Büro-Ablage organisieren: Unterlagen übersichtlich sortieren

So organisieren Sie Ihre Projektablage

Immer häufiger müssen Sie unterschiedliche Projekte betreuen und verwalten und dazu die anfallenden Dokumente übersichtlich ablegen. Hierzu eignet sich eine Ablage mit Kennzahlen. Eine Kennzahl setzt sich folgendermaßen zusammen:

Erläuterung:

1. Auftraggebernummer: Die Kennung „A01“ steht für den Kunden Auersberg AG, Coburg. Käme ein neuer Kunde hinzu, zum Beispiel die Firma Werner Ahlers, Würzburg, würde die Kennung „A02“ lauten, weil dies der zweite Kunde mit dem Buchstaben A ist.

2. Laufende Auftragsnummer: Diese Kennung setzt sich aus der Jahreszahl, in der der Auftrag erteilt wurde, nämlich „2007“, und der laufenden Nummer „01“ zusammen. Würde der Kunde Auersberg AG im Jahr 2006 einen weiteren Auftrag erteilen, so bekäme dieser Auftrag die Kennzahl „A01 200602 3“.

3. Die Abteilung, in der der Auftrag bearbeitet wird, ist ebenfalls durch eine Zahl definiert, im Beispiel oben: 3. Die Abteilungsnummern legen Sie fest.

Beispiel: Im Architekturbüro von Sofie Kellner wird jedes Dokument – ganz gleich, ob in Papierform oder im PC – mit einer Kennzahl versehen. Damit ist sofort ersichtlich, zu welchem Projekt das Dokument gehört – und kann entsprechend abgelegt werden.

Der Sekretärinnen-Handbuch -Tipp: Außerdem arbeitet Sofie Kellner bei den Ordnern und in der Datei mit dem Projektablageplan, mit Farben. Jede Abteilung hat nicht nur ihre Abteilungsnummer, sondern auch eine eigene Farbe, die sich auf allen Ordnern und Hängemappen wieder findet.

Verwenden Sie die richtigen Organisationsmittel für Ihre Ablage

Sie haben die Wahl zwischen 5 verschiedenen Organisationsmitteln:

1. Die PC-Ablage hat die oberste Priorität. Verzichten Sie – wann immer es möglich ist – darauf, aus einer Datei ein Papierdokument zu machen. Achten Sie auf eine einheitliche Struktur. Den Ordner im Schrank sollten Sie genauso kennzeichnen und mit dem gleichen Inhalt füllen wie den Ordner im PC. Damit haben Sie einen wichtigen Schritt hin zur papierlosen Ablage getan.

Jetzt besteht die Möglichkeit, schnell festzustellen, wann ein Ordner die gleichen Papierdokumente enthält wie der Ordner im PC. Dann können Sie den Papier-Ordner entsorgen. Davon ausgenommen sind die Dokumente, die Sie unbedingt in Papierform aufbewahren müssen (z. B. Originalverträge).

2. Der Papier-Ordner ist ideal, wenn Sie umfangreiche Vorgänge ablegen wollen. Mithilfe von Trennblättern oder Registraturen können Sie große Ablagemengen logisch gliedern. Ordner eignen sich für:

• umfangreiche Kunden- und/oder Lieferantenablagen
• Projekte
• Produktdokumentationen
• gleichartige Dokumente (z. B. Rechnungen)

3. Die Hängeregistratur ordnet kleine Vorgänge, die nur aus wenigen Dokumenten bestehen. Hierbei haben Sie in einem Auszug einen schnellen Überblick über viele Themen, die Sie mit den entsprechenden Reitern benannt haben. Hängemappen oder Hängetaschen setzen Sie optimal ein für

• kleine Kunden- und/oder Lieferantenablagen,
• den aktuellen Teil der Projektablage,
• aktuelle Vorgänge zur Bearbeitung,
• die Sammlung von Standardinformationen (z. B. Prospekte, Rundschreiben).

4. Der Stehsammler eignet sich für Fachzeitschriften, umfangreiche Kataloge und Prospekte.

5. Die Stapelablage sollten Sie nur kurzzeitig einsetzen, um aktuelle Dokumente in einem Ablagefach zu sammeln, bevor Sie sie endgültig bearbeiten.

Vermeiden Sie unnötige Wege: Der Standort der Ablage

Ordnen Sie Ihre Ablage räumlich so an, dass Sie auf jene Dokumente jederzeit schnellen Zugriff haben, die Sie häufig brauchen.

• Direkter Zugriff: Das ist der Bereich rund um Ihren Arbeitsplatz, den Sie ohne aufzustehen erreichen können. Hier liegen die Dokumente, die Sie ständig (mehrmals am Tag) für Ihre Arbeit benötigen.

• Indirekter Zugriff: Das ist Ihr Büro und der Bereich rund um Ihren Arbeitsplatz, den Sie mit wenigen Schritten erreichen. In diesem Bereich befinden sich die Dokumente, auf die Sie häufig (täglich) zugreifen müssen.
• Distanzbereich: Hierbei handelt es sich um das Archiv oder andere Ablage-Orte, die weiter entfernt sind. Deshalb sind dort nur die Dokumente untergebracht, die aufgrund von Ablagefristen aufbewahrt werden müssen, aber nicht mehr oder nur noch ganz selten gebraucht werden.

Überblick über die Ordner behalten

Beispiel: Sofie Kellner und ihr Chef brauchen aus der umfangreichen Projektablage, verteilt in zahlreichen Ordnern, immer wieder einen kleinen Teil, um bei Besprechungen aktuelle Informationen parat zu haben oder um aktuelle Vorgänge zu bearbeiten.

Wenn Sofie Kellner nun aus der umfangreichen Projektablage den Teil herausnimmt, den sie oder ihr Chef gerade bearbeitet, heftet sie an die entsprechende Stelle eine rote Trennkarte mit der Aufschrift „Aktueller Teil im Sekretariat“ ein.

Damit ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter sofort erkennt, warum die Projektablage nicht vollständig ist und wo sich der fehlende Teil befindet.

Dies gilt auch, wenn ein ganzer Ordner für längere Zeit entnommen wird. An den Platz des Ordners stellt Sofie Kellner eine DIN-A4-große, rote Pappkarte.

Befreien Sie sich von unnötigem Papier

Nicht jedes Dokument, das heute einen hohen Ablagewert hat, ist morgen noch genauso wichtig.

Beispiel: Sie haben einen Mitarbeiter zu einem Seminar angemeldet. Sie erhalten dazu vom Seminarveranstalter eine Seminarzusage und eine Rechnung. Am Ende des Seminars erhält der Mitarbeiter eine Teilnahmebescheinigung. Sie haben jetzt 4 Dokumente mit unterschiedlichem Wert.

Im Klartext heißt das, dass Sie nach dem Seminarbesuch des Mitarbeiters die Anmeldung und die Zusage vernichten können, weil sie durch andere, wertvollere Dokumente ersetzt wurden.

Ordner mit dem „Kleiderschrank-Prinzip“ ausmisten

Beispiel: Sofie Kellner wendet in ihrer Ablage das „Kleiderschrankprinzip“ an, weil sie keine Zeit hat, Ordner und Mappen nach wertlos gewordenen Dokumenten zu durchforsten. Deshalb handelt Sofie Kellner bei allen Ablagebehältern, die nach und nach sehr voll geworden sind, nach dem Prinzip „Eins rein, zwei raus!“.

Wenn sie also in einen vollen Ordner noch weitere Dokumente hineinheften muss, schaut sie kurz, ohne den ganzen Ordner durchzublättern, ob sie gleichzeitig mindestens so viele Blätter, wie sie hineinheften möchte, herausnehmen kann. Idealerweise nimmt sie doppelt so viel heraus, wie sie hineinheftet.

-> Oft haben Dokumente im Laufe der Zeit ihren Wert verloren, und Sie können sie vernichten. Investieren Sie aber nicht zu viel Zeit dafür. Wenn Sie beim Durchblättern auf etwas stoßen, nehmen Sie es heraus. Wenn Sie auf Anhieb nichts finden, sparen Sie sich die Zeit, gezielt nach etwas zu suchen.

So schützen Sie sich vor der Papierflut

Lassen Sie sich aus Verteilern streichen, deren Angebote Sie nicht interessieren. Dies gilt auch für den internen Schriftwechsel. Schreiben Sie den zuständigen Kollegen eine kurze E-Mail, dass Sie bestimmte Informationen nicht benötigen.

Wenn Sie Dokumente zur Information für Kollegen kopieren und verteilen sollen, scannen Sie diese Dokumente lieber ein und verteilen Sie sie mit einer knapp formulierten E-Mail mit dem entsprechenden Anhang.

Setzen Sie den Papierkorb großzügig ein. Denken Sie daran: Sie leben in einer Wissens- und Informationsgesellschaft. Es gibt fast keine Information, die Sie sich nicht – wenn unbedingt notwendig – wieder beschaffen könnten, falls Sie sie „großzügig“ weggeworfen haben.

Horten Sie keine Prospekte, Fachzeitschriften, Fachartikel und sonstigen „Lesestoff“. Legen Sie sich ein Ablagefach „Lesen“ an. Jeden Freitagmittag werfen Sie den Inhalt in den Papierkorb. Was Sie bis Freitagmittag nicht gelesen haben, lesen Sie nie! Ab Montag gibts etwas Neues – immer!

Tipps für den Ablagealltag, wenn ...

... der Ordner zu voll ist:

Prüfen Sie, welche Dokumente ihren Wert verloren haben. Werfen Sie diese weg. Vermeiden Sie, Dokumente doppelt abzulegen. Arbeiten Sie lieber mit Querverweisen bei umfangreichen Unterlagen. Überlegen Sie, ob Sie alle Dokumente in Papierform benötigen, obwohl Sie sie außerdem im PC gespeichert haben.

... mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Ablage haben:

Weil sich mehrere Kollegen aus der Ablage „bedienen“, suchen Sie immer wieder Unterlagen und wissen nicht, wer sie gerade hat. Verpflichten Sie Ihre Kollegen dazu, ein „Entnahme-Blatt“ an die Stelle zu heften, an der sie einen Vorgang entnommen haben. Auf dem Entnahme-Blatt reicht das Kurzzeichen des Mitarbeiters, und jeder weiß, wo sich der Vorgang gerade befindet.

... der Chef seine persönliche Ablage haben will und nichts wiederfindet:

Geben Sie Ihrem Chef nur Kopien und behalten Sie die Originale in Ihrer Sekretariatsablage. Das bedeutet zwar, dass Sie und Ihr Chef doppelt ablegen, aber in diesem Fall erleichtert es Ihren Zugriff. Sie sparen Zeit, weil Sie keine Vorgänge suchen müssen oder Unterlagen verloren gehen.

Wenn Sie diese Doppelablage nicht wollen, bieten Sie Ihrem Chef an, dass Sie die Ablage für ihn übernehmen und diese damit im Griff behalten. Sollte Ihr Chef ganz besonders chaotisch veranlagt sein, erfassen Sie alle Dokumente, die Sie ihm gegeben haben, in einer Checkliste, und prüfen jeden Tag, wo die Unterlagen geblieben sind – bis Sie sie abgelegt haben.

... Umläufe durch die Abteilung/das Unternehmen ewig dauern:

Erstellen Sie eine Umlaufmappe in einer „Knallfarbe“. Heften Sie in die Innenklappe eine Arbeitsanweisung, die der Chef unterschrieben hat: „Diese Umlaufmappe ist innerhalb eines Tages weiterzugeben.“

... sich ungelesene Fachzeitschriften stapeln:

Behalten Sie alle Fachzeitschriften für 2 Monate in Ihrem Büro. Wer sich in dieser Zeit meldet und nach der Zeitschrift fragt, bekommt sie demnächst im direkten Verteiler. Alle anderen Fachzeitschriften bestellen Sie ab. Wenn Ihr Chef trotzdem nicht auf die Information verzichten möchte, abonnieren Sie den E-Mail-Newsletter dieser Zeitschrift.

Quelle: Das Sekretärinnen-Handbuch (Hrsg.: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG) Mehr Fach-Informationen für Sekretärinnen finden Sie unter: "Sekretariat-Inside" und " DIN 5008 von A bis Z – So beeindrucken Sie mit perfekt gestalteten Briefen".

Viel Erfolg im Geschäft!