Büro-Ablage organisieren: Unterlagen übersichtlich sortieren

Sie möchten Unterlagen immer sofort im Zugriff haben, wenn Sie sie benötigen? Sie möchten keine Doppel- und Mehrfachablagen? Sollen sich Ihr Chef, die Kollegen oder Ihre Vertretung ebenfalls in Ihrer Ablage zurecht finden? Dann muss eine klare Struktur her. In diesem Beitrag aus dem Sekretärinnen-Handbuch erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt zu einer übersichtlichen Ablage gelangen.

Wie übersichtlich ist Ihre Ablage?

Kennen Sie diese Aussagen?

• „Bei uns hat jeder sein eigenes System ...“
• „In meiner Ablage finde ich mich ja gerade so zurecht, aber wehe, wenn ich woanders etwas suchen muss ...“
• „Ich lege zur Sicherheit vieles mehrfach an verschiedenen Stellen ab. Trotzdem finde ich etwas manchmal nicht wieder ...“
• „Ich schmeiße grundsätzlich nichts weg - wer weiß, wann man es noch mal braucht ...“
• „Als ich hier anfing, brauchte ich ein halbes Jahr, um mich in der Ablage zurechtzufinden ...“

Im Sekretariat gehört es zu Ihren Kernkompetenzen, Informationen schnell griffbereit zu haben. Und das nicht nur für Ihren eigenen Arbeitsbereich, sondern auch für Ihren Chef und die Kollegen. Sie leisten mit einer transparenten und optimal strukturierten Ablage einen wichtigen Beitrag dazu, dass Sie Vorgänge effizient verwalten und alle notwendigen Informationen schnell zur Verfügung haben.

Beispiel: Sofie Kellner arbeitet seit 3 Monaten als Assistentin der Geschäftsleitung in einem Architekturbüro für Industriegebäude. Sie hat eine Altablage übernommen, die unübersichtlich und völlig überladen ist.

Einerseits hat Sofie Kellner selbst Schwierigkeiten, Vorgänge schnell griffbereit zu haben. Andererseits kommen der Chef und die Kollegen immer wieder auf sie zu und bitten sie um Unterstützung bei der Suche nach einer bestimmten Projektablage.

Die 4 Prinzipien einer optimalen Ablageorganisation

Beachten Sie die folgenden 4 Ablageprinzipien – und Sie haben alles im Griff!

Prinzip 1: Legen Sie den Ablageort fest
Legen Sie sowohl bei der Papier- als auch bei der PC-Ablage genau fest, wo welches Dokument abgelegt werden soll. Je eindeutiger Sie den Ort bestimmen, desto besser können Sie, Ihr Chef und Ihre Kollegen Dokumente zuordnen und wieder finden.

Prinzip 2: Legen Sie den firmeninternen Ablagewert fest
Viele Dokumente unterliegen keiner bestimmten Aufbewahrungsfrist und verlieren irgendwann ihren Wert. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Anschreiben, mit denen Sie Unterlagen verschicken. Entsorgen Sie wertlos gewordene Dokumente.

Prinzip 3: Legen Sie die Ablageart fest
Hier unterscheidet man zwischen Ablagearten ...:

• ... in Papierform
• ... als Dokument/Datei im PC auf dem Desktop oder dem Server
• ... als E-Mail-Ablage in Outlook/Notes oder Ähnlichem

Idealerweise beschränken Sie sich auf 2 Ablagearten: Papier und PC. Diese beiden Ablagearten sind dann aber auch auf die gleiche Art und Weise strukturiert. Das bedeutet, dass Sie keine getrennte E-Mail-Ablage haben, sondern eine E-Mail direkt dem betreffenden Vorgang zuordnen.

Der Sekretärinnen-Handbuch -Tipp: Auch wenn Ihnen das ungewohnt erscheint: Ziehen Sie E-Mails nicht mehr in Unterordner in Ihrem E-Mail-Programm, sondern speichern Sie sie in Ihrer elektronischen Ablage ab. Öffnen Sie die E-Mail, und klicken Sie auf „Speichern unter“. Legen Sie sie wie die anderen Dokumente auch in Ihrer elektronischen Ablage auf dem Server ab.

Prinzip 4: Beachten Sie 2 Formen der Aufbewahrungsfristen
Hierunter fallen ...:

• ... gesetzliche Aufbewahrungsfristen und
• ... interne Aufbewahrungsfristen.

Eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie im Sekretärinnen-Handbuch oder im Internet, z. B. hier: Aufbewahrungsfristen.

Legen Sie einen Registraturplan an

Mit einem Registraturplan sorgen Sie für Transparenz und Systematik. Einmal erstellt, liefert er Ihnen eine Übersicht, welches Dokument Sie wo ablegen müssen.

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme

Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über Ihr aktuelles Ablagegut. Halten Sie dazu in einer Liste fest, welche Unterlagen Sie zu verwalten haben. So könnte Ihre Liste aussehen:

2. Planen Sie grob die Ablage-Bereiche

Aufgrund Ihrer Analyse können Sie nun einen Aktenplan erstellen. Sie haben mit der Darstellung der Arbeitsgebiete die Hauptgruppen für Ihren Plan festgelegt. So können die Hauptgruppen aussehen:

3. Gliedern Sie in Unterbereiche

Im nächsten Schritt legen Sie die Unterbereiche fest, in denen Ablagegut anfallen kann:

4. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter mit ein

Wenn Sie die Hauptgruppen/-bereiche definiert haben, sollten Sie mit Ihren Kollegen, die ebenfalls auf Ihre Ablage zugreifen, einen kleinen Test durchführen. Legen Sie sich Kopien von 10 bis 20 verschiedenen Dokumenten zurecht. Bitten Sie die Kollegen, diese Dokumente den Hauptgruppen zuzuordnen.

Gelingt dies gut, sind die Hauptgruppen eindeutig definiert und für alle klar. Gibt es Unstimmigkeiten, können Sie diese jetzt beseitigen und gemeinsam nach klareren Strukturen suchen.

5. Nehmen Sie die Feingliederung vor

Nun nehmen Sie die Feingliederung des Registraturplans in Angriff. Das sieht beim Personal- und Sozialwesen in etwa so aus:

6. Geben Sie Ihrer Ablage im Schrank und im PC nun die gleiche Struktur

Installieren Sie diesen Registraturplan sowohl für die Papierablage als auch für die PC-Ablage. Beide müssen der gleichen Systematik folgen. Das bedeutet, dass Sie Ordner und Mappen im Schrank genauso beschriften wie Ordner im PC.

Einige Unterlagen werden Sie nur elektronisch ablegen, andere wollen Sie oder Ihr Chef in Papierform abgelegt haben. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie ein und dasselbe Dokument nicht elektronisch und in Papierform ablegen.

7. Beginnen Sie mit der neuen Ablagestruktur zu einem bestimmten Stichtag

Verzichten Sie darauf, die gesamte Altablage in das neue System umzuordnen. Sie laufen sonst Gefahr, Ablagegut umzustrukturieren, das Sie überhaupt nicht mehr benötigen. Konzentrieren Sie sich bei der Neuorganisation auf die aktuelle Ablage.

Beginnen Sie ab einem Stichtag mit der neuen Ablagestruktur. Sobald Sie Dokumente aus der Altablage benötigen, um sie zu bearbeiten, wandern diese Dokumente ebenfalls in das neue System hinein. So erreichen Sie, dass innerhalb eines halben Jahres die Altablage in die neue Systematik hinein geflossen ist, ohne dass Sie großartige Umorganisationen starten. Nach einem Jahr bringen Sie die gesamte Altablage – so wie sie ist – ins Archiv.