Datenbanken pflegen: Grundlagen zur Datenbank-Replikation

Immer auf dem neuesten Stand, so sollten die Informationen einer Datenbank sein. Das funktioniert aber nur, wenn die Daten laufend aktualisiert werden und wenn die Datenbank ständig zur Verfügung steht.

Bei einem Einzelplatzsystem liegt die Verantwortung somit in Ihrer eigenen Hand, da Sie sich nur um die Aktualisierung kümmern müssen. In einem Betrieb mit einem größeren Netzwerk oder mit Mitarbeitern, die nicht immer vor Ort sind, ergeben sich da ganz andere Probleme. Bei vielen Anwendungen ist nämlich der gemeinsame Zugriff auf eine Datenbank über ein Netzwerk gar nicht möglich.

Beispiel: Zugriff durch Außendienstmitarbeiter

Außendienstmitarbeiter erfassen Aufträge auf ihrem Laptop und möchten dabei aktuelle Artikeldaten und Rabattstaffeln nutzen. Wie können Sie erreichen, dass Sie die Datenbank sowohl in Ihrer Firma erweitern, als auch den Außendienstlern das Erfassen von Daten ermöglichen können?

(Sehen Sie hierzu auch meinen Tipp: ACCESS_aktuell - Brandneue Tipp für Ihr Access .) Hier hilft die Datenbank-Replikation weiter, denn nach entsprechenden Vorbereitungen können Sie mehrere Kopien einer Datenbank erstellen, die sich dann später vollautomatisch zusammenführen lassen.

Wer braucht replizierte Datenbanken?

Wie in unserem Beispiel kann es vorkommen, dass nicht alle Abteilungen an das lokale Firmennetzwerk angeschlossen sind oder dass die Außendienstmitarbeiter unterwegs mit Laptops arbeiten, die zu dieser Zeit natürlich auch nicht mit der Firma verbunden sind.

Dennoch sollten die Informationen aus der Firmendatenbank irgendwie griffbereit sein. Die einfachste Lösung wäre es, die zentrale Datenbank in bestimmten Zeitintervallen an die entfernten Abteilungen oder an die Außendienstler zu übermitteln. Das könnte per CD-ROM, Memorystick oder per E-Mail geschehen. Laptop-Benutzer könnten sich auch vorübergehend vor Ort in das Netzwerk einloggen.

Dieses Verfahren hat allerdings einen Haken, denn die Übermittlung erfolgt immer nur in einer Richtung.

Es werden lediglich die aktuellen Zentraldaten aus der Firma heraustransferiert. Änderungen von Seiten der nicht ständig verbundenen Standorte finden in diesem Szenario keinen Platz, weshalb sich das Verfahren nur dann anbietet, wenn die zentralen Datenbestände relativ statisch sind (z. B.: allgemeine Adresslisten oder Telefonverzeichnisse).

Häufig müssen die Firmendaten aber nicht nur in der Zentrale, sondern auch woanders bearbeitet werden. Vertreter nehmen zum Beispiel Bestellungen entgegen, gewinnen neue Kunden, Filialen aktualisieren den Lagerbestand etc. Gleichzeitig nimmt die Zentrale unter Umständen Änderungen am Adressenbestand vor oder gleicht Preise an.

Damit all diese Informationen am Ende wieder in einer großen Zentraldatenbank zusammenfließen, benötigen Sie ein Werkzeug, das die Bearbeitungen abgleicht.

Die Lösung für dezentrale Datenbanken

Genau das ist der Punkt, an dem die Datenbank-Replikation von Access ins Spiel kommt. Mit dieser Funktion können Sie Kopien der zentralen Datenbank erstellen und an Filialen oder Außendienstmitarbeiter verteilen.

Die Kopien der zentralen Datenbank werden so eingerichtet, dass sich die darin vorgenommenen Änderungen später problemlos in die Hauptdatenbank integrieren lassen.

Umgekehrt werden Aktualisierungen der Hauptdatenbank automatisch in die Kopien übertragen. Neben dem einfachen Datenabgleich hat das Verfahren noch einen weiteren Vorteil:

Sie reduzieren die Übertragungskosten, da bei der Abstimmung der einzelnen Kopien nicht immer die komplette Datenbank übermittelt wird, sondern nur die Übertragung der tatsächlich geänderten Informationen erfolgt. So sparen Sie Zeit und Geld.

Die wichtigsten Kriterien für den Einsatz der Datenbank-Replikation:

• Sie benötigen gemeinsam genutzte Datenbestände nicht nur zentral, sondern auch an Orten, die nicht ständig mit dem lokalen Netzwerk/Computer verbunden sind.
• Die gemeinsame Datenbank wird sowohl lokal als auch an anderen Orten bearbeitet
• Der Datenbestand muss nicht auf die Sekunde aktuell sein.
• Die einzelnen Standorte bearbeiten hauptsächlich ihre jeweils eigenen Datensatzgruppen, aktualisieren also in der Regel nicht dieselben Datensätze.

Diese Einschränkungen müssen Sie beachten!

Nicht immer ist die Replikation die beste Alternative. Aus den zuletzt genannten Punkten geht bereits hervor, in welchen Fällen replizierte Datenbanken nicht die perfekte Lösung sind.

• Dazu zählen z. B. zeitkritische Anwendungen. Da die Hauptdatenbank und ihre replizierten Kopien nicht im ständigen Kontakt stehen, sind die einzelnen Replikate nicht auf die Sekunde aktuell. Erst nach einem Abgleich der Daten verfügen die einzelnen Datenbanken über dieselben Datenbestände.
  
• Für ein Reservierungssystem, auf das verschiedene Reisebüros zugreifen wollen, würde sich die Replikation z. B. nicht eignen. Hier müssen immer direkt die jeweils aktuellen Daten vorliegen, damit es nicht zu Doppelbelegungen kommt. Ein Replikat der Hauptdatenbank ist deshalb vollkommen überflüssig, da bei jedem Reservierungsvorgang die aktuellen Daten der Zentraldatenbank verfügbar sein müssten.
  
• Ebenfalls wenig geeignet sind replizierte Datenbanken, wenn die verschiedenen Anwender häufig dieselben Datensätze bearbeiten. Access erkennt dann zwar, dass ein Datensatz von unterschiedlichen Seiten bearbeitet wurde, überlässt es am Ende aber doch Ihnen zu bestimmen, welche Aktualisierung übernommen werden soll. Es wird dann sehr mühsam, diese „Konflikte“ immer wieder aufzulösen.

Praxistipp:

Bevor Sie sich aus diesem Grund aber sofort nach einer anderen Lösung umschauen, bedenken Sie, dass die Bearbeitung derselben Datensätze gar nicht so häufig vorkommt. So wird ein Vertreter auf seinem Laptop normalerweise nur neue Datensätze anfügen, etwa beim Erfassen eines Kundenauftrags. Bestehende Daten müssen von ihm nur selten geändert werden. Und auch Filialen greifen meist auf ihre eigenen Datensatzgruppen zurück, beispielsweise den örtlichen Lagerbestand, die eigenen Verkaufszahlen oder Ähnliches.

Quelle: ACCESS_aktuell (Hrsg.: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG)

Mehr Anwender-Tipps zu Access und anderen Office-Programmen finden Sie unter: Business-Best-Practice.de