halbe Leben“ vielleicht einen etwas anderen Sinn, nämlich dass eine praktikable Ordnung viel Lebenszeit freimacht, für Tätigkeiten, die einem sehr viel wichtiger sind, als sich mit Papierkram zu beschäftigen. Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in welcher sich schon viele Papiere angesammelt haben, steht natürlich zuerst eine Aufräumaktion an, bevor Sie sich eine einfache und funktionale Ordnungsstruktur schaffen. Dieser einmaligen größeren Aufräumaktion widmen wir uns weiter unten. Zuerst soll jedoch das neue Ordnungssystem vorgestellt werden.
Tipp 1: Sortieren Sie Ihre Papiere in drei Rubriken: Erledigtes, Unerledigtes und „Ich-weiß-noch-nicht“
Schaffen Sie sich drei Ablagekörbe an, die sich gut übereinandergestapelt, platzsparend aufstellen lassen. Besonders gut eignen sich durchsichtige Ablagekörbe, denn Sie können besser sehen, wie voll sie sind.
- Unerledigtes – Aktion: In den obersten Ablagekorb kommt alles hinein, was noch unerledigt ist, wo also etwas getan werden – eine Handlung folgen muss. Ein Beispiel dafür ist, den Kostenvorschlag einer Versicherung einzuholen oder eine noch unausgefüllte Steuererklärung.
- Erledigtes – Dokumentation: In den untersten Ablagekorb legen Sie alle Unterlagen, die erledigt sind und aufgehoben werden müssen. Nicht jeder will seine erledigten Unterlagen gleich abheften. Deshalb schaffen Sie einen Ort, wo Erledigtes seinen vorübergehenden(!) Platz bekommt.
- Noch zu entscheiden – „Ich-weiß-noch-nicht“: Dafür ist der mittlere Ablagekorb vorgesehen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie etwas aufheben wollen oder nicht, legen Sie es auf diesen Platz.
Alle drei Ablagekörbe sind natürlich nur vorübergehende Orte für Ihre Papiere. Doch Sie werden sehen, wie sich dieses einfache Ablagesystem für Ihren Alltag eignet.
Wie oft sollten die Ablagekörbe durchgesehen und geleert werden?
- Beim obersten Ablagekorb ist die Entscheidung einfach, denn jede Aktion wird einen Termin haben (z. B. Termin der Abgabe Ihrer Steuererklärung).
- Der mittlere Ablagekorb sollte wenigstens einmal im Monat durchgesehen werden. Sie werden die Erfahrung machen, dass sich manche Themen, die dort abgelegt wurden, wie von selbst erledigen.
- Beim untersten Ablagekorb kommt es ganz auf Sie selbst an. Wer im Büro arbeitet, wird ihn öfter leeren müssen (d. h. Papiere abheften) als in einem normalen Haushalt, wo einmal im Monat bis Vierteljahr ausreichen dürfte.
Wenn Sie mehrere Papiere zu einem Thema haben, geben Sie den gesamten Vorgang in eine Sichtschutzfolie, bevor sie in einen der Ablagekörbe gelegt werden. So halten Sie immer alle Papiere zu einem Thema zusammen.
Für alle Ablagekörbe gilt: Sie sollten nie voller als 80 % werden. D. h., sobald Sie zwei Hände brauchen, um dort Papiere unterzubringen, ist es höchste Zeit für die Ablage bzw. Erledigung. Sie werden sehen – Ihre Wohnung wird mit dieser Methode zu einer fast papierfreien Zone.
Tipp 2: Gehen Sie nach dem Prinzip „Alles-an-einem-Ort“ vor
Nicht jeder hat ein eigenes Büro zu Hause, wo alle wichtigen Papiere und Ordner aufbewahrt werden. Das ist auch nicht nötig. Doch schaffen Sie sich einen Ort oder Nische, wo Sie all Ihre Papiere aufbewahren. Es macht keinen Sinn Papiere und Ordner in Wohnzimmer, Keller und Küche zu verteilen. Wählen Sie für Ihre Papiere einen Ort.
Eine Ausnahme besteht nur für Papiere, die Sie aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen, die Sie aber nicht in Griffweite brauchen. Solche Papiere können an einem anderen Ort (z. B. Keller) archiviert werden.
Das Prinzip „Alles-an-einem-Ort“ gilt auch im Feineren für die verschiedensten Themenbereiche. Beispiel: Alle Ihre Adressen sollten Sie an einem Ort aufbewahren, z. B. im Adressbuch oder noch besser: Computer. Wenn Sie unterwegs sind, sollten Sie Ihre Adressen mit Ihrem Mobiltelefon abgleichen können, um sie immer dabei zu haben.
Das Prinzip sollte auch bei der Beschriftung und Ablage Ihrer Papiere in Ordnern berücksichtigt werden. Ein Beispiel: Legen Sie für jeden Themenbereich einen Ordner an, z. B. einen für Ihre Autoversicherung, einen fürs Finanzamt, einen für das Haus etc.
Tipp 3: Vereinfachen Sie das Ablegen der Unterlagen
Kombinieren Sie das Prinzip „Alles-an-einem-Ort“ mit dem Ablegen Ihrer Unterlagen.
Die Ordner, wo Sie Ihre Papiere ablegen, sollten nie voller als 80 % werden. Wenn sie voller werden, sollten Sie den Themenbereich noch feiner unterscheiden bzw. nachsehen, ob nicht sehr alte Papiere dabei sind, die Sie wegwerfen können. Das hat den großen Vorteil, dass es Ihnen viel leichter fallen wird, Ihre Papiere aus dem untersten Ablagekorb unterzubringen.
Verwenden Sie in Ihren Ordnern Trennblätter, um noch genauer zu unterscheiden. Die Trennblätter sollten gut lesbar beschriftet werden. Auch der Ordner selbst sollte großzügig beschriftet werden, damit Sie alle Themenbereiche auch von weiterer Entfernung gut leserlich im Blick haben.
Sorgen Sie für Möbel aus guter Qualität, um Ihre Ordner, Hängeordner etc. unterbringen zu können. Wackelige Regale, klemmende Hängeordner, zu kleine Tische etc. wirken sich hemmend auf das Schaffen von Ordnung und dem Einhalten der Ordnungsprinzipien aus.
Auch die Ästhetik sollte nicht zu kurz kommen. Ein schöner Schreibtisch, schön und gleichmäßig beschriftete Ordner, ein farblich dazu passendes Regal, ein regelmäßig entleerter Papierkorb – all das wirkt sich – wenn vielleicht auch nicht immer bewusst – auf Ihr Ordnungssystem aus und auf Ihre Motivation sich regelmäßig um Ihre Ablage und Erledigung des Papierkrams zu kümmern.
Klarschiff machen – Papierchaos aufräumen
Vermutlich werden Sie zu den Menschen gehören, die erstmal ihr Papierchaos aufräumen müssen, um dann das neue Ordnungssystem umzusetzen. Das bedeutet, dass Sie ein größeres Zeitfenster benötigen.
Zeitfenster schaffen und Termin setzen
Gut wäre – je nach Menge der Papiere – sich einen Tag dafür zu reservieren. Denn das Sichten und Aufräumen kann sehr schnell mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Den meisten Menschen fällt es schwer, sich zu überwinden und anzufangen. Haben Sie jedoch angefangen, dann kann die Aufräumaktion sogar Spaß machen. Sie wissen, es ist das letzte Mal, denn Sie haben ein Ordnungssystem, das funktioniert und dafür sorgt, dass künftig kein Papierchaos mehr aufkommt. Schauen Sie auf Ihren Kalender und setzen sich einen Termin für das Beseitigen des Chaos. Wenn Sie sich keinen Tag freihalten können, verteilen Sie die Aktion auf mehrere Tage. Ein weiteres Aufschieben ist keine Option.
Notwendige Materialien besorgen
Besorgen Sie sich die notwendigen Aktenordner, große und evtl. kleine Trennblätter, abheftbare Klarsichtfolien und wenn nötig, gut lesbare Stifte für das Beschriften der Ordner. Ebenso sollte ein Locher vorhanden sein und vielleicht ein Heftgerät, wenn Sie mehrere Blätter zusammenhalten möchten. Denken Sie auch an die drei Ablagekörbe, die Sie für Ihr neues Ordnungssystem benötigen. Haben Sie noch alte, vergilbte und vielleicht uneinheitliche Ordner zu Hause? Schmeißen Sie sie weg! Schaffen Sie sich neue, einheitliche Ordner an, die Ihnen gefallen. Es gibt sie mittlerweile in den unterschiedlichsten Farben und Designs. Ihre Ordner sollten gut aussehen und zusammenpassen, wenn sie nebeneinander im Regal oder im Schrank stehen.
Die Standardordner für das Papierformat A4 gibt es in zwei Größen. Normalerweise beträgt die Rückenbreite 8 cm. Doch manchmal hat man zu einem Thema weniger Papiere und möchte lieber einen schmaleren Ordner wählen, mit einer Rückenbreite von 5 cm. Trennblätter gibt es alphabetisch sortiert, fertig zu kaufen. Doch im Hausgebrauch sind sie nicht praktikabel. Wer hat schon etwas bei den Buchstaben „X“ oder „Y“ einzuordnen? Trennblätter aus festem Papier, die Sie selbst beschriften können, dürften sich in der Regel am besten eignen. Wer einen größeren Themenbereich, z. B. Finanzamt noch genauer unterteilen möchte, besorgt sich zusätzlich kleinere Trennblätter, die sich Trennstreifen nennen. So lassen sich größere Themen noch feiner unterteilen, z. B. in (Einkommenssteuer-) Bescheide, Quittungen etc.
Systematisch aufräumen
Bevor Sie sich Gedanken darüber machen, welche Themenbereiche sich in Ihrem Fall anbieten, sortieren Sie Ihre Papiere grob vor. Denn erst dann werden Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie viele Papier zu einem Themenbereich tatsächlich aufbewahrt und abgeheftet werden müssen.
Im ersten Sortier-Durchlauf benötigen Sie vier Stapel:
- Wegwerfen
- Unsicher (ob wegwerfen oder aufheben)
- Abheften
- Erledigen
Sie sehen, ein Teil des neuen Ordnungssystems kommt schon jetzt zum Einsatz. Scheuen Sie sich nicht, Papiere wegzuwerfen, die Sie nicht aufheben müssen. Sind Sie sich unsicher? Dann kommt das Papier auf den Stapel „Unsicher“. Gibt es beim Stapel „Erledigen“ eine Aktion, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt? Dann (aber nur dann) erledigen Sie diese Aktion sofort. Im Anschluss füllen Sie Ihre Ablagekörbe. In den obersten Ablagekorb kommen alle Papiere, bei welchen eine Aktion erforderlich ist. Im mittleren Ablagekorb legen Sie alle Papiere, bei welchen Sie sich noch unsicher sind. Beim nächsten Schritt geht es um den Stapel, welcher abgeheftet werden soll.
Im zweiten Sortier-Durchlauf sortieren Sie grob nach Themen und heften dann ab.
Sortieren Sie Ihren Ablagestapel grob nach Themenbereichen. Feiner können Sie die Themen später unterteilen, wenn Sie die Papiere im Ordner abheften. Manche Menschen möchten all ihre Versicherungen an einem Platz haben. Dann bietet sich der Themenbereich „Versicherungen“ an. Andere müssen Papiere aufheben, die mit dem Finanzamt zu tun haben. In diesem Fall bietet sich der Themenbereich „Finanzamt“ an. Machen Sie zu jedem Themenbereich einen Stapel und ordnen Ihre Papiere zu. Bestimmt Themenbereiche kristallisieren sich so – fast wie von selbst – heraus. Erst, wenn Sie alles grob vorsortiert haben, treffen Sie die Entscheidung, welche Themen sich anbieten und auf wie viele Ordner sie verteilt werden sollen. Zur Erinnerung, weil es so wichtig ist: Achten Sie darauf, dass der Ordner zu höchstens 80 % ausgelastet sein soll. Sonst macht nämlich das künftige Einsortieren keinen Sinn mehr. Denn übervolle Ordner sind der Feind jeder Ordnung.
Haben Sie Ihre Entscheidung getroffen, geht es ans Einordnen. Wichtige Papiere sollten Sie in eine Klarsichtfolie geben, damit sie geschützt sind. Verwenden Sie Klarsichtfolien, die gelocht sind. Viele Papiere müssen vermutlich gelocht werden, bevor Sie sie einsortieren können. Die aktuellsten Papiere sollte sich innerhalb eines Themenbereichs immer ganz oben befinden. Denn dann können Sie in Zukunft alle alten Papiere, welche nicht mehr benötigt werden, bequem sichten, aussortieren und wegwerfen.
Im dritten Durchlauf checken Sie alle Papiere in der Ablage „Erledigen“.
Sie haben sehr viel geschafft, doch Sie sollten sich noch um Ihr Ablage „Erledigen“ kümmern. Setzen Sie sich Termine, bis wann etwas erledigt werden soll. Alles erledigt? Dann belohnen Sie sich. Machen Sie sich selbst eine Freude!
Viel Erfolg beim Ordnen und Ablegen Ihrer Unterlagen!