Outlook 2007: Visitenkarten für E-Mail-Signaturen selbst erstellen

Outlook 2007 besitzt eine neue Ansicht im Kontaktordner: die Visitenkarten. Wenn Sie meinen, dies sei nur eine Variante der üblichen Adresskartenansicht, dann irren Sie sich. Visitenkarten sind ein ganz neues Konzept für den Austausch und die grafische Repräsentation von Kontaktdaten. Darum lohnt sich eine genauere Betrachtung.

Visitenkarten sind eine Erweiterung des vCard-Formats, dem Standard zum elektronischen Austausch von Kontaktdaten zwischen E-Mail-Programmen, PDAs oder Handys. Auch ältere Outlook-Versionen konnten Kontakte schon als vCard speichern (Dateien mit der Endung .vcf) oder aus einer vCard einlesen.

Während Sie mit klassischen vCards aber nur die reinen Daten wie Name, Adresse usw. transportieren, gehen Sie mit der Visitenkarten-Erweiterung von Outlook 2007 einen Schritt weiter. Damit können Sie jetzt auch eine grafische Darstellung Ihrer Kontaktinformationen weitergeben.

Konsequent umgesetzt, lässt sich Ihr Kontaktordner dann als Sammlung persönlicher Kärtchen anzeigen. Neben der alphabetischen Sortierung gibt das einen neuen Orientierungspunkt, denn die Kontakte sind sofort an einem Firmenlogo, einer Hintergrundfarbe oder einem speziellen Layout erkennbar.

In diesem Beitrag aus Outlook aktuell lesen Sie, wie Sie Ihre eigene Outlook-Visitenkarte gestalten und sich somit von der Konkurrenz abheben.

So gestalten Sie Ihre eigene Visitenkarte

Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Visitenkarte. Dazu erstellen Sie im Kontaktordner von Outlook 2007 zunächst einen neuen Kontakt für Ihre eigene Person, in dem Sie Ihre persönlichen Daten eintragen. Wenn Sie bereits einen eigenen Kontakteintrag angelegt haben, können Sie natürlich auch diesen Eintrag öffnen.

1. Rechts neben den Namensangaben zeigt Outlook die aktuelle Visitenkarte an. Um sie zu bearbeiten, klicken Sie auf das Multifunktionsleistenregister "KONTAKT" und in der Gruppe "OPTIONEN" auf "VISITENKARTE".

2. Es öffnet sich eine Dialogbox mit diversen Design-Optionen. Als Erstes bestimmen Sie im Bereich "FELDER", welche Informationen auf der Karte erscheinen sollen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Faxnummer hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche "HINZUFÜGEN" und im nachfolgenden Menü wählen Sie erst "TELEFON" und dann "FAX GESCHÄFTL." an.

3. Der neue Eintrag erscheint in der Feldliste und mit den beiden Pfeilschaltflächen unter der Liste können Sie ihn weiter unten oder weiter oben platzieren. Das Ergebnis sehen Sie sofort in einer Vorschau.

Anfangs fehlt der Faxnummer eine Beschriftung. Das ändern Sie, indem Sie den Faxeintrag in der Feldliste markieren und dann im Bereich "BEARBEITEN" auf die Dropdown-Schaltfläche in der Zeile "BESCHRIFTUNG" klicken.

• Wählen Sie zum Beispiel die Option "LINKS" aus. Jetzt können Sie Text in das Feld "BESCHRIFTUNG" eingeben – hier "FAX".
• Anschließend sollten Sie natürlich auch die Beschriftung im Telefonfeld nach links setzen und beispielsweise in das kürzere "Tel." ändern.

Damit die Visitenkarte zumindest Ähnlichkeit mit Ihrem echten Kärtchen hat, fügen Sie ein Bild hinzu – zum Beispiel ein Firmenlogo.

• Dazu klicken Sie im Bereich "KARTENENTWURF" auf die Schaltfläche "ÄNDERN".
• Nun suchen Sie die gewünschte Bilddatei und fügen sie per Doppelklick ein.
• Im Kartenentwurf bestimmen Sie mit der Schaltfläche neben "LAYOUT", wo das Bild platziert werden soll – beispielsweise als "HINTERGRUNDBILD".

Outlook aktuell - Tipp: Experimentieren Sie ruhig mit verschiedenen Kombinationen aus Layout, Bildausrichtung und Bildbereich. Wenn das Visitenkartenlayout Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf "OK". Anschließend "SPEICHERN" & "SCHLIEßEN" Sie den Kontakt.

So verwenden Sie Ihre Visitenkarte als E-Mail-Signatur

Damit sich der Gestaltungsaufwand lohnt, verteilen Sie Ihre Visitenkarte an Freunde oder Geschäftspartner. Das geht am einfachsten mit einer E-Mail-Signatur. So erhalten die Empfänger Ihrer E-Mails automatisch Ihre Visitenkarte, die sie anschließend problemlos in den eigenen Kontaktordner übernehmen können.

Die Visitenkartensignatur erstellen Sie wie folgt:

1. Wählen Sie im Outlook-Fenster "EXTRAS" -> "OPTIONEN".

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "E-MAIL-FORMAT".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "SIGNATUREN".

4. Wenn Sie bereits eine Signatur verwenden, markieren Sie sie im Listenfeld "SIGNATUR ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN". Anderenfalls klicken Sie auf "NEU", geben einen Namen Ihrer Wahl ein und klicken auf "OK".

5. Klicken Sie im Bereich "SIGNATUR BEARBEITEN" auf "VISITENKARTE".

6. Wählen Sie im passenden Kontaktordner Ihre eigene Visitenkarte aus und klicken Sie auf "OK".

7. Sorgen Sie im Bereich "STANDARDSIGNATUR AUSWÄHLEN" dafür, dass "NEUE NACHRICHTEN" und gegebenenfalls "ANTWORTEN/WEITERLEITUNGEN" mit Ihrer Signatur versehen werden.

8. Schließen Sie die geöffneten Dialogboxen jeweils mit "OK".

Neuen E-Mails werden jetzt automatisch Ihre Kontaktinformationen als vCard (.vcf-Datei) beigefügt. Wenn Sie E-Mails standardmäßig im HTML-Format verfassen, enthält die E-Mail auch gleich ein Bild Ihrer Visitenkarte.

Viel Erfolg beim Gestalten Ihrer digitalen Visitenkarte!

Quelle: Outlook aktuell (Hrsg.: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG).
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