Büro-Tipp: Archivierung von Informationen richtig organisieren

Wachsen bei Ihnen manche Papierstapel in bedrohliche Höhen? Finden Sie gelegentlich Telefonnummern nicht wieder, obwohl Sie genau wissen, dass Sie sie irgendwo notiert haben? Lassen Sie den Posteingang gern mal Posteingang sein – und ignorieren ihn für längere Zeit?

Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Menschen, die versuchen mit der Komplexität und Informationsflut im Alltag umzugehen. Meist reicht es nicht sich rein intuitiv mit solchen Informationsmengen auseinanderzusetzen. Ein System ist gefragt, das leistungsfähig genug ist, schnell und sinnvoll die Spreu vom Weizen zu trennen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Datenflut in die richtigen Bahnen lenken, typische Fehler vermeiden und jederzeit die Übersicht behalten. Lesen Sie diesem Beitrag der Webseite Business-best-pratice.de - "Einfach organisiert!"

Wodurch entstehen Stapel?

Woher kommt es, dass auf so vielen PCs die E-Mail-Eingangsordner aus allen Nähten platzen? Und welches sind die größten Sicherheits-Schwachstellen am PC? Es gibt 7 typische Fehler beim Umgang mit Informationen, so die erfolgreiche amerikanische Profi-Aufräumerin Lorie Marrero, die sie in den Büros ihrer Kunden immer wieder antrifft und die sich ganz einfach vermeiden lassen. Im folgenden werden wir Ihnen 7 Profi-Tipps vorstellen, mit denen Sie erfolgreich Informationen organisieren können.

1. Profi-Tipp: Unterscheiden Sie zwischen „Aktion“ und „Dokumentation“

Ein ganz einfacher Schritt hin zu einer schnellen Informationsverarbeitung ist die Unterscheidung zwischen:

• Unterlagen, die eine Handlung erfordern (diese fallen in die Kategorie „Aktion“), und
• Unterlagen, die Sie nur aus irgendeinem Grund aufbewahren müssen, beispielsweise als Referenzmaterial (diese fallen in die Kategorie „Dokumentation“).

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles, was unter „Dokumentation“ fällt, immer direkt abzulegen (oder in einer Vorablage wegzupacken). Dann haben Sie einen großen Teil der täglichen Informationsflut schon bearbeitet! Die Unterscheidung gilt für Ihre Papierunterlagen ebenso wie für Ihre E-Mails und andere Dateien.

2. Profi-Tipp: Machen Sie sich das Ablegen so einfach wie möglich

In vielen Büros, so Profi-Aufräumerin Lorie Marrero, verhindern auch schlecht funktionierende Büromöbel und Schriftgutbehälter ein schnelles Ablegen: Klemmende Ordner oder überfüllte Schubladenschränke laden kaum zum Benutzen ein. Und wer legt schon gerne eine neue Hängemappe an, wenn er sich das dafür nötige Material aus verschiedenen Ecken des Büros zusammensuchen muss?

Folgendes können Sie tun:

• Achten Sie bei Büromöbeln und -material immer auf gute Qualität.
• Machen Sie einen Check: Mit welchen Ablagen arbeiten Sie gern, mit welchen weniger gern? Tauschen Sie beispielsweise aufgeblähte Hängemappen (bei denen sich nichts entsorgen lässt) gegen solche mit breitem Boden aus, und unterteilen Sie die Unterlagen darin mithilfe von Einstellmappen.
  Oder ändern Sie die Ablagesystematik: Finden Sie feinere Ablagebegriffe, und legen Sie neue Mappen an. Gönnen Sie sich für schief stehende Pappstehsammler Modelle aus Kunststoff oder Metall. Und tauschen Sie klemmende Ordner aus.
• Füllen Sie Ihre Büromöbel wie auch die Schriftgutbehälter maximal zu 80 % – sodass immer ausreichend Platz ist, für das neu Hinzukommende.
• Und auch die Investition in Ästhetik lohnt sich (einheitliche, gut lesbare Rückenschilder, Farb-Kodierungen): Es ist nicht nur angenehmer, mit solch einer Ablage zu arbeiten. Mit einem gewissen Respekt vor der vorhandenen Ordnung wird es Ihnen auch leichter fallen, selbst ordentlich zu sein.

3. Profi-Tipp: Arbeiten Sie nach dem „Alles an einem Ort“-Prinzip

Ein weiterer typischer Problembereich ist das Adressmanagement. Wenn Adressen und Telefonnummern an verschiedenen Orten gespeichert bzw. notiert sind, etwa auf Zetteln, Visitenkarten, im persönlichen handgeschriebenen Adressbuch und einer elektronischen Adressverwaltung, wird es schwierig, Telefonnummern zu finden oder aktuell zu halten.

Schaffen Sie sich ein Master-System an, in dem Sie alle Adressen verwalten und aktualisieren – am besten auf dem PC. Alle weiteren Adresssysteme leiten Sie dann davon ab: Machen Sie sich einen Ausdruck für unterwegs, oder synchronisieren Sie die Daten auf Ihrem Mobiltelefon damit.

Das „Alles an einem Ort“-Prinzip lässt sich mit großem Erfolg auch in anderen Bereichen des Informationsmanagements anwenden:

• Absolut essenziell ist es, wenn es um Termine geht. Schon eine Variante, die eine Kombination aus elektronischem Terminmanagement (beispielsweise mit Outlook) und Papierkalender vorsieht, ist nur dann zu realisieren, wenn Sie die beiden Systeme diszipliniert regelmäßig abgleichen!
• Außerdem sollten Sie Ihre geschäftlichen und privaten Termine immer im selben System verwalten. Nutzen Sie als „Master-Terminplaner“ also lieber einen dünnen Leporello-Kalender, in dem dann aber auch alles drin steht, als mehrere aufwändige Systeme, die nicht aktuell sind.
• Organisieren Sie auch Ihre Notizen nach dem „Alles an einem Ort“-Prinzip. Richten Sie sich einen festen Ort für Ideen ein, einen für Buch-Tipps oder einen für Fachinformationen. Sie werden außerdem feststellen, dass Sie diese Notizen motivierten können, wenn Sie sicher sind, dass Sie sie später wiederfinden werden.

Einfach organisiert! - Praxis-Tipp: Zu viele Termine? Oft hilft es bereits, streng zwischen wirklichen „Terminen“ und andererseits „Aufgaben“ zu unterscheiden, um die Anzahl der zu verwaltenden Termine deutlich zu reduzieren – und ein entsprechend einfacheres System nutzen zu können.

4. Profi-Tipp: Entsorgen Sie großzügig

Wir können uns heute fast jede Information auf Knopfdruck beschaffen, und doch haben wir uns unsere alte Jäger- und Sammlermentalität bewahrt: Wegwerfen fällt der Mehrheit äußerst schwer, ist die Erfahrung von Lorie Marrero. Die Folge sind überfüllte Büros, zugemüllte Festplatten und unproduktive Suchzeiten.

• Ein einfaches und gutes Hilfsmittel ist der Jahreszahlen-Trick: Vermerken Sie auf allem, was Sie auf Papier archivieren (oder auch nur auf Ihrem Schreibtisch zwischenparken), deutlich das Datum, sodass Ihnen das späteres Entsorgen leichter fällt. Bei Dateien können Sie die Jahreszahl im Namen unterbringen.
• Drucken Sie E-Mails nur im Sonderfall aus! Bei einer Studie des Druckerherstellers Lexmark gaben 34% der Befragten in Deutschland an, E-Mails vor dem Lesen grundsätzlich auszudrucken. Das ist mehr als ein Drittel – stellen Sie sich die gigantischen Papierberge vor, die dadurch entstehen! Außerdem macht jeder einzelne Ausdruck später eine Wegwerf-Entscheidung nötig.
• Schaffen Sie sich einen großen Zweit-Papierkorb an: fürs Wegwerfen auf Probe. Die untere Hälfte können Sie dann einmal wöchentlich entsorgen.
• Räumen Sie häufiger mal Ihre Festplatte auf! Das geht beispielsweise, indem Sie sich über die Windows-Suchfunktion alle älteren Dateien aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen und dann entscheiden: aufbewahren, direkt löschen oder auf einem externen Speichermedium archivieren (und dann von der Festplatte löschen)?

Einfach organisiert! - Praxis-Tipp: Unterlagen aussortieren – mit dem „12-Wochen-Post-it-Trick“. Sie würden ja gerne Unterlagen entsorgen – Sie sind sich aber nicht sicher, was Sie noch brauchen, was ins Archiv ausgelagert und was entsorgt werden kann?

Da hilft der folgende Trick:

1. Markieren Sie alle Papierbehälter – Ordner, Stehsammler, Hänge- und Einstellmappen, auch die an Ihrem Schreibtisch! – mit einem Post-it-Index-Streifen. Sobald Sie das erste Mal auf einen Behälter zugreifen, entfernen Sie dann den Streifen.

2. Alle Behältnisse, die nach 12 Wochen noch einen Streifen tragen, können Sie aus dem Büro auslagern – in einen Nebenraum, auf den Gang oder in schlecht erreichbare Regalfächer im Büro.

3. Den Inhalt von Schriftgutbehältern, auf die Sie dann nach weiteren neun Monaten immer noch nicht zugegriffen haben, können Sie direkt entsorgen bzw. in Archivboxen umfüllen und ins Archiv stellen.

5. Profi-Tipp: Neueingänge an Papier und Dateien verarbeiten – machen Sie’s regelmäßig!

Was machen Sie mit schmutzigem Geschirr? Warten Sie, bis die Spüle zugestellt ist, bevor Sie mit dem Abwasch beginnen? Sammeln Sie hohe Tellerstapel neben der Spülmaschine, bevor Sie sie einräumen? Oder kümmern Sie sich regelmäßig darum – täglich, sodass nichts herumsteht?

Niemand käme auf die Idee, eine Woche lang nicht abzuwaschen und sich dann über die Geschirrberge zu wundern, sagt Lorie Marrero. Das Gleiche sollte für die Eingangspost gelten, denn es gibt einen nie versiegenden Strom von E-Mails und Papierunterlagen.

Daher unser Rat: Großaufräumaktionen sollten Sie vermeiden! Wenn Sie täglich einmal Klarschiff machen, so dass Eingangskorb und -ordner abends leer sind, halten Sie den Aufwand relativ gering – und je geringer der Aufwand, umso größer die Motivation, es „mal eben zwischendurch“ zu erledigen!

6. Profi-Tipp: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig

Was passiert, wenn Ihr Computer heute einen Festplattenschaden hat oder ein Virus Ihre Dateien löscht? Was verlieren Sie: die Arbeit eines Tages, einer Woche, eines Monats oder der vergangenen Jahre?

Wenn es bei Ihnen in der Firma nicht zentral und automatisch geschieht: Richten Sie sich für Ihre Datensicherung ein eigenes System ein, beispielsweise über eine externe Festplatte (zum Teil bringen die bereits ihr eigenes Sicherungsprogramm mit – dann drücken Sie nur noch auf einen Knopf).

Wichtig: Die Datensicherung sollte möglichst einfach und schnell vonstatten gehen. Je unkomplizierter sie ist und je mehr davon automatisch geschieht, umso leichter wird es Ihnen fallen, sie regelmäßig vorzunehmen!

7. Profi-Tipp: Wählen Sie die richtigen Passwörter – und verwalten Sie sie sinnvoll

Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als man nichts als die PIN für die EC-Karte im Kopf behalten musste? Heute haben wir eine unüberschaubare Zahl von Zugangscodes, Benutzernamen und Passwörtern zu verwalten.

Eine verbreitete Reaktion auf dieses Phänomen ist die, besonders einfache Passwörter zu wählen und/oder bei möglichst vielen Adressen dasselbe Passwort zu verwenden. Und diejenigen, die sich um etwas ausgefallenere Passwörter bemühen, sammeln diese häufig in einer einfachen Excel- oder Word-Datei auf dem Rechner, wo die Daten leicht ausspioniert werden können.

Kurz: Alle diese Varianten bedeuten ein hohes Sicherheitsrisiko! Laut einer Studie von Forschern der Universität Maryland werden ans Internet angeschlossene Rechner statistisch alle 39 Sekunden attackiert. Die Einbruchsversuche laufen in der Regel automatisiert ab und nutzen dabei gezielt die weltweit verbreitete Nachlässigkeit beim Anlegen von Zugangspasswörtern.

So sichern Sie sich ab:

• Wählen Sie ausgefallene Passwörter. Nutzernamen wie „admin“ oder „helga1234“ bedeuten für Angreifer ein leichtes Spiel. Gestalten Sie Ihre Passwörter immer mit einer Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, wie beispielsweise „pet7*16“.
• Schaffen Sie sich ein System, um Ihre Passwörter und Zugangscodes zu verwalten. Zuhause, jedenfalls sofern Sie dort den Zugang kontrollieren können, kann das ein kleiner Karteikasten sein, in dem Sie auf alphabetisch sortierten Karten alle Daten notieren.

Die Alternative ist eine Software, die Ihre Zugangsdaten verwaltet. Das Prinzip: Sämtliche Passwörter werden in einer einzigen Datenbank verwaltet und in einer verschlüsselten Datei gespeichert, die Sie dann mit einem Master Key öffnen.

Produkt-Tipp: Gute Software für die Verwaltung Ihrer Zugangsdaten

Mittlerweile ein Klassiker der Passwort-Verwaltung ist der „Password Keeper“ des Shareware-Programmierers Gregory Brown. Mithilfe einer verschlüsselten Miniatur-Datenbank können Sie hier Zugangsdaten aller Art vor fremdem Zugriff schützen.

• Haupteinsatzgebiet: PCs mit Internet-Anschluss, wenn Sie Zugangsdaten aus Sicherheitsgründen nicht schriftlich im Büro oder zuhause ablegen möchten.
• Preis: Shareware (Bezahlung von 19,95 US-Dollar per Kreditkarte nach einer Testzeit von 30 Tagen wird erwartet)
• Weitere Infos und Download unter: „Password Keeper“.

Quelle: Einfach organisiert! (Hrsg.: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG) Mehr Organisations-Tipps und andere Management-Tipps finden Sie unter:
Business-Best-Practice.de.

Viel Erfolg beim Organisieren Ihre Büroarbeit!