Neun Strategien für ein erfolgreiches Projektmanagement

Wer Projekte erfolgreich leiten will, braucht zunächst einen Überblick über alle wichtigen Bereiche und Zusammenhänge, die koordiniert werden müssen. Das Schema der "neun Wissensfelder" ist ein allgemeines Diagramm, welches die grundlegenden Elemente einer erfolgreichen Projektplanung darstellt. Viele Projekte scheitern an der Tatsache, daß einer dieser elementaren Punkte vergessen oder vernachlässigt wurden. Ich habe die einzelnen Wissensfelder so weit verallgemeinert, daß sie auf jede Projektplanung - unabhängig von deren Komplexität oder Größe - angewandt werden können.

Die neun Wissensfelder eignen sich zum Einen für eine konkrete Ziel- und Personal- und Kompetenzplanung eines bestimmten Projekts. Sie bilden ein Schema anhand dessen Sie die konkreten Einzelschritte von der Planung, Durchführung und Abschluß organisieren können. Zum Anderen eignet sich dieses Schema als Analyseinstrument, d.h. Sie können bereits bestehende Projekte prüfen, ob alle relevanten Punkte berücksichtigt wurden oder ob Sie wichtige Kernpunkte vergessen haben.

Zur Übersicht zunächst das Diagramm mit den Kernbegriffen. Im Anschluß werde ich noch auf die konkrete Bedeutung der einzelnen Erfolgskriterien eingehen.

1. Planung und Koordination	4. Kostenmanagement	7. Kommunikations-Management
2. Ergebnisorientierung	5. Qualitätskontrolle	8. Risikomanagement
3. Terminmanagement	6. Personalkompetenz - Teamentwicklung	9. Kooperation und Setting

1. Planung und Koordination

Ein gute Planung beinhaltet eine operationale Zielbeschreibung (Sollzustand bzw. Endzustand des Projekts), die man in Richtziele, Grobziele und Feinziele des Projekts (bzw. aller relevanten Teilbereiche) unterteilen kann. Das Richtziel formuliert die strategische Ausrichtung des Projekts - es stellt die allgemeinste Zielbeschreibung des Projektziels dar. In den Grobzielen werden für die neun Bereiche die wichtigsten Hauptkriterien festgelegt, die in den Feinzielen nochmals in konkret wahrnehmbare (operational formulierte) Zielbeschreibungen münden. Außerdem findet man in der Zielplanung die drei Eckpunkte .. :

• Ist-Zustand
• Weg oder Methode (Durchführung)
• Sollzustand (Projektziel)

... vor.

Ein Projekt zu koordinieren bedeutet in diesem Zusammenhang:

• Überblick über alle Teilbereiche behalten/ erzeugen
• Integration aller Teilbereiche
• Überarbeitung der Zielvorgaben und Methoden
• Verteilung der Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse
• Organisation der Kommunikation

Damit haben wir hier den klassischen Verantwortungsbereich eines Projektleiters skizziert.

2. Ergebnisorientierung

Hier soll sichergestellt werden, daß ein Projekt auch Ergebnisse erzielt - also konkrete Fortschritte macht. Es geht darum im Blick zu behalten, ob ein Team zielorientiert arbeitet - konkrete Ergebnisse oder Erfolge erzielt. Ein Winner-Team erzeugt Ergebnisse bzw. Fortschritte bei der Planung und Ausführung eines Projekts, während Loser-Teams Probleme sehen, Verantwortung abschieben, Kompetenzprobleme kommunizieren oder wie Beamte lediglich zeitorientiert arbeiten, statt sich an Ergebnissen zu orientieren (die Arbeit ist fertig, wenn das Ziel erreicht ist).

Typische Fragen für eine ziel- oder ergebnisorientierte Planung:

• Sind die Ziele ergebnisorientiert (operational) geplant?
• Stimmen die Ergebnisse mit den Zielen überein (formuliert und überprüft Kriterien der Qualitätskontrolle)?
• Prüft ob der Output (Qualität und Quantität) der Ergebnisse für den Erfolg ausreichen - Hochrechnung des bisherigen Projektfortschritts.
• Prüft ob die Teammitglieder ergebnis- oder problemorientiert bzw. miteinander oder gegeneinander arbeiten.
  

3. Terminmanagement

Ein Ziel ohne einen konkreten Termin ist kein Ziel! Erst an der konkreten Terminierung jedes Feinziels kann man die Brauchbarkeit einer Projektplanung ablesen bzw. Fortschritte in der Durchführung bewerten. Die Vorgabe ist hierbei, daß alle Zielvorgaben eines Projekts sind mit Terminen versehen sind.

Die Aufgabe eines Terminmanagements ist, Terminverschiebungen aller Teilbereiche im Gesamtplan des Projekts zu koordinieren, aktualisieren und integrieren (anpassen). Da es bei Projektplanungen immer wieder zu Terminverschiebungen kommt, muß die zeitliche Gesamtkoordination der Teilbereiche immer wieder aktualisiert werden, damit alle notwendigen Ressourcen zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Außerdem obliegt dem Terminmanagement die zeitliche Überprüfung der Meilensteine (milestones), d.h. es wird überprüft, ob Ergebnisse termingerecht erzielt werden.

4. Kostenmanagement

Bei Kostenmanagement wird die finanzielle Planung des Projektes vorgenommen. Hier werden Investitionen, Einnahmen und Ausgaben des Projekts geplant und zugewiesen und verwaltet. Es zielt auf die Budgeteinhaltung ab, wofür der Kostenverlauf zu erfassen ist. Das Kostenmanagement stellt Kriterien dafür auf, ob sich das Projekt finanziell erfolgreich entwickelt - ob sich Kosten-Nutzen-Verhältnisse wie intendiert entwickeln.

5. Qualitätskontrolle

Der Wissensbereich der Qualitätskontrolle hat die Aufgabe, den Fortschritt des Projekts bzw. dessen Durchführung zu kontrollieren. Daraus resultieren Erkenntnisse über Abweichungen in der Planung, Vorschläge die Planung und deren Vorgaben zu aktualisieren. Zudem wird hier eine Berichterstattung über den Projektverlauf angefertigt und Korrekturmaßnahmen ermittelt.

Die Qualitätskontrolle stellt für die anderen 8 Wissensfelder Prüfungskriterien auf, anhand derer ermittelt werden soll, ob diese erfolgreich zusammenarbeiten. Sie sucht aktiv nach Mängeln und Lösungsmöglichkeiten bzgl. der Ziele und Methoden in den anderen Wissensfeldern, sammelt die Ergebnisse, Fragen und Unklarheiten aller Teilbereiche für die Projekt-Besprechung.

6. Personalkompetenz - Teamentwicklung

Die Personalkompetenz und Teamentwicklung kann grob an drei Hauptbereichen ermittelt werden:

• Sozialkompetenz - Hier wird nach der Fähigkeit der Teammitglieder gefragt, den Beziehungsaspekt untereinander zu klären (- Teamfähigkeit)
• Führungskompetenz - Bezeichnet die Fähigkeit zur Integration und Orientierung der Teammitglieder (Kennzeichen einer positiven Teamentwicklung wären: neue Ideen (Kreativität), positive Motivation/ Engagement, eindeutige Verantwortung, klare Arbeitsfelder, ergebnisorientiertes Arbeiten.
• Fachkompetenz - Diese definiert den Sachaspekt in der Kommunikation - oder genauer - die Fähigkeit das Projekt sachlich nach Innen und Außen überzeugend vertreten zu können.

Unter letzterem Punkt wird auch die Schulung der Teammitglieder für Ihren Fachbereich behandelt. Hier soll überprüft werden, ob jedes Teammitglied ausreichend Kompetenzen zur Teamarbeit bzw. ob genug fachliche Kompetenz vorhanden ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

7. Kommunikationsmanagement

Das Kommunikationsmanagement ist sehr häufig der wichtigste Schlüssel zum Gelingen (bzw. Mißlingen) eines Projekts. Allein die Organisation und Durchführung einer gut strukturierten Projektbesprechung - ein funktionierender Informationsaustausch usw. - nimmt häufig bis zu 50% der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein. Hier ist vor allem wichtig zu prüfen, ob der Informationsfluß aus den Wissensfeldern allen Projektmitgliedern zur Verfügung steht. Das Kommunikationsmanagement sucht aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten im Kommunikationsfluß.

8. Risikomanagement

Projektspezifisches Risikomanagement. Beinhaltet Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte.

9. Kooperation und Setting

Kann in zwei grundlegende Bereiche gegliedert werden:

a) Organisation der Zusammenarbeit mit Partnern, Helfern, Gleichgesinnten, Sympathisanten, Zulieferfirmen
b) Organisation von äußeren Ressourcen (= Hardware z.B. Veranstaltungsort, Ambiente, Einrichtung, Materialien)

Wenn Sie alle neun Wissensfelder bei der Planung und Durchführung Ihres Projektes berücksichtigen bzw. berücksichtigt haben, hat Ihr Projekt eine gute Chance erfolgreich und zielorientiert durchgeführt zu werden. Aber auch die beste Planung ersetzt kein gutes Team und deren Kompetenz.

Viel Erfolg!